За этот год мне и моим друзьям из Improve Group довелось много пообщаться с организаторами разных айтишных и диджитал-конференций. Опыт был разный, но в целом от него осталось одно общее впечатление: никогда не знаешь, чего от них ожидать.

Может, в этом и заключается одна из проблем организаторов, у кого не получается качественно подготовить спикеров? И как эту проблему разрешить?

У меня был опыт подготовки спикеров к конференциям в очень разных ролях: я много раз была адженда-менеджером (главным по программе конференции), а в последние два года больше оказывалась «по ту сторону баррикад» — подавала заявки на выступления, готовила спикера, согласовывала детали и оргвопросы с организаторами.

Давайте посмотрим на всю ситуацию со стороны спикера.

Каждому организатору хочется, чтобы у него на конференции выступили эксперты, профессионалы своего дела. Поэтому чаще всего классный востребованный спикер — это руководитель/собственник бизнеса или очень опытный специалист в своей области. Догадываетесь, что у такого человека не так много свободного времени?

Кроме того, что идеальный спикер — довольно занятой человек, он, скорее всего, понимает роль выступления в продвижении его компании, создании правильного имиджа.

Возможно, у него даже есть люди в компании, которые именно этим и занимаются: выбирают конференции, на которых стоит выступить, чтобы достичь своих пиар- и маркетинговых целей (мы с отделом маркетинга как раз этим и занимаемся время от времени).

Но как часто организаторы конференций демонстрируют понимание этих двух потребностей спикера: эффективно расходовать время и достичь пиар-целей для себя самого или своего бизнеса?

По нашему опыту, увы, почти никогда. Ну, может, за редким исключением. Хотя на деле не хватает всего лишь двух базовых и очень простых вещей:

1. Четкости в коммуникациях и таймлайне подготовки
2. Ясности в доступных инструментах пиара до, во время и после конференции

Если вы не хотите тонуть в болоте посредственности и вести себя как настоящие профессионалы-организаторы, то ниже о каждом пункте чуть подробнее.

 

Четкость в коммуникациях и таймлайне подготовки

И спикеру, и тем, кто его готовит к выступлению, важно понимать, какие у организаторов конференции ожидания, сколько времени отводится на каждый этап подготовки, какие вообще эти этапы и кто за что отвечает.

Вот несколько простых правил, которые помогут достичь нужной четкости:

1. Вы — хозяин конференции, ставьте свои условия

• Если вы приглашаете спикеров сами, четко опишите в приглашении свое ожидание. Каким вы видите идеальное выступление спикера? Какие есть требования (длительность выступления, наличие слайдов, раздаточных материалов, упоминание реальных примеров и кейсов и т.п.)
• Если вы объявляете об открытом наборе спикеров и принимаете заявки, сделайте то же самое в анонсе набора. Скорее всего, такой анонс — это ваш сайт конференции с формой заявки, там как раз самое место описать все ожидания.

2. Спланируйте этапы и время подготовки заранее

• Вне зависимости от того, приглашаете ли вы спикеров лично или открываете набор по заявкам, у вас должен быть план их подготовки. Распишите его по дням, определите ключевые дедлайны и высылайте каждому утвержденному спикеру.
• Распишите, кто кому что должен на каждом этапе подготовки. На каком-то этапе спикер должен вам что-то прислать (и о таком организаторы чаще всего более-менее помнят), будь то черновик презентации, фотография и короткое био для сайта или время приезда/отъезда. Но и на каких-то этапах вы должны что-то спикеру. Цели конференции, профиль и количество участников, шаблоны для подготовки, карта проезда и т.п.

3. Постоянство — залог успеха

• Постоянно напоминайте спикеру, на каком этапе подготовки он сейчас, когда главные дедлайны, что он уже прислал, а что вы еще ждете от него. Он же занятой человек, помните? Он может замотаться и забыть о дедлайнах, но вы себе такого позволить не можете.
• Проявляйте постоянство в использовании каналов коммуникации. Если вы всегда общаетесь через email, не надо внезапно писать в личку VK или Facebook. Исключением может быть только ситуация, когда спикер совершенно перестает реагировать на основной канал коммуникации, и нужно найти другие способы связи с ним.

О том, каким может быть таймлайн подготовки спикеров к конференции, я планирую написать пару отдельных постов с чеклистами и примерами. Если вам такое интересно, отпишитесь в комментариях, это добавит мне вдохновения, и пост появится раньше :)

А пока — о второй потребности спикера.

 

Ясность в доступных инструментах пиара до, во время и после конференции

Спикеру (не важно, лично ему или его пиар-отделу) нужно понимать, как он может извлечь выгоду из своего присутствия на событии. Часто рекламных текстиков об «улучшении имиджа», «возможностях нетворкинга» и платных рекламных размещениях недостаточно. Что может ждать от вас спикер?

1. Опишите как можно подробнее аудиторию конференции

• Кто ваши слушатели? Сколько их?
• Из какой они отрасли?
• Каков их профессиональный уровень?
• Чем они могут быть интересны спикеру?

Угадать, что может быть полезно каждому из спикеров, пожалуй, невозможно. Поэтому сфокусируйтесь на том, чтобы как можно подробнее описать вашу аудиторию. Возможно, какие-то мелкие детали их портрета и будут той изюминкой, ради которой спикер захочет выступить именно на вашей конференции.

2. Опишите, какие инструменты продвижения спикера будут доступны

• Дайте все актуальные ссылки на сайт конференции, отдельные ссылки на страницу программы и карточку спикера
• Дайте ссылки на официальные аккаунты события в соцсетях
• Нелишним будет добавить информацию о посещаемости сайта и страниц конференции в соцсетях
• Каким образом личность спикера участвует в продвижении конференции среди участников?
• Есть ли возможность загрузить на сайт и в соцсети видео-обращение спикера? Как это сделать?
• Какие возможности размещения логотипа компании, от которой выступает спикер?
• Какие рекламные пакеты доступны?
• Как будет организован нетворкинг на конференции? Сколько есть времени на это в программе? Есть ли специальное пространство для нетворкинга? Есть ли какие-то особые фишки, стимулирующие нетворкинг?
• Будет ли брифинг перед конференцией со всеми спикерами? Иная возможность познакомиться и пообщаться с другими спикерами?

Этот список можно продолжать бесконечно. Попробуйте собраться с командой организаторов и поштурмить, какие еще есть идеи возможностей пиара для спикеров.

Они не обязательно должны быть платными. Что-то не будет стоить вам и копейки, но вовлечет участников и будет приятным моментом для спикеров. Как, например, голосование лайками на конференции HappyDev или дерево контактов на конференции «Груша»:

Если бы мне как человеку, ответственному в компании за подготовку спикера к конференции, организаторы с самого начала прислали ответы на все эти вопросы, то я бы их сразу зауважала.

Я бы еще больше зауважала их, если б они сохраняли такой же уровень профессионализма на протяжении всей подготовки. И мне бы точно захотелось отправить спикера на их конференцию еще раз.

Если бы я была спикером, с которым работают подобным образом, я бы сказала: слава богу, наконец-то хоть кто-то подошел к подготовке с умом!

Ну а для вас как для организатора работа со спикерами стала бы в разы проще и комфортнее, если бы вы заранее знали, что, когда и в каком виде вы от них ожидаете, а также почему им захочется выбрать именно вашу конференцию.

 

Использованы фото: Official GDC cc, Brice Foto cc, Jason Alley cc via Compfight