Вот мы уже добрались до медианы всего процесса создания программы конференции: четвертый шаг из семи посвящен разбивке всей программы на смысловые блоки.
Почему этого нельзя было сделать с самого начала?
Так поступают только неопытные организаторы, которые действуют от частного к общему вопреки главному правилу создания программы конференции.
Мы часто забываемся или зарываемся в другие дела, поэтому при составлении программы идем по пути, требующему наименьшее напряжение мысли: сначала накидываем темы докладов, которые по нашему представлению могут быть интересны участникам (или на которые нам легко найти спикеров). Потом смотрим на всю эту кучу и упорядочиваем ее в два-три-четыре смысловых блока, группируя похожие темы.
Но такой подход в корне неверен. И более того, он не гарантирует ни вовлеченности участников, ни того, что они действительно усвоят материал, ни тем более отдачи — восхищенных отзывов, высоких продаж сувенирки, упоминаний в соцсетях и других медиа — ни-че-го. А вы разве делаете конференции для того, чтобы получить в итоге ничего?
Предсказуемость и управляемость результата конференции достигается благодаря последовательному созданию программы от общего к частному.
Поэтому не торопитесь с темами докладов, до них мы еще дойдем.
На первом шаге вам стали ясны бизнес-цели конференции, вы поняли, ради чего и для кого делаете конференцию.
На втором шаге вы сформулировали ключевой мессадж конференции и придумали, как его донести до участников.
На третьем — проработали сюжетную линию конференции, логику подачи материала и то, как поддержать энергичность участников на протяжении всего события.
Только теперь пришло время взять эту сюжетную линию и поделить ее на программные блоки (секции).
Шаг 4. Как выделить смысловые блоки в программе конференции
Если вы качественно проработали предыдущие три этапа, то и четвертый не должен составить труда.
Исходя из выбранной сюжетной линии, на какие смысловые блоки разбивается содержание конференции?
Описанная в сюжетной линии логика и структура подачи всего материала уже предполагает общий вектор программы. Теперь необходмо решить: какие именно будут границы смысловых блоков, понятные участникам? Какими порциями подать материал конференции, как их назвать?
Обычно используется структура минимум из трех и максимум из пяти блоков: это количество структурных единиц, которые легко запомнить с первого раза.
Как будет называться каждый блок?
Назовите блоки коротко и ясно: так, чтобы само название объясняло суть материала. Это возволит и вам, и участникам ориентироваться в программе. Заметьте, что открытие/закрытие, обеды, кофе-брейки и перерывы не относятся к смысловым блокам, они являются связующими элементами всей программы.
Каков планируемый исход (outcome) каждого блока в терминах достижения целей и следования сюжетной линии конференции?
У каждого смыслового блока кроме названия должен быть определен исход: то, чего вы хотите добиться по окончанию всех сессий этого блока. Четко, однозначно описанный желаемый результат необходим при дальнейшем планировании тем сессий в каждом блоке, а также он поможет оценить прогресс конференции по ходу.
Опишите результат в терминах получения знаний, формирования отношения у участников. Чему они должны научиться по итогам каждого блока?
В чем заключается логика, связывающая блоки между собой?
Как будет осуществляться переход от блока к блоку? Нужны ли между ними перерывы, связки? В моей практике чаще всего встречались конференции, в которых блоки шли один за другим, но также были и случаи, когда сессии одного из блоков были распределены частями по нескольким дням конференции. Эта модель используется в том случае, когда в течение многодневной конференции важно начинать/заканчивать день с одного типа материала.
Обычно проработкой смысловых блоков занимается менеджер программы, но также в крупных конференциях возможно выделение специальной программной команды (программного комитета), в которой отдельный человек отвечает за наполнение и координацию каждого блока.
Заметьте, описание смысловых блоков важно не только для внутренней работы организаторов, но и для участников. Многие организаторы привыкли к мысли, что участникам достаточно тем докладов и громких имен спикеров, чтобы принять решение об участии. Однако практика показывает:
Чем более понятна и логична для участников вся программа целиком, тем больше вероятность того, что они будут активными слушателями от начала до конца.
Публикуя только темы, тезисы и имена докладчиков, вы сами для себя загоняете в ловушку: многие участники придут с целью послушать отдельные выступления, кто-то придет позже, кто-то уйдет раньше, и вовлеченность не будет полной. А значит, и отдача будет менее управляемая.
Поэтому не ленитесь сначала прописать результаты каждого блока, и только затем переходите к планированию каждой сессии.
Другие посты из серии:
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 1
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 2
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 3
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 5
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 6
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 7
Основы управления содержанием конференции. Прелюдия
Базовые принципы и порядок действий в управлении содержанием конференций
Роль менеджера программы (agenda manager) конференции
Хотите разобраться в искусстве построения программы конференции более глубоко и детально?
Я консультирую организаторов индивидуально и помогаю им применить принципы и алгоритмы адженда-менеджмента на практике. Вместе с вами мы разберемся, как создать эффективную программу вашего события. Вот как это работает.
