Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 3

Третий шаг — мой самый любимый, потому что именно его наличие отличает гениальную конференцию от посредственной. Посредственные организаторы сразу переходят от второго к четвертому шагу, забывая или, чаще всего, не подозревая о существовании третьего.

Его непросто объянить и еще труднее реализовать во время самого события, но его влияние на участников стоит того. Как любой хороший фильм, качественная конференция постепенно проводит участника от эпизода к эпизоду, постоянно подогревая интерес, а иногда и держа в напряжении. У конферцении, как и у драматического спектакля, есть своя кульминация. Грамотно спланировать сюжетные перипетии события помогут ответы на несколько вопросов.

Шаг 3. Как продумать внутреннюю сюжетную линию конференции (conference flow)

Небольшой апдейт: недавно участники мастер-класса по организации событий предложили более удачный термин, объясняющий, что же такое conference flow: драматургия программы конференции. Действительно, речь идет именно об этом: как развиваются «события» в течение конференции, где в программе предусмотрены переломные моменты, кульминация. Можно использовать оба термина, так как устоявшегося перевода в русскоязычной практике conference agenda management пока нет.

Итак, чтоб спланировать драматургию или сюжетную линию программы конференции, нужно ответить на несколько наводящих вопросов:

Какая логика и структура подачи материала гарантированно достигает целей конференции?

Понимая цели и потребности участников, пора расписать, какой материал (информацию, знания) им необходимо усвоить. Однако здесь и кроется главная хитрость: усвоить. Не прослушать, не увидеть на слайдах, а усвоить. Поэтому необходимо понять, в каком порядке лучше всего подать материал? От общего к частному или, наоборот, отталкиваясь от личного опыта участника и постепенно переходя к популярным приемам и трендам? Или следуя какой-то другой логике?

Как помочь всем участникам конференции переварить материал именно в этом порядке?

День конференции — это всегда очень насыщенный день, и участникам нередко бывает сложно обработать весь поток информации, обрушивающися на них в такое короткое время. Им необходимо помочь. Какую информацию лучше подать с утра, какую перед обедом, какую оставить на сладкое? Как распеределить контент между несколькими блоками/днями? Какой спикер лучше подойдет для начала дня, а какой — для завершения? Какие форматы проведения сессий помогут усвоению знаний?

Каков требуемый уровень энергичности (активности) участников в каждый момент времени?

Где в программе конференции наступает кульминация? Управление настроением участников — дело хоть и хлопотное, но при грамотном подходе дающее мгновенную отдачу. На английском это называется energy flow: сценарий изменения уровня активности участников со временем. Конечно, есть и не зависящие от организаторов факторы, влияющие на настроение гостей, но отдавать на волю случая такой ценный ресурс как внимание и поддержку аудитории — непозволительная роскошь.

По моей практике, кривая энергичности участников (одна из самых подходящих для почти любых образовательных целей) выглядит вот так:

При грамотной подготовке конференции кривая может получиться даже восходящей, и участников будет распирать от эмоций, энергии и желания действовать еще неделю после того как конференция завершена. Такое сделать сложно, хоть и возможно. Однако даже если после конференции энергичность участников пошла на спад, заметьте: она намного выше, чем в самом начале. Многие участники приходят на конференцию, будучи на нуле. По моему опыту, при грамотно построенной программе никто не уходит в таком же нулевом состоянии.

Какую атмосферу в какой момент времени необходимо создать?

В зависимости от требуемого уровня энергичности в каждый момент времени, когда участники должны сгорать от нетерпения, когда быть расслабленными, когда наперебой задавать вопросы, а когда — общаться друг с другом в непренужденной обстановке?

Будет ли различаться внутренняя сюжетная линия у разных треков?

Вполне вероятно, что для разных треков требуется разный подход. Как внутри одной конференции разные сюжетные линии будут сочетаться, могут ли они дополнять друг друга или будут идти полностью параллельно?

Продумать каждый из этих моментов должен менеджер программы, ведь именно от него зависит, как и в каком порядке спикеры выйдут на сцену. Обычно возникает вопрос: как быть с форс-мажорами? Спикер может заболеть, отменить выступление, попросить перенести свою сессию на другое время… может, конечно, еще и не такое может. Но ответьте на протой вопрос: вы делаете конференцию для спикеров или для участников?

Менеджеру программы нужно уметь быть твердым и не идти на поводу у приглашенных спикеров, доносить до них значимость порядка сессий в программе и давать им понять, какую роль каждый из них играет в общей сюжетной линии всей конференции. Потому что именно от продуманности сюжетной линии зависит, будут участники только слушать или же станут активно вовлечены и внимательны от самого начала и до конца.

Только теперь, когда у вас есть продуманный conference flow, настало время для четвертого шага.

Другие посты из серии:

Хотите разобраться в искусстве построения программы конференции более глубоко и детально?

Я консультирую организаторов индивидуально и помогаю им применить принципы и алгоритмы адженда-менеджмента на практике. Вместе с вами мы разберемся, как создать эффективную программу вашего события. Вот как это работает.

Когда я была руководителем всероссийского форума для студентов и выпускников технических специальностей Breakpoint 2016, нам необходим был человек, который мог бы дать выжимку по специфике проведения мероприятий для IT-шников, ну и концептуально, который бы мог дать фидбек на черновик нашей программы. Таким человеком оказалась Аня. Она и по профайлу нашей целевой аудитории смогла подсказать, основываясь на своем опыте, и дала честную обратную связь, всё аргументируя. Фидбеки, идеи, советы от Ани были очень полезны и повлияли на то, каким будет мероприятие в итоге. После этого опыта я часто читаю статьи на uxevent.com. Организовывая потом даже городские фестивали на 100 000 посетителей и антикоррупционные форумы, я продолжаю использовать логику построения программы, которую описывает Аня. А какие-то материалы на сайте становятся свежей почвой для размышления.

Анастасия Беляева

Руководитель всероссийского форума студентов и выпускников технических специальностей Breakpoint 2016. В настоящее время — Ведущий специалист по организации мероприятий проекта Общероссийского народного фронта «ЗА честные закупки»

(Visited 1 349 times, 1 visits today)

Поделись мнением в один клик! Было полезно?
Да Нет