После прелюдий, принципов и нелирических отступлений переходим к первому блоку процесса управления программой (agenda management) образовательного события:

Как правильно распланировать программу конференции?

Я не очень люблю правила, но тем не менее использую это слово — правильно — исключительно краткости ради. Так что договоримся на берегу: под ‘правильно’ здесь и далее я понимаю следующее: грамотно, управляемо, в соответствии с достижением целей.

Главное правило построения программы конференции: дивгаемся от общего к частному.

Нарушение этого правила — корень зла 99% неудавшихся конференций. Непрофессиональные организаторы мыслят примерно таким образом: «Так, что у нас там? Конференция по маркетингу? Один день на все? Ну, начнем часиков в десять, раньше все равно никто не приедет, где-то в час дня устроим перерыв обед, после обеда еще часа два-три… С утра пока туда-сюда, регистрация, в конце тоже полчасика на подведение итогов — вот у нас получилось около пяти часов на доклады. По полчаса на человека хватит? Плюс вопросы, перерывы… где бы нам раздобыть штук 8 докладчиков на околомаркетинговые темы?»

Все бы было не так смешно, если б ни было так печально: увы, придумать полноценную программу конференции по всем правилам способны немногие, потому что это сакральное знание каким-то образом не самозарождается в головах неопытных организаторов. А на приобретение соответствующего опыта нужно время, которое в век бешеных скоростей и развития технологий особенно ценно.

Спроектировать уникальную, целостную, оставляющую неизгладимое впечатление программу конференции возможно только при последовательном прохождении семи шагов.

Не пропуская ни одного шага, не меняя их местами. И ни в коем случае не в обратном порядке.

Чтобы смягчить строгость главного правила, замечу: да, идеи в процессе подготовки любят фонтанировать, и они никогда не соблюдают этого правила. Уникальный навык опытного менеджера программы заключается в том, чтобы записывать все идеи, которые приходят в голову, но обдумывать и развивать их только тогда, когда до них дойдет очередь. А очередь эта определяется теми самыми семью шагами.

Шаг 1. Как правильно поставить цели конференции

«Выполнить каждый шаг» на деле значит ответить на ключевые вопросы. И ответить необходимо письменно. О том, как эти ответы красиво и грамотно оформлять, я расскажу в отдельном посте, в сейчас сосредоточимся на главном. Первый шаг требует стратегического и отчасти маркетингового мышления.

Какова роль конференции? Что ее присутствие меняет в большем, чем она сама, контексте?

В соответствии с одним из четырех принципов работы менеджера программы, опишите, какое значение конференция будет иметь для города, страны, отрасли, компании, трендов года — чего угодно, что больше и длительнее, чем она сама.

Когда она происходит?

Определите даты, наиболее подходящие для влияния на описанный в предыдущем вопросе контекст, и обозначьте время (длительность). Длительность обычно определяется бюджетом конференции и иногда форматом, но на данном этапе не стоит зацикливаться на этом. Куда важнее масштаб конференции: будет это полдня, пара выходных или основательный выезд за город на неделю?

Чего мы хотим добиться этой конференцией?

Поставьте четкие цели и определите, как вы их будете измерять.
Всеми любимые KPI (key performance indicators) — это измеримые показатели, глядя на которые можно однозначно сказать как во время конференции, так и по ее завершению, насколько вы приблизились к цели. Это одновременно и мера прогресса, и мера результата. В завивисимости от целей конференции измерители могут быть разными: количество участников, количество упоминаний в медиа, оценка в отзывах больше 4.6 из 5 и так далее.

Кто будут участники? Каков их профиль (профессиональный, культурный, социальный)?

Опишите портрет участника так, как будто описываете персонажа в книге. Кто эти люди? Что они знают, чего не знают? Чем интересуются, что их раздражает? Что они считают продуктивно потраченным временем? Вы собираетесь втянуть их в сомнительную авантюру — потратить несколько часов (а то и дней) своей жизни на вашу конференцию. Зачастую вы хотите, чтобы они еще и деньги за это заплатили. Вы не можете себе позволить такой роскоши как не знать, чего хочет участник. Он ведь просто не придет.

Есть ли необходимость разделить участников на разные треки?

Если аудитория существенно различается по уровню и потребностям в получении знания, может быть ее стоит разделить на несколько параллельных групп — треков или, как их еще называют, потоков. Треки могут идти полностью отдельно или иногда сходиться на общие сессии и снова расходиться — это вы пропишете потом, на данном этапе необходимо понять, есть ли потребность в разделении вообще.

Поздравляю! Получив ответы на все вопросы первого шага, вы заложили четкую основу всей конференции. Есть цели, есть понимание целевой аудитории, есть контекст. Секрет в том, чтобы ответы на эти вопросы были в голове каждого организатора, вне зависимости от того, какую роль он играет во всем процессе. Даже если это девочка в фирменной футблоке на стойке регистрации, она должна знать ответы на эти вопросы.

Только так можно добиться ответственности на основе чувства сопричастности, только так можно вывести организацию события на качественно новый уровень. А для многих людей «на подхвате», особенно волонтеров, понимание глобальных целей и аудитории может стать источником мотивации.

Как и кто должен отвечать на эти вопросы?

Возможны разные варианты получения этих ответов. Можно прописать все ответы и донести их до всей команды на первой встрече. А можно ответить на вопросы всем вместе и в процессе командной работы родить единое понимание. Также можно менеджеру проекта прописать ответы заранее, а потом встретиться лично с каждым членом оргкомитета и донести все в более персонализированном, основанном на индивидуальной мотивации формате.

Единственное, чего делать нельзя, это переходить к следующему шагу, не завершив первый.

Другие посты из серии:

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 2
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 3
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 4
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 5
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 6
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 7
Основы управления содержанием конференции. Прелюдия
Базовые принципы и порядок действий в управлении содержанием конференций
Роль менеджера программы (agenda manager) конференции

 

Хотите разобраться в искусстве построения программы конференции более глубоко и детально?

Я консультирую организаторов индивидуально и помогаю им применить принципы и алгоритмы адженда-менеджмента на практике. Вместе с вами мы разберемся, как создать эффективную программу вашего события. Вот как это работает.

Когда я была руководителем всероссийского форума для студентов и выпускников технических специальностей Breakpoint 2016, нам необходим был человек, который мог бы дать выжимку по специфике проведения мероприятий для IT-шников, ну и концептуально, который бы мог дать фидбек на черновик нашей программы. Таким человеком оказалась Аня. Она и по профайлу нашей целевой аудитории смогла подсказать, основываясь на своем опыте, и дала честную обратную связь, всё аргументируя. Фидбеки, идеи, советы от Ани были очень полезны и повлияли на то, каким будет мероприятие в итоге. После этого опыта я часто читаю статьи на uxevent.com. Организовывая потом даже городские фестивали на 100 000 посетителей и антикоррупционные форумы, я продолжаю использовать логику построения программы, которую описывает Аня. А какие-то материалы на сайте становятся свежей почвой для размышления.

Анастасия Беляева

Руководитель всероссийского форума студентов и выпускников технических специальностей Breakpoint 2016. В настоящее время — Ведущий специалист по организации мероприятий проекта Общероссийского народного фронта «ЗА честные закупки»