Это побочный пост из серии «Основы управления содержанием конференции» — в нем всего лишь приводится рабочий пример проектной команды. Сначала я не хотела его публиковать, но потом заметила, что так часто использую название ‘адженда-менеджер’ или ‘менеджер программы’, но нигде не объясняю, что это за человек и какое место он должен занимать в команде организаторов.

Содержание конференции, оно же программа, оно же контент, оно же адженда (от англ. agenda — «повестка дня») при грамотном подходе проектируется задолго до самого события.

За проработку содержания должен отвечать конкретный человек, и этот человек — ВНИМАНИЕ! — НЕ проджект-менеджер собственной персоной.

Почему так?

Давайте разбираться, какие люди нужны в команде конференции и в какой роли.

Роли и ответственности в проектной команде конференции

Сразу отмечу, что это одна из моделей, которой я многократно пользовалась и в которой на 100% уверена, что она работает. Допускаю, что существуют и другие модели, поэтому если вам есть с чем поспорить или чем поделиться — пишите в комментариях, обсудим!

Итак, в проектной команде конференции есть менеджер проекта, «менеджер конференции»

Это главный человек, ответственный за то, чтобы конференция состоялась, а также за выполнение каждым членом команды своей функции.

Если это не человек-оркестр (что возможно только в случае с маленькой, до 20 участников конференцией), то у проджекта есть команда организаторов, оргкомитет. Это люди, ответственные за каждый аспект организации конференции с точки зрения формы (не содержания). В моей практике встречались разные команды оргкомитетов — от трех до тридцати человек, их число зависит от масштаба события, от количества участников и длительности конференции.

Оргкомитет может включать:

• ответственного за участников (гостей, слушателей, делегатов — коммуникации с ними до, во время и после, их встреча, помощь, координация и т.п.);
• ответственного за логистику (что и кого куда привезти-отвезти, доставить, перетащить, поставить на нужное место);
• ответственного за технику (софт, компы, провода, wi-fi точки, трансляция);
• ответственного за оформление (дизайн, сувенирку, велкам-пакеты и бэйджики);
• ответственного за коммуникации (анонсы, сайт, соцсети, взаимодействие с представителями СМИ);
• ответственного за финансы (планирование и контроль бюджета, «сбор податей» = организацию процесса оплаты участия, администрирование, налоги, контроль поступлений от партнеров и спонсоров);
• ответственных за фандрайзинг (работа с партнерами и спонсорами, продажи, переговоры, их встреча и сопровождение на событии);
• + в идеале еще кучку хелперов — мальчиков и девочек на подхвате, которые часто бывают волонтерами.

Оргкомитет — крутые и полезные ребята, о всевозможных вариациях в их ролях можно отдельную книгу написать. Но нас сейчас волнует не это. Кто же еще входит в команду конференции? Люди, ответственные за содержание.

Ведущий

Это официальное лицо всей конференции, человек-на-сцене. Его функция заключается в том, чтобы провести всех участников от начала и до конца: открыть конференцию, рассказать о ее целях и программе, озвучить оргмоменты, задать атмосферу, следить за временем и координировать участников между секциями. И, в итоге, закрыть конференцию, конечно.

От него многое зависит, и во время конференции ведущий является связующим звеном между участниками и всей закулисной командой организаторов. Чаще всего это харизматичный, известный человек из отрасли, обладающий отличными навыками публичных выступлений. Это НЕ проджект менеджер. Если вы хоть раз были менеджером проекта, то вы понимаете, насколько вам не до выступлений на сцене во время конференции :)

Спикеры

Даже если все спикеры являются приглашенными экспертами, к ним все равно надо относиться как к части команды конференции. Спикеры должны понимать цели события так же ясно, как и менеджер всего проекта. От поведения, настроения, отношения спикеров зависит 80% успеха конференции как образовательного события.

А качество подготовки спикеров на 99% зависит от менеджера программы

Роль этого загадочного зверя заключается в том, чтобы содержание конференции работало на достижение ее целей.

Менеджер программы — финальный ответственный за создание, подготовку и подачу всей содержательной части, следовательно, под его компетенцию попадает выбор и подготовка спикеров, их координация до и во время конференции, обеспечение их всем необходимым для успешного проведения сессий.

Я встречала разные названия этой должности: от непереводимого адженда-менеджера (agenda manager) до директора программного комитета. В России чаще всего используется титул «программный директор», но мне кажется, уровень директора нужен только большим оргкомитетам, где под началом этого самого директора есть еще куча координаторов программы или руководителей отдельных секций.

В этом блоге я пишу об адженда менеджменте для конференций любого размера, начиная от 20 человек и больше, поэтому чаще всего использую нейтральное название «менеджер программы».

Agenda manager также отвечает за то, чтобы каждый элемент конференции максимально соответствовал ее целям и внутренней логике программы, даже если эти элементы не относятся напрямую к сессиям. Так, например, процесс встречи гостей, создание игровой зоны — это, казалось бы, просто развлекательный элемент. Но если развлечение гостей является инструментом создания атмосферы, настроя участников на дружеский лад и передачу основного мессаджа о компании-организаторе, то менеджер программы должен управлять содержанием этой игровой зоны.

Менеджер программы
— это UX-дизайнер события.

Роль менеджера программы обычно недооценивают, хотя на деле от этого человека напрямую зависит результат всей конференции. Это не менеджер проекта и не ведущий, хотя эти три роли часто путают.

Пользователями (Users) конференции являются все участники, а их опыт взаимодействия с событием (eXperience) полностью определяется тем, насколько качественно продумана внутренняя логика содержания и формата. Вот вам и UX-дизайн в event-management.

 

Вам бы хотелось сделать события управляемыми? Научиться достигать предсказуемого эффекта, слышать восторженные отзывы участников? Мне в свое время именно этого и хотелось, и я этому научилась. Оглядываясь назад и оценивая пройденный путь, я понимаю, что таким опытом надо делиться. Для этого и появился UXevent.

 

Другие посты из серии:

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 1
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 2
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 3
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 4
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 5
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 6
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 7
Основы управления содержанием конференции. Прелюдия
Базовые принципы и порядок действий в управлении содержанием конференций