С самого начала подготовки к TEDxNovosibirsk меня больше всего интересовала работа со зрителями, а ближе к самой конференции я взяла на себя еще и работу с волонтерами.
В конце концов, ведь люди, которые встречают у входа, отмечают на регистрации, отвечают на вопросы, приглашают поучаствовать в разных интерактивных штуках — именно эти люди создают большую часть того самого UX участника.
Как можно работать с волонтерами?
Сразу оговорюсь, что описываю здесь свой конкретный опыт. Не стоит воспринимать его как инструкцию на все случаи жизни. Но если у вас похожее по стилю событие и похожий масштаб работ, то мои примеры могут быть полезны.
Как работать с волонтерами до события
Работу с волонтерами я построила незамысловато. У меня был пул задач, которые точно нужно раздать, и несколько сфер работы, в которых скорее всего понадобятся люди. Интересующиеся люди сами писали главному организатору Свете или мне, а дальше я спрашивала у них о пяти простых пунктах:
- Контакты
- Был ли опыт организации событий
- За что хочешь отвечать
- Где территориально находишься
- Удобный способ связи
Всё это шло в табличку с моими комментариями. Там же я держала наготове несколько писем-шаблонов, чтоб быстро отвечать новым волонтерам. Вопросы ребята задают обычно одни и те же: что надо делать, в какое время надо работать, какие есть требования к волонтерам и т.п.
Затем, уже за неделю до начала TEDx, я рассылала предварительному списку волонтеров вот такую анкету. Было показательно не только то, какие задачки волонтер отмечает как предпочтительные, но и то, как быстро. Несколько человек «отвалились» именно тогда, когда появилась первая конкретная задача, а хотелось все-таки найти людей, на которых можно положиться.
Сейчас, глядя на эту анкету, я понимаю, что вопросы в ней надо было скомпоновать по-другому: одна задача — один вопрос, на него два варианта ответа — «могу» и «не могу». Результаты в таком виде было бы обрабатывать в тысячу раз быстрее и проще, чем с чекбоксами. Спасло меня только то, что 10 волонтеров — не так уж и много. Как говорится, хорошая мысля приходит опосля. Буду иметь ввиду на будущее!
Волонтеры TEDxNovosibirsk делают impossible blend коктейли под руководством Маши Таран
Ну а дальше я распределяла волонтеров по задачкам в зависимости от их пожеланий и времени, когда они были свободны. У нас была одна очная встреча на площадке за 2 дня до события (планировалась на 1 час, но заняла полтора), было несколько подготовительных задачек для тех, кто смог помочь до начала, а потом уже на месте все решалось в живом режиме.
Работа с волонтерами на самом событии
Поскольку с нашим форматом работы над TEDx нельзя было предсказать, в какой момент где понадобится больше людей для помощи, и нужно сохранять гибкость, я решила не составлять четкий HR-план. Я пришла к выводу, что мне в работе с волонтерами на месте помогут четко сформулированные два принципа, на которых должен строиться весь наш стиль работы. При наличии этих двух принципов делегирование задач существенно упрощалось.
Принцип пионеров: всегда готов
Стоило сразу предупредить, чтобы было правильное ожидание: у нас стиль работы сложился такой, что надо быть готовым ко всему. В любой момент может понадобиться где-то помощь, поэтому работаем по-пионерски: «Всегда готов!».
Другой принцип достался мне из опыта конференций AIESEC, и о нем я уже писала —
Принцип уточки: на поверхности все спокойно и позитивно
Когда уточка плывет, она такая важная, спокойная и уверенная. И только под водой видно, как быстро-быстро она перебирает лапками. Будьте, как уточка: на сцене, на виду у гостей ведите себя спокойно, позитивно и уверенно, а за кулисами можете бегать и суетиться.
Я чрезвычайно довольна волонтерами TEDxNovosibirsk
Это были энергичные, позитивные, работоспособные люди, каждый выложился по максимуму и помогал другим. Каждому из них я написала личное письмо после окончания конференции, потому что просто не смогла одним общим сообщением выразить признательность и отметить вклад каждого.
Их впечатления о конференции TEDxNovosibirsk 2015 я буду публиковать в блоге в виде мини-интервью. Всем, кто когда-либо задумывался о том, чтобы попробовать себя в роли волонтера на событии, их живые советы и комментарии будут вдохновением и примером. Первое интервью уже в эфире :)
Кстати, справедливости ради надо отметить, что все организаторы TEDxNovosibirsk были по сути своей волонтерами. Это некоммерческое событие, и каждый внес в него свою лепту исключительно из личного желания, энтузиазма и приверженности «идеям, достойным распространения».