Сегодня в Новосибирске стартанула конференция Тотального диктанта. Меня пригласили провести мастер-класс по основам event-менеджмента для начинающих организаторов, за что я безумно благодарна Ольге Ребковец, руководителю проекта!

Делюсь здесь небольшим спойлером из моей презентации —

четырьмя универсальными мантрами организатора событий.

Что такое конференция Тотального диктанта

Тотальный диктант — это ежегодная образовательная акция, призванная привлечь внимание к вопросам грамотности и развить культуру грамотного письма. Суть акции — добровольный бесплатный диктант для всех желающих, который проходит одновременно в десятках городов России и мира (с поправкой на часовые пояса).

Это своеобразный флешмоб. Незнакомые друг с другом люди узнают об акции в интернете, собираются в одно время в одном месте, совместно делают нечто странное и расходятся. Я тоже писала диктант в 2012-м году и получила твердую «4».

Если вы никогда не писали Тотальный диктант сами или даже не слышали о нем, то вот несколько цифр для понимания масштаба и крутости этой акции:

• Первый Тотальный диктант прошел в 2004-м году в Новосибирске.
• В 2015-м году Тотальный диктант прошел в 549 городах в 58 странах, было одновременно организовано 1198 площадок, которые собрали 108 200 участников. И все это — при помощи 12 000 волонтеров!
• В 2010-м получил премию «Серебряный лучник» как лучший общественный проект.
• Сейчас это самое освещаемое в СМИ региональное событие в истории России.

Удивительно, но событие организуется силами совершенно разных людей — среди них и профессиональные филологи, и преподаватели русского языка в школах и университетах, и опытные event-специалисты, и общественные активисты.

Конференция Тотального диктанта собирает организаторов акции и филологов, а также в ее рамках проводятся открытые для всех желающих мероприятия. Это одновременно и школа организаторов с обширной тренинговой программой, и научное событие с научными секциями, докладами, итоговыми публикациями.

Меня пригласили ребята из Штаба Тотального диктанта именно на тренинговую часть — поделиться опытом организации событий и основами event-менеджмента с начинающими организаторами.

Думаю, не только организаторам диктанта могут пригодиться некоторые советы из моего мастер-класса, поэтому поделюсь здесь четырьмя мантрами event-менеджера.

1. Предусмотреть всё невозможно

Как бы мы ни были прокачаны в планировании всего и вся, на любом событии будут какие-то моменты, выходящие за пределы нашей зоны контроля.

Да, организатору надо стремиться к тому, чтоб предусмотреть всё или почти всё — тогда форс-мажоров будет существенно меньше или они не будут разрастаться до угрожающих событию размеров.

Но точно так же важно осознавать, что предусмотреть абсолютно всё не может даже самый продвинутый event-менеджер. А раз нельзя предусмотреть, значит надо:

• договориться (с собой и с командой), как быстро и эффективно решать возникающие вопросы по ходу события;
• заложить в бюджет мероприятия статью «непредвиденные расходы»;
• во время самого события быть гибким, оптимистически и конструктивно настроенным и не расценивать внезапные проблемы исключительно как свои личные промахи в планировании.

С первой мантрой неразрывно связана вторая.

2. Take it easy, but take it

У меня никогда не получалось перевести эту игру слов на русский язык так, чтоб сохранить и смысл, и каламбур. Я позаимствовала эту фразу из девиза команды айсекеров из Словакии — их лидер вел одну из моих конференций в Македонии, и фраза сразу пришлась по душе нашей команде организаторов.

Есть такое выражение в английском — «take it easy» — и оно значит «расслабься, не принимай это близко к сердцу». Игра слов в том, что отдельное «take it» дословно значит «возьми это». То есть как бы «ты не принимай, но принимай». Получается что-то вроде:

Расслабься и не принимай близко к сердцу, но все-таки принимай к сведению, делай выводы.

Следуя первой мантре, организатор события понимает, что есть вещи, которые не предугадаешь. Следуя второй — относится ко всему расслабленно и с позитивом, но при этом не отмахивается от полученного опыта, делает выводы, берет на заметку для успеха будущих событий.

Как мне кажется, этот принцип очень хорошо проводит грань между людьми ответственными и теми, кто относится к своему делу несерьезно.

Кстати, если у вас получится так же коротко и ёмко сформулировать эту мысль на русском, буду бесконечно благодарна и назову эту мантру в честь вас!

3. Управляйте ожиданиями

Событие — это всегда взаимодействие множества людей. Часто чьи-то ошибки и конфликты между разными сторонами происходят из-за того, что одни ожидают одно, а другие — другое. И почему-то они не удосужились договориться или хотя бы рассказать друг другу о своих ожиданиях.

Прозрачные коммуникации — ключ к управлению ожиданиями.

Когда ожидания участников, спикеров, команды, партнеров, СМИ перестают быть черным ящиком, то решения принимать гораздо проще, и создавать событие, которое удовлетворяет целям и потребностям каждого — тоже.

4. Эффект уточки

И, наконец, моя любимая мантра. Вы когда-нибудь видели, как плавает уточка?

Гладкая поверхность пруда, тишина, спокойствие, уточка вся такая важная и уверенная. Но стоит заглянуть под поверхность — там происходит сумасшедшая работа. Лапки двигаются с бешеной скоростью, все бурлит.

Так же и в команде организаторов: за кулисами, под поверхностью может происходить какой угодно форс-мажор, какие угодно эмоциональные дискуссии, какое угодно сумасшествие. Но на поверхности — на глазах у гостей мероприятия — должны быть спокойные, уверенные, улыбающиеся организаторы.

 

Разумеется, это только малая часть мастер-класса. Завтра мы будем говорить о том, как грамотно и быстро спланировать свое событие, распределить обязанности и скоординировать подготовку. Затронем самые важные аспекты организации события: структуру работы, принципы подготовки, роли в команде, планирование содержательной части, организацию пространства, работу с участниками и внешними партнерами.

Для таких мастер-классов я готовлю базовую теорию и практику event-менеджмента, а также стараюсь адаптировать их под специфику конкретной аудитории, в данном случае под организаторов Тотального диктанта.

Пожелайте мне удачи :) О результатах с удовольствием расскажу на следующей неделе в блоге!