Стойка регистрации — едва ли не самое больное место конференций, форумов и других событий. Как только количество участников переваливает за 20 и среди них появляются незнакомые друг с другом люди, появляется необходимость в бейджах. Как только количество гостей возрастает до 50, организаторы начинают подумывать об оптимизации процесса чекина на месте.

Иначе — очереди, задержки в программе, недовольные участники. Как с этим бороться?

Проблема быстрой, но качественной идентификации гостей

Организаторы по-разному решают проблемы очередей, об этом мы уже не раз здесь рассуждали. Каждое лишнее действие на стойке регистрации добавляет времени на ее прохождение и чаще всего удлиняет очередь гостей.

Поэтому часто организаторы идут на компромисс и либо убирают бейджи совсем, либо заменяют их универсальными пустыми карточками, предлагая участникам самим написать свое имя маркером. Что из этого получается? Контролировать этот процесс практически невозможно, поэтому бывает всякое:

Что еще более удивительно, зачастую бейджи, подписанные как попало от руки, получают не только опоздавшие участники, но и те, кто прошел все круги ада предварительных регистраций и оплаты. Как часто вы встречались с подобным убожеством на платных конференциях? В таких случаях имидж конференции и ее организаторов встает под угрозу.

Казалось бы, ответ очевидный: надо, чтоб все имена участников были известны заранее, чтобы красивые и качественные бейджи были отпечатаны за день до мероприятия, разложены на стойке регистрации по алфавиту или по номерам, и тогда все будет отлично.

Но что делать, если списков гостей нет вплоть до начала события, а вам действительно важно, чтобы у всех были качественные бейджи?

И если у вас не антиконференция, где отсутствие бейджей — одно из правил формата?

Раньше я думала, что есть единственный способ — сделать универсальные бейджи и посадить на стойку регистрации ответственного волонтера с каллиграфическим почерком, но время идет, технологии развиваются, и теперь есть вполне удобная альтернатива. Впрочем, многие организаторы (особенно, организаторы небольших событий) об этой альтернативе не знают. Или знают не всё.

Напечатать бейджи на месте — возможно

Очевидно, что обычный офисный принтер с такой задачкой, увы, не справляется: он слишком большой, занимает и без того ценное место на стойке регистрации, на нем сложно регулировать печать на маленьких листах, а тем более сложно сделать раскладку бейджей сразу на несколько человек. Со специальными программами для печати именно бейджей тоже беда.

Поэтому, видимо, и появились принтеры Brother. Как участник конференции я однажды сталкивалась с работой такого принтера на РИФ в Новосибирске, а как коллекционер бейджей в последние год-два регулярно получаю от читателей и друзей примеры подобных бейджиков:

Благодаря компании Brother, любезно предоставившей принтер для тестирования, мне выпала возможность изучить его как следует, и обнаружилось несколько существенных плюсов, о которых я раньше не задумывалась.

Чем принтер Brother может помочь организатору события

Если в двух словах, то скоростью и удобством. А если подробнее, то из плюсов стоит отметить:

1. Принтер Brother — маленький и легкий

По занимаемой площади он даже чуть меньше, чем iPad mini. Удобно и мобильно.

2. Он очень быстро печатает и (о, чудо!) сам отрезает напечатанную наклейку

На официальном сайте Brother написано, что скорость печати составляет до 93 стандартных адресных наклеек (29мм х 90мм) в минуту. Честно, я не засекала, но судя по тому, как принтер напечатал пачку моих тестовых наклеек, это действительно так.

3. Подключается по Wi-Fi к компьютеру/смартфону/планшету

То есть все, что вам нужно для его работы, — это обычная розетка. Минимум проводов, все-таки XXI век на дворе.

Если на площадке вашего события нет Wi-Fi, принтер можно подключить по USB, кабель входит в комплектацию. При подключении больших вопросов не возникло, все инструкции в руководстве пользователя по этому вопросу были понятны.

4. Под него существуют специальные программы и приложения

Так исторически сложилось, что я уже года два как заядлый Apple-пользователь. Программу для Mac с входящего в комплектацию диска у меня установить не удалось (не было совместимой версии), зато с сайта получилось скачать P-touch Editor. Нашлось и приложение для iPad — iPrint&Label.

В качестве эксперимента проверила — есть точно такое же приложение для Android.

Компьютера с Windows под рукой не оказалось, но думаю, с ним тоже все отлично.

О программах можно было бы написать отдельный пост, потому что с ними не все так просто. Но главную функцию они выполняют, и если поразбираться в интерфейсе, шаблоны наклеек можно настроить под себя. Есть и стандартные шаблоны для бейджей с разнообразным расположением элементов — имени, фамилии участника, должности, даже фото.

5. Импорт данных гостей из базы

Можно заранее создать csv-файл (например, в Excel), задать в нем необходимые поля — имя, фамилию, роль участника на событии. Затем подключить эту базу к шаблону бейджика в P-touch Editor (File >> Database >> Connect), и принтер напечатает не одну наклейку, а сразу хоть весь список участников.

Удобно, что в программе предусмотрена функция поиска по присоединенной базе: когда на стойку чекина подходит человек, зарегистрировавшийся на событие заранее, имя легко найти в списке, выбрать и отправить на печать именно его наклейку для бейджа.

6. Не требует картриджа

Из расходных материалов — только рулоны самоклеющейся термобумаги. Которые, кстати, могут быть разной ширины и даже разного цвета. Также есть специальные ленты с отдельными наклейками со скругленными краями — именно такие сейчас популярно использовать на бейджах, о которых мы говорили в самом начале.

 

При всех своих плюсах у принтера есть несколько минусов:

1. Приложения для смартфона требуют доработки

Приложения — это хорошее начало, но их функциональность и юзабилити оставляют желать лучшего. Без особых проблем возможно напечатать только совсем базовые наклейки или что-то из стандартных шаблонов. Сложные кастомные шаблоны и подключение к базе данных пока в приложении не доступны.

Впрочем, и работа с основной программой P-touch Editor требует опыта. У меня не с первого раза получилось разобраться в интерфейсе, чтоб создать свой собственный шаблон для деИТологии. Если вы решили использовать принтер для своего события, не стоит оставлять знакомство с программным обеспечением на последнюю ночь перед мероприятием.

Заложите пару дней на осваивание программ и тестирование, потратьте несколько десятков наклеек, чтобы создать шаблон с оптимальным расположением элементов и размером текста.

Если подходить к изучению принтера и его программ с правильным отношением, море фана в процессе тестирования гарантировано!

В крайнем случае, если возникнут уж совсем большие сложности, думаю, всегда можно обратиться за помощью к консультантам Brother по бесплатной горячей линии 8 800 700 08 09. Не просто так ведь она существует, не правда ли?

2. Недешевые расходные материалы

Лента с наклейками обойдется в 450-1500 рублей, в зависимости от размера и типа. Лично на мой вкус, лучше всего для бейджей подходит лента шириной 62 мм, в ней 800 наклеек и стоит она при заказе на официальном сайте Brother 955 рублей. Для организаторов небольших событий это может быть довольно существенной суммой.

3. Не подходит для заклеивания ошибок на бейджах

Если на вашем бейдже уже что-то напечатано и вы решили наклеить поверх наклейку с именем гостя, то, увы, выглядеть это будет неаккуратно, так как бумага наклейки просвечивает.

4. Только черно-белая печать

Что ж, это особенность термо-печати, и тут вряд ли можно жаловаться. Но для кого-то из организаторов этот момент может быть принципиальным, поэтому считаю важным его отметить.

Есть и несколько моментов, которые относятся не к самому принтеру, а к особенностям его использования и опыту организаторов событий:

• дизайн бейджей должен быть заранее предусмотрен таким образом, чтобы наклейки и по размеру, и по цвету отлично в него вписывались;
• волонтеры на стойке регистрации должны потренироваться клеить наклейки аккуратно и ровно, так как переклеить их на тот же бейдж не получится;
• человек, отвечающий за печать наклеек на событии, должен хорошо разбираться в программе/приложении, через которое настроена печать, например, уметь найти имя гостя в базе, подредактировать шаблон, если по какой-то причине он не влезает в формат наклейки или некорректно вставляет имена и фамилии и т.п.

Для чего еще можно использовать принтер Brother

В качестве бонуса еще добавлю несколько мыслей на тему полезности принтера: бейджи — это лишь одно из применений, самое «наболевшее». Но точно так же можно печатать различные навигационные элементы (таблички, стрелки, названия залов, хэштэги).

Навигационные таблички есть даже в стандартных шаблонах в приложении iPrint&Label, правда, на английском языке.

Можно включить фантазию и придумать, как еще задействовать маленького «брата»: например, если вы задумали голосование за лучшего спикера, как на омской конференции HappyDev, наклейки с лайками тоже можно напечатать на таком принтере. Точно так же дерево контактов, как на маркетинговой конференции Груша, можно сделать не на пробковой доске, а даже на обычном листе картона, а контакты распечатывать и наклеивать тут же на месте.

 

Если же говорить о решении основной проблемы с очередями, качеством бейджей и скоростью регистрации, то такой принтер может стать отличным помощником организатора.

Если на вашем событии высокий градус непредсказуемости, принтер Brother сэкономит вам время и нервы.

Когда неизвестны заранее участники (а такое чаще всего бывает на бесплатных событиях), когда в последний момент меняются выступающие, быстро напечатать бейджи можно, пожалуй, только на таком принтере. Просто припасите заранее пачку пустых бейджей и уберите в сторонку маркеры, они вам не понадобятся.

 

Фото в превью: стойка регистрации на РИФ.Ульяновск 2015