В предыдущем посте мы подробно разобрали процесс подготовки к групповой встрече и определили эффективную встречу как продуктивную, удовлетворяющую и короткую.
Сегодня мы поговорим о том, как на самой встрече построить процесс эффективно.
Для этого нужно учесть всего два момента: правильно определить роли на встрече и использовать лайф-хаки, повышающие внимательность и вовлеченность участников.
Правильно определите роли на встрече
На любом митинге так или иначе должны выполняться три ключевых функции:
- лидер встречи
- следящий за временем
- ведущий заметки
Лидер встречи
Часто все эти 3 функции выполняет лидер встречи: он ведет саму встречу, сам следит за временем и делает какие-то пометки по ходу. Но скажу вам честно: такой подход не добавляет встрече эффективности. Быть «цезарем» и успевать все три дела делать по-настоящему качественно могут далеко не все.
Эффективный подход — делегировать роли следящего за временем и ведущего заметки кому-то из участников встречи, а самому сконцентрироваться на том, чтобы провести встречу согласно заявленной адженде.
Вас вдвойне убедит такой подход, если вы хотя бы краем глаза взглянете на роль лидера. Идеальный лидер встречи — это ведущий, а чаще всего и главный заказчик встречи, который всех собрал и хочет получить от собрания конкретный результат.
Лидер встречи выполняет очень важную роль: объединяет, мобилизирует и фокусирует группу.
Чтобы выполнить эту роль, лидер должен сделать много различных действий во время встречи:
- Начать встречу вовремя;
- Определить заранее тему встречи и повестку. Проговорить ее в начале встречи для всех;
- Назначить роли (следящий за временем, ведущий заметки);
- Следить за тем, чтоб участники оставались в русле дискуссии и не “сворачивали в сторону”;
- Резюмировать высказывания участников, кратко формулировать основные мысли;
- Воодушевлять группу на активное участие;
- Предотвращать однобокость в обсуждениях: делать так, чтоб каждое мнение было услышано, давать всем высказаться равное количество времени, сдерживать чересчур “громких” участников, которые в силу характера склонны подавлять других в обсуждении;
- Помогать группе докапываться до сути, не допускать поверхностных обсуждений;
- Подводить итоги работы над каждым пунктом адженды, тем самым демонстрировать прогресс по ходу встречи;
- Если участник отвлекся или пропустил часть встречи, быстро вводить его в курс дела. Если важный участник пропустил встречу целиком, доносить до него результаты и основные вехи дискуссии;
- Оценить качество встречи по завершению, поблагодарить всех участников.
Согласитесь, немало дел? На то, чтоб следить за временем и делать заметки, у вас уже не останется фокуса. Зато эти роли можно легко делегировать!
Следящий за временем
Роль следящего за временем заключается в том, чтобы вооружиться таймером и засекать время на каждый пункт адженды. Теперь понятно, почему так важно заранее спланировать длительность каждого пункта еще на этапе подготовки? Естественно, это упрощает работу на месте.
Фото: Daniel E Lee via Compfight cc
Следящий за временем также сообщает всей группе или лидеру встречи, сколько осталось до окончания дискуссии. Заранее можно договориться о том, какие промежутки необходимо озвучивать. Например, если на обсуждение одного вопроса по адженде отводится 20 минут, то логично будет сообщить группе, когда прошло 10 минут (половина) и когда осталось 5 минут (нужно закругляться).
Отслеживание времени важно не само по себе. Важно отслеживание прогресса группы с течением встречи.
Если в адженде не было предусмотрено, сколько времени будет обсуждаться какой-либо вопрос, это тоже нормальная ситуация. Часто бывает так, что мы заранее не знаем, сколько на самом деле потребуется, например, когда делаем такую работу в первый раз. В таких случаях следящий за временем по указанию лидера встречи засекает равные промежутки и сообщает, когда они проходят.
Например, мы собираемся на 1 час обсудить новый проект. Мы не знаем, сколько мы успеем за этот час, но нам важно, что будет заметен прогресс в ходе обсуждения, и мы не застопоримся на одной маленькой детали.
Следящий за временем в таком случае засекает, например, по 15 минут. Когда первые 15 минут проходят, он сообщает об этом группе и сразу же засекает еще 15. Так вся группа и лидер встречи могут оценить, нужно ли ускориться или, наоборот, есть время обсудить отдельный аспект проекта подольше.
Ведущий заметки
У ведущего заметки тоже свое орудие труда. Идеально, если этот человек умеет быстро печатать на клавиатуре и будет сразу вести заметки в диджитал-формате. Иногда бывает и так, что проще записывать основные итоги встречи от руки.
Часто нужны флипчарты, чтобы вся группа могла видеть итоги обсуждений во время встречи. Тогда ведущий заметки сначала записывает все крупно и четко на флипчарте, а затем уже после встречи переносит их в документ.
В заметках главное — записывать главное.
Как бы смешно оно не звучало :) Записывать необходимо основные мысли по каждому вопросу адженды и итоги, принятые решения. У себя в команде вы можете принять конкретный формат заметок, составить шаблон или определить общие принципы ведения записей.
У нас в Improve такого нет, но лично я часто пользуюсь собственноручно сделанным ежедневником, в котором разлиновка страницы под заметки со встреч выглядит вот так:
Макет странички без моих каракулей:
(Кликните изображение, чтоб увидеть в полном размере, или скачайте в формате pdf)
Если по ходу встречи у вас накопилось много флипчартов с промежуточными результатами обсуждений (например, идеи по результатам мозгового штурма), не тратьте время на перепечатывание всего-всего. Включите в резюме встречи только итоги и принятые решения, а всю вторичную информацию, которая не нужна для дальнейшей работы в виде текста, можно сфотографировать и отправить всем участникам как картинку.
В работе команды очень ограниченный набор задач, которые требуют переписывания большого объема информации из флипчартов в документы Word или Excel. Яркий пример — результаты групповой работы, которые нужно классифицировать, обобщить, проанализировать и т.п.
Но в большинстве случаев участникам встречи нужны лишь основные итоги в виде редактируемого текста, остальное можно послать картинками. Тем более что современные технологии давно позволяют это сделать, и у каждого в кармане есть достаточно мощный смартфон, чтоб быстро сфотографировать и отправить файл.
Итак, если вы назначили встречу, будьте настоящим лидером встречи.
- Делегируйте дополнительные функции следящего за временем и ведущего заметки другим участникам.
- Объясните им ожидание от их роли: что и как они должны засекать или записывать.
- Сами сосредоточьтесь на ведении встречи: на объединении, мобилизации и фокусировке участников.
Распределение ролей поможет вам более эффективно провести саму встречу, даст как минимум двум участникам ощущение “особенности” благодаря их особым ролям. Заметки можно будет легко обработать и выслать всем после встречи — это сэкономит время на написание резюмирующих писем.
В следующем посте я поделюсь простыми лайф-хаками, что еще можно делать во время встречи, чтоб вести ее более продуктивно и вовлекающе. А также поделюсь своим чеклистом эффективной встречи.
P.S. В этой серии всего три поста:
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 2
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 3
Фото в превью поста: Sebastiaan ter Burg via Compfight cc