Ведущий конференции — это чаще всего харизматичный, известный человек из отрасли, обладающий отличными навыками публичных выступлений. Он задает тон всему событию, создает атмосферу и во многом определяет настроение участников.
Как сделать так, чтобы каждое его слово и действие работало на достижение бизнес-целей конференции? В подготовке ведущего большое значение имеет то, как с ним работает адженда-менеджер (менеджер программы) конференции.
Роль ведущего конференции
Как я уже отмечала ранее, обычно ведущий имеет следующий круг обязанностей:
- открыть конференцию,
- рассказать о ее целях и программе,
- озвучить оргмоменты,
- задать атмосферу,
- следить за временем (time-bitching),
- координировать участников между секциями,
- закрыть конференцию.
Такой человек нужен для сохранения целостности всей конференции, он помогает участникам пройти от начала и до конца по выдуманному организаторами сценарию. Таким образом, идеальный ведущий становится посредником между адженда-менеджером (менеджером программы конференции) и всеми гостями.
Роль ведущего конференции — быть связующим звеном между участниками и всей закулисной командой организаторов.
Наибольшее количество вопросов вызывает разделение ролей, собственно, адженда-менеджера и ведущего. Многим начинающим организаторам кажется, что менеджер программы может сам вести открытие и закрытие, всех координировать и тем более следить за выполнением регламента, ведь за это он, в конце концов, и отвечает.
Однако роль адженда-менеджера — внутренняя, а роль ведущего — внешняя. Адженда-менеджер работает больше с оргкомитетом и спикерами, а ведущий — с участниками. Чтобы различие было наглядным, я попробовала свести отдельные аспекты роли каждого в единую таблицу.
Разделение ролей между адженда-менеджером (менеджером программы) и ведущим
АДЖЕНДА-МЕНЕДЖЕР | ВЕДУЩИЙ | |
Работа с программой: | ||
Главный ответственный за содержание конференции;
Главный ответственный за создание, подготовку, подачу и оценку программы; Координирует и контролирует оргкомитет, чтобы все адженда-образующие элементы реализовались по плану; Проводит прогон программы до конференции; Собирает все материалы (слайды презентаций, видео, digital-копии раздаточных материалов и т.п.) и отвечает за их публикацию для участников. |
Главный ответственный за артикуляцию ключевого посыла (мессаджа) конференции во время конференции;
Создает и формирует атмосферу на конференции; Готовит и проводит все пленарные (общие) части: открытие всей конференции/следующего дня, подведение итогов дня, закрытие и т.п.; Обеспечивает связки между сессиями: представляет спикеров, модерирует вопросы спикеру из зала, заполняет паузы, обобщает выводы из каждой сессии/блока сессий в ключе основных трендов отрасли; Координирует участников между разными треками (потоками) и секциями, когда секции идут параллельно. |
|
Взаимодействие с другими: | ||
Находит и координирует ведущего и спикеров. Главный ответственный за их подготовку;
Координирует список участников, передает данные о портрете и количестве участников ведущему и спикерам. |
Помогает спикерам поддерживать атмосферу на протяжении всей конференции;
Главный ответственный за то, чтобы участники присутствовали на сессиях: объявляет о начале и окончании сессии, координирует время кофе-брейков. |
Подготовка
Подготовка ведущего к конференции — это зачастую процесс, отпущенный на самотек. Недостаточно пригласить ведущего, выслать ему программу и описание ролей, а потом надеяться, что он будет делать именно то, что от него ожидается.
За мою практику наиболее управляемым процесс подготовки ведущего становился тогда, когда адженда-менеджер изначально разделял этот этап на две встречи. На каждой встрече адженда-менеджер и ведущий обсуждают все ключевые вопросы и тем самым приходят к полному взаимопониманию.
Для того, чтобы учесть все важные моменты во время встреч и максимально подготовить ведущего конференции к его роли, рекомендую использовать простые и удобные чеклисты. Выглядят они вот так:
Один чеклист посвящен одной встрече и содержит ее цели и основные моменты, которые необходимо решить с ведущим во время подготовки. Эти чеклисты разработаны на основе опыта 37 конференций, в которых я участвовала в роли тренера, адженда-менеджера или ведущего. Они не раз помогали мне структурировать встречи и тем самым сэкономить время коллег и быстро достичь желаемого результата.
Чтобы получить чеклисты в pdf-формате, подписывайтесь на рассылку UXevent.
После того как вы подтвердите подписку в email, вам откроется секретная страничка с ссылкой на чеклисты. Они бесплатные, а я обещаю уважительно относиться к персональным данным и никогда не спамить, присылать только новости блога и полезные материалы. Я тоже не люблю бессмысленные рекламные письма ;)
Во время конференции
Если подготовка прошла успешно и напротив каждого пункта в чеклистах появились галочки, то единственный совет, который я могу дать, — это дать ведущему волю делать то, к чему лежит его душа.
Добейтесь понимания целей и основного посыла конференции, а выбор инструментов в его донесении оставьте за ведущим. Ведь, в конце концов, именно для этого вы его пригласили, чтобы на самой конференции он помогал вам, а не доставлял лишнее беспокойство.
После конференции
Когда событие уже завершилось, остается дело за малым: собрать воедино те уроки, которые вы как менеджер программы и сам ведущий вынесли из этого опыта.
Проведите финальную встречу или видео-чат, поблагодарите ведущего и обязательно попросите дать обратную связь как минимум по трем пунктам:
- Что получилось и стоит продолжать на последующих конференциях?
- Что мы сделали не так, чего не стоит делать в будущем?
- Чего мы не сделали, но сейчас, пост-фактум, понимаем, что было бы здорово сделать?
Ведущий конференции — это, несомненно, ценнейший ресурс, но прежде всего — человек, а люди учатся на собственном опыте. Задача адженда-менеджера заключается в том, чтобы этот опыт упаковать и передать дальше, применить в организации других событий.
Именно благодаря постоянному совершенствованию каждого, даже самого обычного элемента конференции происходит качественный рост от посредственного события к уникальному и незабываемому.
Аня, спасибо, очень полезная информация, пожалуйста, как можно скорее пришлите чеклист
Анна, чрезмерно благодарна за ваш сайт! Он незаменим! Очень хочу получить ваш чудесный чек-лист)
Great article! Please share the checklist:)
Yuriy
Аня благодарю Вас за полезный пост, все кратко и ясно.
Жду от вас чек лист.
Аня, привет! Познавательный блог, структурирует работу. Жду чек-лист. Спс!
Привет, Юля! Спасибо, стараюсь обращать особое внимание именно на структуру :) Чеклист отправила на почту, заходи еще :)
Спасибо огромное за сайт. Постоянно обращаюсь к Вашему сайту по затруднительным вопросам и просто почитать.
Вышлите, пожалуйста check-list :D
Полина, рада, что сайт приносит пользу! :) Чеклист летит на почту.
Готовлюсь в первые к роли ведущего конференции. Прочитал Ваши советы. Буду признателен и благодарен вам за чек-лист.
Аня, спасибо за статью и не только за эту! Буду благодарна за чек-лист.
Хорошая статья!
Пожалуйста, сбросьте чек-лист
Спасибо :)
Отправила на почту!
Привет! Мечтаю о чеклистах в почте :) Спасибо за классные и полезные материалы)
Евгения, спасибо за комментарий Рада, что они не только полезные, но и классные, стараюсь! Чеклисты отправила :)
Добрый день! Информация очень редкая и интересная Пожалуйста вышлите чек-листы 1 и 2 мне на почту. Спасибо!
Марина, спасибо! Никогда не задумывалась, что информация именно редкая, мне казалось, есть много разных советов, как работать с ведущим. Хотя, пожалуй, в связке с адженда-менеджментом такой структурированной информации действительно нет на русском языке. Надо будет написать еще пару постов на эту тему :)
Чеклисты отправила на почту.
очень нужна такая информация! можно чек-лист второй? первый пришел при регистрации:)
Юля, спасибо :) Отправляю на почту!
Очень полезная информация, спасибо.
Очень хочу также получить чеклист. Еще раз спасибо!
Отправляю, Анна! Пользуйтесь на здоровье :)
Буду признательна за чек листы )) и да, сайт приятный и полезный!
Спасибо за обратную связь! Отправила чеклисты на почту)
Ожидаю чек- лист. Заранее спасибо))
Елена, чеклист отправляется на почту! Заранее пожалуйста ;)
Добрый день! Очень нужны и мне Ваши чек-листы! :)
Спасибо!
Елена, отправляю немедленно!
Большое спасибо! Надеюсь ваши чеклисты помогут и мне
Ольга, надеюсь, что действительно помогут! Отправила на почту.
Хорошо, кратко и по делу… Большое спасибо!
Спасибо, Руслан! Полезные чеклисты тоже отправились к тебе на почту.
Анюют) Очень информативный сайт. В моём случае полезность громадная)
Буду признателен за чаек листы.
Нема ААА!!!
Без паники, Саня! Чеклисты наконец-то отправились к тебе на почту :) Если не секрет, чем занимаешься, раз полезность громадная? Для себя или по работе?
Очень полезная информация, скоро проверю её на практике, можно получить чеклисты?
Евгений, спасибо за приятные слова. Чеклисты отправила, надеюсь, тоже будут полезными!
Аня, можно получить чеклисты?! Спасибо
Игорь, чеклисты только что улетели к тебе на почту. Надеюсь, будут полезны!
Классный текст,Аня !
Давай чеклист!
Ваня, спасибо!
Оба чеклиста уже отправились к тебе на email :)
материал очень полезный!жду чеклист!заранее спасибо :)
Иван, отправляла чеклисты с iPad, но не получила никакого ответа. Дошли?)
и мне чек лист, пожалуйста.
Спасибо!
очень лаконично, четко!
Спасибо! Чеклист летит на почту :)