Часто бывает такое, что в образовательном или нетворкинговом событии ставка всей программы делается на спикеров — тех, кто выступает перед участниками. Как в таком случае управлять качеством события? Как быть уверенным в том, что спикер сыграет свою роль на 100% и поможет вам достичь целей события?

В этом посте я собрала несколько советов по работе со спикерами. Каким образом к этой теме относится молодой человек с роликами? А самым прямым образом! Читайте дальше :)

Чтобы не быть голословной, я возьму в качестве примера деИТологию — небольшое серийное нетворкинговое событие, которое мы в Improve Group проводим примерно раз в месяц. Суть события в том, чтобы собирать вместе ИТшников, создавать пространство для неформального общения и давать им узнать что-то новое, никак не связанное с информационными технологиями. Отсюда и название де-ИТ-ология. Как бы «все что угодно, но не про ИТ».

У нас были разные выступления: о танцах, музыке, кайтинге и роллерском движении, о том, как открыть свой хостел или, скажем, прачечную, о публичных выступлениях, путешествиях, астрофотографии и даже про магнитно-резонансные томографы!

В подобных событиях наиболее сильное влияние на весь опыт участников имеет как раз спикер: один выступающий, которого мы называем в шутку «Профессор деИТологии». И в мои задачи входит не только поиск спикера и прояснение организационных моментов, но и его подготовка с точки зрения содержания выступления. Мы провели уже 17 деИТологий, 14 из которых готовила непосредственно я, и за это время было всякое.

Чтобы с вами поменьше случалось «всякого» и побольше было крутых и управляемых выступлений, вот какие могу дать советы:

1. Никогда не рано начать договариваться!

Время на подготовку часто недооценивают, и поиск спикера начинается в последний момент, когда уже приглашены гости, накрыт стол, напечатаны бейджики… но постойте, если спикер — это главная смыслообразующая сила всего события, то не с него ли должна начинаться подготовка?

Во время первых деИТологий у меня всегда был соблазн начать с легкого: бросить клич по соцсетям, собрать лояльную аудиторию деИТологов с посылом «а какая будет тема — вы узнаете совсем скоро!». И только когда наберется человек 10-15 участников кроме своих, тогда искать спикера. Это в корне неверный подход.

Правильнее будет найти интересного спикера, придумать вместе с ним интригующую тему — и участники повалят толпой. Но если начать разговоры со спикером за пару месяцев до события, он может передумать, заболеть, внезапно уехать, и тогда вся подготовка насмарку.

Для деИТологии я выяснила «золотую середину»: начинать искать спикера можно за 2-3 недели, и лучше иметь на примете несколько человек, чтобы в случае отказа была подстраховка. Да, мне тоже всегда кажется, что 3 недели — это много. Но когда я ленюсь и нахожу спикера за неделю, то весь процесс погдотовки получается довольно сумбурным и нервным. А зачем нервничать, когда можно просто начать раньше?

2. Удобный обоим способ коммуникации

Важно на берегу договориться, как вы будете общаться со спикером во время подготовки. Для кого-то удобной может быть переписка по email, кто-то предпочтет поговорить по телефону, кому-то не обойтись без личной встречи. Даже выбирая skype, стоит уточнять, будет человеку удобно созвониться или попереписываться в чате. И сколько на разговор у него есть времени.

У меня были случаи, когда спикер переписывался со мной исключительно через ВКонтакте. И хотя я сама не люблю эту соцсеть, приходилось соглашаться. Но зачастую такой компромисс с собой приводил к тому, что я забывала проверить сообщения (ну нет у меня привычки держать контакт открытым), и процесс подготовки спикера проходил смазанно.

Отдельно договоритесь, как вы будете обмениваться файлами, например, презентацией. На всякий случай, чтоб не было неожиданностей. Ведь для кого-то Google Drive будет в новинку, а у кого-то нет аккаунта в Dropbox. При этом презентация со всеми картинками или видео может оказаться слишком тяжелым для обычной почты.

3. Четко проговорить цели и формат события, взаимные ожидания

Начните с этого. Расскажите целиком и искренне, чего вы хотите добиться этим событием. Что в событии ценят ваши постоянные участники. Я стараюсь объяснять спикеру во время подготовки не только общий формат события и типовую программу, но и подробно проговаривать цели всего события.

После рассказа о целях и формате я перехожу к ожиданиям: говорю о том, какое поведение спикера будет идеальным для меня, рассказываю, как обычно ведут себя слушатели, чего от них ожидать и что они ожидают от спикера.

Сам спикер, скорее всего, спросит у вас, каково примерное количество участников, что как устроено. Но мало кто сам спрашивает об ожиданиях и критериях успешного выступления. Так что возьмите этот пункт в свои руки. Если вы не знаете, как правильно поставить цели своего события, то воспользуйтесь Первым шагом в создании программы конференции, он вполне применим для любого образовательного или нетворкингового события.

Золотое правило: nothing is obvious. Нет ничего очевидного.

К ожиданиям это относится в первую очередь. С деИТологией это довольно удобно: поскольку событие серийное, я всегда могу рассказать, что люди любят и чего не любят, привести примеры, как делать надо и не надо. Рассказать об основных ошибках предыдущих спикеров, чтобы человек про себя подумал: «ну, я-то таких глупостей не совершу, я же опытный спикер!».

Важно отметить, что не стоит идти на поводу у спикера, если его идеи не вписываются в ваш формат. Знайте, что главный — это все-таки вы, а не приглашенный спикер, и если вы видете, что какие-то их его идей идут вразрез с целями события, то надо вовремя его остановить и скорректировать курс.

Лично я совершала разные ошибки: соглашалась на выступления без подготовленной презентации, позволяла спикерам не присылать видео-файлы заранее, даже соглашалась на формат презентации, который не соответствовал формату нашей фирменной домашней атмосферы.

Результат — технические сбои, затянутость презентации, недовольные участники. Было даже такое, что кто-то уходил посреди выступления, хотя обычно у нас почти все остаются до конца.

4. Составьте и выдерживайте тайм-лайн общения со спикером

Наверное, у каждого такой тайм-лайн будет свой в зависимости от длины события, количества спикеров и формата. Но мой пример может послужить хорошей основой для вашего собственного тайм-лайна подготовки и помочь ничего не упустить:

• Первый разговор в стиле «а было бы тебе интересно…»
  Цель: получить принципиальное согласие на выступление.
  Когда: за 2-3 недели до события
• Разговор по существу
  Цель: донести цели, формат и взаимные ожидания. Дать «домашнее задание» сформулировать тему выступления и накидать тезисы.
  Когда: за 10-14 дней до события
• Первый дедлайн — придумать тему и тезисы
  Цель: получить готовую тему и тезисы, чтобы можно было запускать первый анонс о событии, звать участников.
  Когда: за 8-9 дней до события
• Апдейт об анонсе, просьба поделиться анонсом
  Цель: сообщить спикеру о том, что вышел анонс для участников, попросить его приглашать своих знакомых тоже, расшарить анонс у себя в соцсетях.
  Когда: за неделю до события
• Прояснить технические моменты и оргвопросы
  Цель: выяснить потребности спикера по технической части (ноутбук, формат видео, интернет, микрофон, стол-стул — что угодно для комфорта выступления)
  Когда: за 4-5 дней до события
• Дедлайн по подготовке презентации
  Цель: получить готовую презентацию от спикера
  Когда: за 2-3 дня до события
• Апдейт о полной готовности
  Цель: настроить спикера на старт события, вдохновить, поддержать мотивацию
  Когда: за 1 день до события

+Время от времени — апдейты о статусе подготовки, о количестве зарегистрировавшихся участников или о каких-то взаимных договоренностях. Они могут происходить регулярно, в соответствии с тем, как вы решите для взаимного удобства с каждым конкретным спикером.

 

Можно, конечно, всего этого не делать, но тогда вы рискуете:

• наплодить множество непредвиденных ситуаций
• провести все событие в нервозном состоянии
• не попасть в ожидания аудитории и испортить себе репутацию

Зачем вам такие проблемы, когда вы можете их избежать? Я как-то посчитала: подготовка спикера занимает примерно 1-3 часа в неделю. С учетом того, что событие, подобное деИТологии, начинает готовиться за 2 недели до «дня икс», то в итоге вам понадобится всего 2-6 часов на работу со спикером. Согласитесь, разумные инвестиции в качество вашего события?

P.S. Если подобный план подготовки кажется вам неподходящим для крупной конференции или форума, то вы правы. Тут не обойтись ни короткими сроками, ни устными договоренностями. Если вы готовите масштабное событие, советую почитать:

• Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 6: как организовать подготовку сессий
• Таймлайн подготовки спикеров к большой конференции
• Подготовка спикеров к конференции: взгляд со стороны спикера и его пиарщика
• Чеклист спикера: соглашаться или нет на выступление на мероприятии?

 

В посте использованы фотографии реальных спикеров с различных деИТологических встреч. Отдельное спасибо Ксении Волковой за фотографии :)