Чему организатор события может научиться у самой большой новогодней благотворительной ярмарки страны? Основатель Душевного Bazar’а Евгений Горькаев делится секретами и пятилетним опытом организации уникального в своем роде события.

Если вы до сих пор не слышали о Душевном Bazar’е, то только представьте: в прошлом, 2014 году фестиваль посетило более 10 000 человек, а участие приняли 68 некоммерческих организаций. Общими усилиями на прошлой ярмарке удалось собрать 6 006 626 рублей, и каждый рубль был потрачен фондами-участниками на доброе дело. Уверена, любому организатору мероприятия есть что перенять из опыта проекта.

1. Ключевое — это основная идея

Полностью поддержу Женю: в любом событии прежде всего должен быть смысл, должна быть Идея с большой буквы, главный ответ на вопрос: «Зачем?»

Душевный Bazar, например, определился с идеей в самом начале своего пути: фестиваль помогает развитию «третьего сектора» — некоммерческим организациям и фондам, социальным предпринимателям, социально ответственным компаниям, частным донорам.

Все эти пять лет идея популяризации благотворительности и создания общей площадки для взаимодействия с бизнесом и простыми людьми только укрепляется и развивается.

Секрет успеха — это именно идея, позитивная история, на которую люди готовы откликнуться.

«Большое событие вы можете сделать только с помощью огромного количества сторонников, — делится Евгений Горькаев. — Люди будут готовы помогать, люди будут участвовать, только если ваша идея трогает их и вы со своей стороны делаете все максимально прозрачно».

История, которую вы создаете, должна быть понятной, простой. Каждый, кто хочет присоединиться к вам, должен понимать, как это сделать, ради чего проводится событие, что ему ожидать.

«Всем, кто хочет проводить Душевный Bazar в своем городе, мы предлагаем приехать к нам на стажировку. Поработать вместе с нами, увидеть проект изнутри, понять, то ли это, что ты себе представлял. Такая прозрачность привлекает правильных людей, а случайных — естественным образом отсеивает».

2. Наполнить событие контентом, который ценен для гостей

Да, многие откликнутся на саму идею, но таких людей будет недостаточно, если вы делаете массовое мероприятие. В случае с Душевным Bazar’ом организаторы прекрасно понимают, что просто ради благотворительности большое количество гостей не придет. Поэтому каждый год они радуют участников программой: бесплатными творческими мастер-классами, кулинарным шоу, выступлениями, интерактивными развлечениями для гостей любого возраста.

Программа фестиваля — это пример воплощения методики Edutainment (англ. education + entertainment), развлечение совмещено с открытием нового, обучением в игровой форме. На площадке проходит не только сама ярмарка, но и лекции, и общение с экспертами по самым разнообразным темам — от здоровья до вопросов, как быть успешным. Такую коммуникационную площадку на Bazar’е устраивает Bayer, партнер и давний друг проекта.

Лично мне нравится в Душевном Bazar’е то, что и в содержании, и в организации пространства продумана каждая деталь: в этом году, например, концепция фестиваля — кругосветное путешествие.

Расскажу по секрету, что все пространство ярмарки поделено на страны и континенты, каждому гостю будет вручен «гид путешественника» с картой, даже бейджи организаторов сделаны в стиле сотрудников авиакомпании или сотрудников аэропорта, готовых проводить вас в увлекательное путешествие. Впрочем, такое лучше увидеть и испытать на себе, чем слушать мой пересказ :)

3. Вовлекать тех, кто готов участвовать по-особому

Часто организаторы зацикливаются на своей «целевой аудитории» и не видят, что возможностей для участия гораздо больше. Ведь есть неравнодушные люди в других городах, в других отраслях и секторах.

В этом году поучаствовать в Душевном Bazar’е можно даже «виртуально»: совместно с Planeta.ru организаторы запустили краудфандинговый проект «Сделаем Душевный Bazar вместе!», где поучаствовать в предновогоднем чуде может каждый.

Отдельная тема — это работа с партнерами ярмарки. Например, российский офис компании Wintershall решил провести день на Душевном Bazar’е вместо новогоднего корпоратива. Сотрудники компании будут разделены на команды, каждая получит специальный маршрутный лист, этакий квест по странам и континентам фестиваля. Их ожидают и практические, и теоретические задания: где-то нужно будет пройти полосу препятствий в кресле-коляске, где-то — найти конкретный некоммерческий фонд и узнать у него об особенностях фандрайзинга, или, например, поработать волонтером на одной из площадок ярмарки.

Все это — и развлечение, и тимбилдинг, и день, проведенный со смыслом в пространстве, где делать добрые дела — так же просто, как и любые другие. Получается, что повышение осознанности сотрудников, действенные и человечные инструменты для вовлечения бизнеса — это тоже одна из возможностей участия в Душевном Bazar’е.

Еще один пример длительной дружбы сотрудников с фестивалем — это организация благотворительной ёлки силами волонтеров компании Северсталь.

Казалось бы, причем здесь тимбилдинг и благотворительный фестиваль? Оказывается, для решения бизнес-задач, даже очень внутренних, может отлично подходить событие, которое вы организуете. Главное — искать и находить единомышленников, создавать совместно ту ценность, которая нужна обеим сторонам.

4. Планировать, планировать и еще раз планировать

Когда я спросила Женю, какой практический совет он может дать начинающим организаторам событий, он рассказал мне столько баек из жизни оргкомитета, что тут хватило бы на целый месяц постов :)

Но так или иначе все они сводятся к одному: организация события — это миллион нюансов, особенно когда большая ставка сделана на аренду площадки.

Учитывать все эти нюансы помогают только опыт и тщательное планирование.

Бывает всякое. От простого, когда, например, тщательно вынашиваемая концепция может внезапно разрушиться об ультиматум в стиле «а у нас на стены вообще ничего клеить нельзя». И до сложных логистических маневров, когда грузовик оказывается на 20 сантиметров выше проема ворот, и нужно срочно перегрузить весь реквизит и мебель в кратчайшие сроки. А еще бывают сложности с охраной, пожарной службой, электронагрузкой…

А теперь представьте, что все эти нюансы всплывают один за другим, а у вас что-то из вполне обычных рабочих вопросов осталось незапланированным. Чтобы избежать хаоса, постарайтесь спланировать по максимуму все. Не бойтесь выглядеть глупо при общении с площадкой и задавайте максимум вопросов. Честно скажите, что делаете подобное мероприятие впервые, и для вас нет ничего очевидного.

Учитесь на своем опыте, но и не брезгуйте опытом других организаторов.

«Если вы собираетесь организовать свое мероприятие, лучший шаг — это сперва напроситься на стажировку в оргкомитете подобного вашему уже существующего события, — советует Женя. — Вы увидите, как событие устроено изнутри, узнаете о существовании стольких нюансов, что ваше первое событие после этого будет на голову выше, чем вы могли представить».

И под конец позволю добавить один совет от себя:

5. Для каждого организатора и участника событие — это прежде всего личная история

Делая событие любого масштаба, думайте не только о цифрах и планах. Помните, что за каждой цифрой и буквой стоят живые люди. По-настоящему успешные события — это об отношениях.

Меня с Душевным Bazar’ом тоже связывает общая история: я участвовала в организации ярмарки в 2011-2012 годах, хотя сейчас я понимаю, что мое участие было такой малостью по сравнению с тем, что делает основная команда сейчас!

Осталось что-то на уровне ощущений: словно бы из ничего создающееся пространство ярмарки во время застройки, безумно душевная атмосфера, огромное количество людей, новогоднее настроение, чистые эмоции. И, разумеется, бессонные ночи, гудящие после дня беготни ноги, мелькающие перед глазами тысячи лиц.

Если честно, я не очень люблю выбирать подарки. И покупая новогодние сувениры, я редко чувствую, что делаю доброе дело. Но на ярмарке было так, будто в каждом сувенире поселилась частичка большого праздника, теплота и доброта — такие подарки и покупать, и дарить приятнее в тысячи раз.

В этом году я мыслями и сердцем с  Душевным Bazar’ом и рада поделиться с вами его историей, советами его организаторов и возможностью прикоснуться к новогоднему чуду.

Хотите поучаствовать? Как именно можно «прикоснуться», лучше всего расскажет Анастасия Архипова, руководитель проекта:

И, конечно же, приходите на саму ярмарку, если вы в Москве, 13-го декабря, Павильон №7 ЦВК «Экспоцентр». Вход свободный :)

 

Все фото, использованные в посте, взяты из официальной группы Душевного Bazar’а в Facebook.