Весьма символично под новый год начинать новую рубрику. Тем более на таком ярком примере, как People Management ReForum Winning the Hearts. Идея рубрики вызревала давно и наконец-то дозрела до публикации.

Фишки & Шишки: взгляд со стороны — это рубрика об анализе интересных фишек и промахов в организации событий.

Если вы читаете мой блог давно, то уже поняли, что я не могу жить без коллекционирования и анализа :)

Постепенно в блоге появилась рубрика Бейдж линч, потом Энциклопедия форматов событий, а теперь я решила дополнить свою коллекцию привлекающими внимание фишками и набитыми другими организаторами шишками. Всё это — на тему вовлечения участников, нетворкинга и создания качественного контента события.

Открывает рубрику самое долгожданное для меня событие 2016-го года — бизнес-форум о лидерстве, мотивации и управлении людьми Winning the Hearts. Почти два года я мечтала на него попасть, и вот что меня особенно зацепило и удивило.

Фишки People Management ReForum Winning the Hearts 2016

Больше всего бросаются в глаза фишки, помогающие визуализации основных посылов РеФорума и общению участников около них. Это не удивительно, именно в этом их задача: бросаться в глаза, запоминаться.

Самые яркие примеры — меловая доска с календарем долгожданных событий и скрайбы с выступлений спикеров, они притягивали больше всего внимания.

Меловая доска с долгожданными событиями

Эта доска — вариация на тему всемирно известной стены «Прежде чем я умру…», которая появилась благодаря художнице Кэнди Чанг в Новом Орлеане и распространилась на более чем 70 стран мира.

Идею часто заимствуют event-менеджеры: я видела такую доску много раз на фото с разных мероприятий, и особенно порадовалась, что организаторы РеФорума придумали позитивный и более подходящий форуму по смыслу заголовок.

Под конец второго дня доска пестрила мечтами о путешествиях, пополнениях в семье и профессиональных успехах:

Скрайбинг выступлений спикеров

Скрайбы хочется отметить особенно, потому что они, на мой взгляд, воплощали собой всё лучшее, что можно взять от этого приёма: были в правильном месте, на правильной высоте, рядом всегда был фотограф и общительные иллюстраторы из компании-партнера Insight Group.

В общем, почти всё, что я писала в статье об эффективном использовании скрайбинга и скетчноутинга на событии, было реализовано на РеФоруме.

Сувенирная книга с прошлого РеФорума, книжная лавка и автограф-сессия с автором бестселлера

Другой тип фишек, который, на мой взгляд, органично вписался в тему и атмосферу РеФорума — это фишки, связанные с книгами. Удивительно, но раньше мне не попадались на бизнес-мероприятиях ни книги-подарки, ни книжные лавки, ни тем более встречи с авторами.

Здесь же все смотрелось естественно и нисколько не напоминало рекламу. Возможно, дело именно в тематике и в потребностях аудитории РеФорума:

сюда приехали люди, явно нацеленные на осмысленное развитие, получение новых знаний и самообучение, и организаторы были с ними на одной волне

Лично меня больше всего вдохновила встреча с Джулией Джулиони, автором книги «Помогите им вырасти или смотрите, как они уходят». Джулия выступала в роли спикера, но также организаторы устроили в перерыве автограф-сессию, во время которой мне удалось пообщаться с Джулией и заполучить свой экземпляр полезной книги.

Среди организаторов событий ходит много разговоров о сувенирах и подарках для участников. Как мне кажется, организаторы РеФорума последовали мудрой поговорке «книга — лучший подарок» и не прогадали.

Одним из таких подарков стала книга-дневник «ДНК лидера», которая основана на 51 жизненной истории лидеров — участников РеФорума, дополненная практическими упражнениями. Это своеобразная рабочая тетрадь на каждый день, которая связывает услышанное на РеФоруме с реальной жизнью и управленческим опытом.

Также на РеФоруме постоянно действовал стенд-лавка издательства МИФ, руководители которого тоже выступали спикерами и рассказывали об опыте трансформации своего бизнеса и о вовлечении команды в стратегическое управление.

После их выступления я поняла: эти люди не только издают книги, они сами их читают и извлекают из них уроки, стараются строить компанию, которая растет и развивается благодаря книгам.

Необычное развлечение для поднятия уровня энергичности и вовлеченности участников

Как известно, послеобеденное время — самое сонное и вялое время в программе образовательного события. Вся энергия уходит в переваривание обеда, и участникам сложно сфокусироваться на происходящем на сцене.

Не дай бог в это время там оказаться спикеру с недостаточно сильной энергетикой речи, то есть тембром, темпом, громкостью голоса, активностью жестикуляции и т.п. А ведь многие организаторы совершают именно эту ошибку.

Любопытное решение придумала команда РеФорума: после обеда на сцену вышел битбоксер, который сразу же увлек зал и вызвал море позитивных эмоций.

Я успела записать на видео лишь небольшой кусочек, но даже он передает настроение гораздо лучше, чем фотографии:

После сольного выступления артист вызвал желающих из зала и совместно с ними записал импровизацию.

Диджитализация: мобильное приложение и realtime-опросы

Отдельно хочется сказать о мобильном приложении и одной его функции. Мне понравилась интеграция с сервисом опросов и то, как ей пользовались ведущий и модератор панельной дискуссии.

Можно было быстро проголосовать за один из вариантов ответов, и результаты голосования в режиме реального времени отображались на экране.

Я думаю, что главное в использовании опросов и голосований — это как раз вплетение их в программу события. Если со сцены модератор предлагает поучаствовать и далее развивает тему дискуссии на основе полученных ответов, то участники чувствуют ценность своего мнения и больше вовлекаются.

Роль ведущего и модераторов в нетворкинге

Точно так же работает обмен визитками: если ведущий просто говорит со сцены: «Не забывайте знакомиться и обмениваться контактами в перерывах», то это имеет небольшой эффект.

А если он, как на РеФоруме, дает участникам пять минут прямо во время открытия мероприятия, просит зажечь свет в зале и дает подсказки, с чего начать знакомство с соседями по залу, то от такого пиара нетворкинга гораздо больше пользы.

Наверное, можно было бы добавить про лаунж-зоны, зарядные станции и организацию пространства, но мне показалось, что здесь не было особенных фишек. Скорее, эти элементы стали стандартами современного образовательно-нетворкингового события, и без них участник уже чувствует себя некомфортно, а их присутствие почти не замечает.

Давайте лучше поговорим о шишках, которые набили организаторы. Здесь тоже есть чему поучиться.

Шишки People Management ReForum Winning the Hearts 2016

Под шишками я понимаю не просто организаторские промахи, а именно те элементы, которые могли были дать больше вовлеченности и комфорта участникам с точки зрения содержания и нетворкинга, но из-за ошибок в реализации возымели обратный эффект.

Бейджи, которые не помогают нетворкингу

Довольно бессмысленные бейджи, сделанные для удобства организаторов, а не участников. Иначе как объяснить самый крупный элемент (категорию участника), пустую обратную сторону и минимум полезной информации на самом бейдже?

Подробно про плюсы и минусы мы поговорим в отдельной статье в рамках Бейдж линча, а здесь лишь хочу отметить именно связь бейджей с нетворкингом.

Начнем с того, что мне сначала выдали бейдж, в котором было написано вместо названия компании ИП, то есть тип юрлица, с которого оплачен билет. При том, что во время регистрации и общения с менеджером РеФорума я указывала название и сферу деятельности моей компании. Такой казус произошел не только со мной.

Надо ли говорить, что такая надпись на бейдже никоим образом не помогает участникам в знакомстве, установлении полезных связей и даже просто в поддержании разговора? Кроме того, для владельца подобного бейджа возникает еще и дискомфортная ситуация, когда каждому новому знакомому приходится объяснять, что «я не ИП, просто такая вышла техническая ошибка».

К слову, бейдж мне в итоге поменяли на следующий день, и это даже не заняло много времени. Но набитая шишка в этой ситуации звучит так:

делайте бейджи, полезные для нетворкинга участников: с обозначением сферы деятельности, интересов, должности

Возникает логичный вопрос: а как исправить? Пока из встречавшихся мне лучший пример бейджей, стимулирующих нетворкинг, — это бейджи с конференций TED.

В разные годы они выглядят по-разному, но всегда есть четкое описание того, чем человек занимается, о чем ему интересно поговорить. Взгляните на несколько примеров с просторов интернета:

Нетворкинговый формат сессии «бизнес-баня» вне основной программы

Я так и не попала на легендарную бизнес-баню, поэтому не знаю, была ли она так же хороша, как про нее рассказывают. Но есть один момент, который я считаю явной шишкой:

интерактивные сессии надо делать основой программы форума, а не дополнительной возможностью

Потребность многих участников подобного мероприятия — пообщаться, завязать полезные и вдохновляющие знакомства, получить знания, обменяться опытом, найти ответы на волнующие их вопросы.

Эти потребности основные, а не дополнительные. А значит и интерактивные сессии должны быть в рамках основной программы, а не поздно вечером после фуршета в виде подобия after-party.

Думаю, у организаторов была хорошая находка, но ее реализация была бы более эффективной либо в виде параллельного трека в середине дня, либо в несколько разных временных слотов. А так получилось, что те участники, которые рассчитывали на основную программу с 10 до 19 и по каким-то причинам не смогли остаться до 21:30, недополучили самого полезного интерактивного опыта.

Speed dating в обеденный перерыв

Для тех, кто хотел организованно нетворкиться в течение дня, вроде бы был предусмотрен формат «быстрых свиданий» во время обеденного перерыва. На мой взгляд, этот формат на РеФоруме «не взлетел». Не знаю, в чем был главный промах: в неверном тайминге, недостаточном пиаре возможности, в ведущем или еще в чем-то.

Нужно больше внимания организации интерактивов во время перерыва

Сама по себе идея быстрого нетворкинга в формате Speed Dating хороша, но в итоге было крайне мало участников, неудобное пространство и сумбурная организация всего процесса. Кроме того, мешала громкая музыка. Возможно, на этот интерактив нужна была такая же предварительная запись, как на бизнес-баню. Если у вас есть идеи, как заставить этот формат работать, буду рада комментариям!

Слайды англоязычных выступлений на русском языке с ошибками

Я ценю заботу организаторов о тех участниках, которые не говорят и не понимают по-английски. Но я искренне верю, что стоило поступить по-другому:

синхронного перевода более чем достаточно, а слайды следует оставлять оригинальными.

Во-первых, это помогает учить язык: я сама в далеком 2004-м начинала именно с этого, и чем больше я слушала презентации с англоязычными слайдами, тем больше мой мозг запоминал соответствия между русскими словами, воспринятыми на слух, и англоязычным переводом на экране.

Во-вторых, организаторы допустили несколько грубых ошибок в переводе. Одна из них расстроила особенно: выступление Джулии Джулиони было построено на идеях ее книги, которая уже издана на русском языке, а в слайдах перевод был неверный.

Джулия добавила элемент интерактива в свою презентацию, чтобы каждый участник с помощью раздаточного материала и небольшого упражнения сразу смог понять ее методику на практике. Но именно ключевой слайд, который объяснял смысл упражнения и давал главный инсайт, почему ее методика работает, был переведен с грубой ошибкой!

Вместо терминов «проспективный» и «ретроспективный» [разговор] на слайде появились выдернутые из контекста слова «предусмотрительность» и «непредусмотрительность» соответственно. Вдвойне обидно, потому что на площадке РеФорума были стопки книг Джулии на русском языке, и непонятно, почему нельзя было взять перевод из них. Естественно, сама спикер, не владеющая русским языком, не смогла отреагировать на замешательство в аудитории.

И, наконец, в-третьих: если уж организаторам сильно хочется помочь участникам с переводом, я бы рекомендовала не переводить слайды, а выдавать дополнительный раздаточный материал с переводом. Да, это дороже. Но это правильнее.

Только названия выступлений в программе

И, пожалуй, главная шишка РеФорума 2016 — это отсутствие конкретики в программе. Самый большой дискомфорт для меня как для участника вызывала невозможность сориентироваться по выступлениям, особенно, когда они шли в несколько потоков.

Критически необходимо писать в программе суть выступлений, хотя бы описание, тезисы, а не только тему

И в бумажной программе, и на сайте, и в мобильном приложении, и даже в видео-заставках перед самим выступлением было очень много информации о спикерах, их биографии, их бизнесе. И совсем ничего о том, что они собираются говорить.

Логично, что на таких бизнес-форумах личность спикера выступает главным продающим моментом. Но суть выступлений, хотя бы тезисно, обязательно должна быть представлена в программе.

Было сложно сориентироваться на параллельных треках, куда пойти, некоторые выступления в самой теме были заявлены интересно, а в итоге оказались совсем не о том. На одной из сессий я искренне пожалела, что пришла, потому что она не соответствовала заявленной теме, а выйти посреди выступления было уже неудобно.

Обманутые ожидания участников — верный путь к провалу всего мероприятия, и их не скрасят никакие нетворкинговые и развлекательные фишки.

Пожалуй, это САМОЕ главное. Если бы я была организатором и у меня была возможность улучшить только что-то одно к следующему РеФоруму, то обязательно это!

Стоит ли посетить РеФорум 2017?

На мой взгляд, это событие уникально для России и точно помогает вдохновлять людей на бизнес со смыслом.

Для меня самыми полезными стали выступления Джулии Джулиони, Рубена Варданяна, Алексея Васильчука из RESTart, дуэт Артема Степанова и Дмитрия Утробина из МИФа.

А панельная дискуссия, которую вел Андрей Шаронов из Сколково, стала лучшей панельной дискуссией за последние несколько лет: впервые я поймала себя на мысли, что мне не скучно и не хочется, чтоб дискуссия так быстро заканчивалась.

Любопытным опытом было знакомство с шаолиньским монахом Ши Синг Ми и приятно было видеть ребят из родной IT-отрасли.

Надеюсь, мой обзор фишек и шишек РеФорума не только поможет организаторам сделать свои события более комфортными и вовлекающими, но также вдохновит кого-то на участие в следующем РеФоруме. Ведь чем больше бизнеса со смыслом, тем лучше, не правда ли?