Зачем привозить в Пермь 50 иностранцев? Каждый год Miro собирается вместе на неделю: съезжаются все сотрудники из Сан-Франциско, Лос-Анджелеса, Амстердама и Перми, приезжают наши клиенты и пользователи, эксперты по agile и growth hacking, смешиваются культуры, команды и коктейли, и всю неделю мы знакомимся, учимся, планируем, празднуем победы и обсуждаем вызовы. Мы называем это событие Miro Summer Offsite.

На почве рефлексии после проведения такого непростого и увлекательного мероприятия у нас родилась MVP-версия нашего внутреннего Event Planning Playbook — страничка во внутренней базе знаний плюс online-доска с шаблонами для разных аспектов планирования и координации мероприятия. Частично публикую его здесь, чтобы каждый, кто проводит необычные события и хочет от них большего, мог воспользоваться или создать что-то похожее для себя.

Наш Playbook (как это слово правильно перевести на русский? Правила игры? Инструкция?) состоит из нескольких вводных кусочков и нескольких обязательных процессных.

Типы внутренних событий в Miro

Мы условно делим все внутрикорпоративные мероприятия, которые проводим у себя, на четыре типа:

1. Стретегические события (стратегические сессии, квартальные встречи по подведению итогов и объявлению планов, а также еженедельные Friday Wins);
2. Командные и обучающие события (еще некоторые из них мы называем коллаборативными, так как основная цель — кросс-командное взаимодействие. Это хакатоны, внутренние тренинги, воркшопы и т.п.);
3. Социальные события (тимбилдинги, праздники, вечеринки, спортивные события и мероприятия с участием семей сотрудников);
4. События для профессионального коммьюнити, например, разработчиков, дизайнеров (митапы, профессиональные конференции — они не совсем внутренние, так как открытые для внешних гостей, но мы их проводим в том числе и для своих).

Summer Offsite попадает сразу в несколько категорий. Основная — стратегическая, так как мы собираемся для подведения итогов полугодия и дальнейшей стратегии. Но параллельно с этим проходит большой трек обучающих сессий и каждый вечер дополняется вечеринками и спортом. Завершается неделя большим культурно-развлекательным мероприятием, например в 2019 году это был фестиваль под открытым небом.

Есть еще совсем внешние события, но это отдельная история.

С чего начать, если хочется организовать внутреннее мероприятие

Почти во всех проектах у нас есть такой процесс как kickoff — стартовый набор действий и «уставная встреча». Так и с мероприятиями: обычные ивенты требуют определенных подготовительных шагов за месяц до заветной даты самого события, а большие и требующие сложной логистики, как Summer Offsite, мы начинаем готовить за полгода.

Мы рекомендуем создать Miro-доску, используя готовые шаблоны, и часть подготовительного этапа проектировать на ней. Это помогает всем участникам процесса быть на одной волне и не упустить главного (а у нас они чаще всего находятся в разных часовых поясах на разных континентах, говорят на разных языках и быстрее договариваются благодаря визуальной, а не только текстовой информации).

Также нам помогает привычка вести заметки со встреч во внутренней базе знаний в Confluence — мы складываем их в одну папку с краткой страницей-паспортом проекта.

Стартовый процесс включает 7 обязательных шагов. Инициатор события проходит их сам или находит себе менеджера проекта и делегирет это частично или полностью ему.

1. Определить цели события
2. Согласовать со всеми стейкхолдерами бизнес-потребность в событии
3. Договориться о ролях в команде события
4. Набросать крупными мазками программу события
5. Решить, нужно ли перемещение участников / будет ли площадка в другом городе, стране
6. Оценить предварительный бюджет события
7. Провести стартовую встречу с стейкхолдерами события и теми, в чью роль входит управление проектом события

Теперь обо всем по порядку.

1. Определить цели события

Это самый главный этап. Прежде чем начинать делать любое внутрикропоративное мероприятие, нужно ответить себе на вопросы:

• Чего мы хотим добиться этим событием?
• Что поменяется после события (в результатах компании, в поведении людей, во внутренних процессах)?
• Как мы измерим успех события?
• Кто стейкхолдеры события и ключевые группы участников? Стейкхолдеры — это наиболее заинтересованные в событии люди или группы людей. Внутри компании это чаще всего лидеры функций, менеджмент или представители конкретной команды.
• Какой тип события из перечисленных выше больше всего подходит под обозначенные цели?

По нашему опыту, изменение в поведении людей — это самая важная для организаторов цель, без нее практически невозможно составить качественную программу и оценить это качество после.

Постановка целей — самый главный этап, который ни в коем случае нельзя пропускать или делать спустя рукава, отмахиваясь «да это и так всем очевидно, зачем это записывать». Практика показывает, что чем яснее цель, тем лучше результат и взаимодействие всех причастных.

На примере нашего Summer Offsite 2019 могу признаться: мы формулировали цели три раза. Сначала у нас была предварительная версия от команды проекта с «очевидными» целями, потом появились более конкретные формулировки после разговора со стейкхолдерами, а ближе к событию благодаря обратной связи от одного из наших лидеров появились поведенческие цели.

2. Согласовать со всеми стейкхолдерами бизнес-потребность в событии

Инициатор события не всегда понимает весь бизнес-контекст, а event-менеджер не обладает всеми ресурсами. Чаще всего у любого мероприятия есть «executive спонсор»: человек уровня топ-менеджмента, который как бы является внутренним заказчиком события. Разговаривая с таким человеком об идее события, важно оценить бизнесовую сторону, и тут помогают вопросы:

• Есть ли у бизнеса реальная потребность в этом событии? В чем она заключается?
• Какая дата события наиболее релевантна для удовлетворения бизнес-потребности?
• Есть ли какой-то бизнес-контекст (внутренние процессы, особенности отрасли, сезонность, тренды), который необходимо учесть при проведении события?
• Какие существуют другие (не событийные) способы для удовлетворения данной потребности бизнеса? После ответа на этот вопрос часто пересматривается необходимость события вообще или его бюджет, масштаб, количество участников.

Также мы на собственном опыте выяснили, что для нас очень важно определить пороговые значения бюджета, количества участников, времени на подготовку, проведение и пост-событийную работу. Разный порог требует разного количества вовлеченных со стороны бизнеса людей, разного уровня одобрений на ресурсы и решения и т.п.

3. Договориться о ролях в команде события

Мы в Miro используем почти во всех процессах планирования фреймворк RACI для описания ролей вовлеченных людей (не только в ивентах, а в том числе в квартальном OKR планировании, в проектной работе, в People Solutions Design и т.п.).

• Responsible — тот, кто отвечает за реализацию процесса/проекта или его части, «делает его руками».
• Accountable — главный ответственный за то, чтоб проект состоялся, «тот, кому больше всех надо». Иногда эта роль приходится на executive спонсора.
• Contributors — те, кто в проект вкладываются, но не отвечают напрямую ни за какую часть (ресурсами, мнением — формат «вклада» может быть разным).
• Informed — те, кому важно быть в курсе прогресса по проекту или кто будет пользоваться результатом, но кто непосредственно участия в организации не принимает.

В организации события я традиционно выделяю семь сфер:

1. работа с содержанием,
2. работа с пространством,
3. с участниками,
4. логистика,
5. финансы и администрирование,
6. работа с партнерами
7. и общее управление проектом и командой.

Мы в Miro адаптировали их под наш внутренний контекст. RACI на каждую сферу в организации события может отличаться, у нас только accountable остается везде один. Также различие ролей может быть связано с географией событий: локальные события организуют люди на месте, глобальные чаще координирую я или кто-то из executive team.

В Miro роли в организации события типа оффсайта выглядят примерно так:

PM — Project Manager, менеджер проекта
Отвечает за управление проектом (планирование, координацию всех участвующих сторон, согласованность действий с видением стейкхолдеров и т.п.) и за достижение целей события, сбор и организацию проектной команды.

AM — Agenda Manager, менеджер программы
Отвечает за дизайн программы (логику основных блоков, тайминг; для образовательных мероприятий — проектирование сессий, работу с внешними и внутренними спикерами).

VF — Venues & Facilities manager, менеджер площадки
Отвечает за пространство (все площадки и связанные с ними удобства, оборудование, навигацию, юзабилити, дизайн пространства, фото- и видео-съемку, работу с подрядчиками, покупку и доставку необходимых предметов, кейтеринг, декорации и мерч. Золотой человек!).

PC — Participants’ Communications coordinator, менеджер по работе с участниками
Отвечает за коммуникации и подготовку участников (объявления, ответы на вопросы, координацию до, во время и после события, подготовительные материалы, сбор и анализ обратной связи).

PLC — People Logistics Coordinator, менеджер по логистике
Отвечает за координацию всех перевозок и путешествий (билеты, визы, отели, суточные, такси, сим-карты и т.п.).

FA — Finance & Administration coordinator, координатор финансовой и административной части
Отвечает, как ни удивительно, за финансы и документооборот (бюджетирование, контракты, взаимодействие с бухгалтерией и юристами). В нашем случае большую часть работы берут на себя финансисты, но от имени команды проекта кто-то должен составлять бюджет, вместе с финансовой командой вести учет расходов и доходов и координировать бумажную работу с подрядчиками.

ER — External Relations manager, менеджер по работе с партнерами
Отвечает за все внешние взаимодействия с партнерами, спонсорами и т.п. Во внутрикорпоративных мероприятиях спонсоров обычно не бывает, но часто бывают партнеры, особенно если это событие для профессионального коммьюнити. В Summer Offsite прошлого года у нас были партнеры по обучению.

В наших реалиях стартапа один человек отвечает за несколько сфер и носит сразу несколько шапок. Это зависит от компетенций людей в нашей People-команде, от масштаба события (в подготовке маленького воркшопа все роли могут достаться одному человеку, а в большой технической конференции нужна целая команда). В Summer Offsite ключевая команда состояла из четырех человек:

• я отвечала за управление проектом, рабочую программу и работу с участниками;
• Ирина — за развлекательную программу, площадки, логистику, финансы и администрирование;
• Вера — за образовательную программу и работу с образовательными партнерами;
• Серега — за программу и коммуникацию внутреннего хакатона, который составляет 1/3 нашей оффсайт-недели.

Конечно, это не все люди, кто делает главное годовое событие на почти что 200 человек. Огромный вклад вносит команда Brand Design в работе с пространством и визуальной коммуникацией, американская часть People Team помогает по трэвелу и подготовке зарубежных участников, финансовая команда — по бюджетированию и администрированию, и много кто еще. Но accountable и responsible — эти четыре человека.

4. Набросать крупными мазками программу события

Разные события требуют разной степени проработки программы. Но в любом событии важно понимать, какая программа наиболее точно, как стрела, бьет в цель, которую вы поставили на первом шаге.

Под цель события и под бизнес-потребность мы выбираем контент, формат, планируем тайминг возможных элементов действия. Для kikoff-процесса важно не продумать программу до мельчайших деталей, а накидать «крупноблочно» основные идеи и связки между ними. Обычно мы отвечаем на четыре вопроса:

• Какой контент должен быть донесен до участников / создан совместно с участниками / обсужден во время события?
• Сколько времени мы готовы уделить самому событию?
• Какие из возможных форматов наиболее подходят под цель, бизнес-потребность и каждый кусочек / комбо из контентных задач?
• Как всё это действо согласуется в единую канву, так называемый event flow?

Если вы делаете большое образовательное событие, то после кикоффа стоит проработать программу детально, об этом есть большая серия постов в блоге.

Наш Summer Offsite — это неделя из рабочих, образовательных, тимбилдинговых и коллаборативных блоков.

5. Решить, нужно ли перемещение участников / будет ли площадка в другом городе, стране

• Кто будет путешествовать?
• Откуда куда?

В нашем случае travel — это важная статья расходов и критичный для всей логистики процесс, поэтому на входе важно определиться, хотя бы примерно, с основными потоками перемещения.

Вне зависимости от того, будете ли вы привлекать партнеров для организации перевозок и визовой поддержки, или делать все сами, важно учитывать запасное время на волокиту с визами, запасные ресурсы на отмененные, задержанные и пропущенные рейсы, запасные нервы на то, чтобы всех подбодрить, успокоить и самим не сойти с ума :)

6. Оценить предварительный бюджет события

Так же, как и с программой, работа над бюджетом в зависимости от масштаба и типа события будет отличаться. Но на этапе kickoff нужно посчитать хотя бы верхнеуровнево основные блоки расходов и общую сумму, чтобы стейкхолдеры могли принять решение о целесообразности вложений и спрогнозировать ожидаемый ROI. Мы также используем единый шаблон бюджета, чтобы взаимодействие с финансовой командой было эффективным.

7. Провести стартовую встречу со стейкхолдерами события и теми, в чью роль входит управление проектом

На стартовой встрече мы синхронимся с executive-спонсором, стейкхолдерами и командой проекта по всем шести предыдущим пунктам, предоставляя краткую и емкую информацию. Вносим правки, добавляем требования, которые могли ускользнуть в первом приближении, передоговариваемся о RACI.

Если инициатор события и Project Manager — не один и тот же человек, крайне важно проговорить вслух роли, таймлайн и взаимные обещания, правила коммуникации и измерения прогресса по ходу проекта, принципы принятия решений. Это заметно упрощает работу над событием после, когда каждый день и час будет на счету.

Конечно, весь этот kickoff-процесс не страхует от непредвиденных изменений, новых требований и форс-мажоров. Но он дает официальный старт проекту, помогает договориться по поводу целей и определиться с ресурсами. Он помогает нам синхронизировать усилия и взгляды. Он делает процесс организации событий более масштабируемым и прозрачным. А самое главное — то, что хоть как-то записано словами, можно редактировать и улучшать.