Около месяца назад я писала в рубрике «Энциклопедия форматов событий» о формате митапа (meetup). А теперь могу похвастаться: девятого ноября я провела первое такое событие сама!

Всё началось с той заветной мысли, которую вы только что прочитали в заголовке: «Допустим, у меня есть идея митапа. А дальше-то что?»

Если у вас возникала такая же мысль, как у меня, то эта статья для вас. Спешу поделиться опытом для начинающих организаторов.

В моей голове мысли о митапе неизменно крутились вокруг двух профессиональных сообществ: IT HR и event. Я сама работаю в сфере информационных технологий, и многие задачи на работе мы решаем именно через события. Хоть я и не называю себя HR-менеджером, но в мои функции входит многое из управления людьми, поэтому мне всегда было интересно встретиться с другими «человеко-менеджерами» из соседних IT-компаний.

К моему удивлению, оказалось, что многим коллегам по отрасли тоже давно хотелось встретиться, просто не находилось организатора и общей темы!

С чего начать в организации митапа

Если вы совсем-совсем никогда не организовывали митапы, то советую начать с небольшой разведки: спросить у друзей из этой области, есть ли что-то похожее из локальных событий. Если есть — сходить на другие встречи и посмотреть, как они устроены, что важно для участников.

Побыть участником, влезть в их шкуру.

И, что немаловажно, поговорить с ними как участник. Чтобы понять, зачем и почему люди приходят на подобное событие, чтобы подглядеть организаторские фишки и промахи, и чтобы потом сделать лучше.

Если нет похожих событий, то просто брать и делать самому так, как считаешь нужным.

Как оно получилось у меня с IT People Meetup

А получилось всё довольно быстро и стремительно. Я написала в Skype чат нашего IT HR сообщества ни к чему не обязывающее «Друзья, а как вы смотрите на то, чтоб встретиться?». Сразу же откликнулось человек семь-восемь, и я подумала: отличное начало, устроим душевный маленький междусобойчик.

Более того, мне сразу написали два человека, никак не связанные между собой, с предложением о партнерстве и помощи в проведении. На мой взгляд, это самый верный симптом необходимости митапа для уже существующего сообщества:

Раз люди активно реагируют на возможность встретиться, нужно немедля эту возможность для них создать.

Забегая вперед: собралось нас в итоге около 30 человек, и это без всякого продвижения.

Определиться с темой

Это, пожалуй, самый важный для митапа пункт. Нужна тема, на которую вам по-настоящему хочется поговорить. Вам и вашим участникам. Как мы уже выяснили из разбора формата митапа в Энциклопедии, участники всегда находятся в центре этого события. А значит, им должно быть действительно не всё равно, какая будет тема.

На нашем IT People митапе мы устроили голосование за тему первой встречи. Думаю, голосование — это удачное решение, так как оно позволило сразу собрать несколько потенциальных тем,  выявить наиболее интересную, а также по количеству проголосовавших понять, насколько вообще сообщество активно.

Мы совместили голосование с формой предварительной регистрации на митап, но об этом чуть ниже.

В итоге участники выбрали две темы с небольшим разрывом, и мы решили их объединить: сначала послушать доклад, а затем устроить дискуссию про тренды.

К слову, решение это все-таки было неудачным: оглядываясь назад, я могу с уверенностью сказать, что лучше выбрать одну тему и уделить ей побольше времени, чем по верхам пробежаться по двум.

Определиться со временем и местом

Тут все очень сильно зависит от вас. Митап — это гибкий формат, и вы можете его подточить под свои нужды. Он может быть и утренней встречей за завтраком, и вечерней за пивом и пиццей.

Я исходила, скорее, из своего ощущения времени, поэтому выбрала вечер буднего дня. В анкете, где были поля для регистрации и голосование за темы, я добавила вопрос, комфортно ли такое время митапа.

Анкета получилась сразу большая, но зато она помогла сразу и понять интерес к митапу, и собрать всю важную информацию, и передать ряд решений воле «коллективного разума», а самой сосредоточиться на других организационных моментах.

Вот как в итоге выглядела анкета:

С местом мне помогли со-организаторы, которыми в итоге стали ребята из кадрового агентства Алексея Сухорукова — собственно, сам Алексей и исполнительный директор агентства Антон Дурнецов. Мы выбрали зал с вместимостью 50 человек в инкубаторе новосибирского Академпарка, так как там было довольно гибкое пространство (стулья можно было расставить как угодно), была вся необходимая для доклада техника (проектор, экран, звук), и само место находилось в эпицентре айтишной жизни.

Найти помощников

У меня сразу появились помощники, я для этого ничего не делала, только объявила о своем желании организовать митап. Как уже писала выше, это верный признак того, что митап нужен, его ждут, и сообщество к нему готово.

Но не всегда может так удачно получиться с первого раза, поэтому советую добавить в анкету регистрации еще один вопрос: «Готов ли ты прийти чуть пораньше и помочь с подготовкой?». Мы это тоже сделали на всякий случай, и в итоге нам действительно пригодились 3-4 человека для подготовки стола и встречи гостей. Как правило, люди позитивно реагируют на просьбу помочь:

Спланировать подготовку

Про подготовку отдельно писать не буду, об этом уже сполна написано в блоге. Какие самые-самые важные моменты, на мой взгляд, именно для митапа:

• Коммуникации с участниками с момента регистрации (подтверждение о регистрации, информация о результатах голосования, апдейт по времени и месту встречи, ответы на вопросы);
• Если у вас есть спикер, то подготовка спикера (на моем первом митапе спикером была я сама);
• Логистика (организовать кофе-брейк, расставить мебель по местам, проверить технику);
• Оформление пространства (навигация, бейджи, велкам-слайд на проекторе).

И еще пару моментов хочется отметить особенно, на правах личных советов.

Контент важнее оформления

Если на первых порах приходится выбирать между тем, чтобы потратить ресурсы (время, деньги, силы) на подготовку доклада (поиск спикера, организацию дискуссии), и тем, чтобы оформить все красиво и вкусно, то я бы отдала предпочтение контенту.

Объединяющая участников тема и возможность пообщаться важнее, чем красивые бейджики, богатый стол кофе-брейка или ламинированные указатели на стенах.

Всё это потом приложится, если у митапа будет вторая, третья и сто десятая серия. А вот если на первой участникам уже сразу будет неинтересно, то, увы, второй серии может и не быть.

Взаимодействие с со-организаторами

С моими со-организаторами мы обменялись файликами, которые использовали в подготовке других событий. Определили таймлайн подготовки, распределили роли и ответственности, договорились о способах коммуникаций. Провели две подготовительные встречи.

В целом не скажу, что подготовка заняла много времени. Митап реально подготовить за неделю-две и почти все подготовительные работы можно сделать удаленно.

Из особенностей взаимодействия с со-организаторами: подпинывать друг друга — это must do. Так как подобное событие — не основное занятие для организаторов, то задачки выпадали из головы и у меня, и у моих партнеров. Но мы вовремя друг другу напоминали, и в итоге ничего не забылось.

И последнее, но самое важное: дать участникам понять, что это их событие

Митап — это событие ради сообщества. Поэтому, на мой взгляд, здесь очень важен дружественный стиль коммуникаций, быстрые ответы участникам. Да, с точки зрения эффективности проще сделать массовую рассылку писем. А вот с точки зрения коммуникаций с сообществом личное письмо всегда дает более приятный эффект.

Если к вам приходит по 50 человек на каждый митап, то, конечно, логичнее будет автоматизировать рассылку подтверждений о регистрации и других организационных писем. Но если ваша аудитория — человек 15-20, то задумайтесь: а даст ли рассылка такое же чувство приятной заботы, как это дает личное письмо?

В этот раз я всем писала лично, но использовала шаблоны. Зато если человек отвечал или задавал дополнительный вопрос в форме регистрации, я переходила на полностью персонализированное общение. Не могу быть на 100% уверена, что нашла золотую середину между автоматизацией и персональным сообщением, но конверсия ответов на письма была внушительной: чуть более 60%. Остальных пришлось «добивать» смсками.

Вот пара примеров писем, которые я посылала:

И второе:

А еще я считаю, что важно во время регистрации мягко, но настойчиво отказывать тем, кто не относится к сообществу. Внешние люди хороши в роли спикеров, если им действительно есть чем быть полезными для сообщества. А если они бесполезны и не относятся к этой сфере, то их присутствие делает встречу менее камерной, тусовку — менее «своей».

Итого:

1. Идем на разведку;
2. Узнаем об интересах сообщества;
3. Выбираем тему;
4. Определяемся со временем и местом;
5. Находим помощников;
6. Планируем подготовку с особым упором на коммуникации, контент, логистику и оформление пространства;
7. Любим своих участников и уделяем им максимум внимания!

В следующий раз напишу о способах выбора темы, нюансах выбора места проведения и о роли ведущего/модератора митапа. Если вам интересны еще какие-либо аспекты организации митапа с нуля, то не стесняйтесь, спрашивайте в комментариях.