Базовые принципы и порядок действий в управлении содержанием конференций

Продолжая уже поднятую тему: так с чего же начать и как не упустить главного?

В качестве простых гайдлайнов я всегда использую базовые принципы и опять же базовый порядок действий. Основы основ. Начнем с принципов.

Менеджер программы должен быть в состоянии сам провести каждую сессию конференции.

Менеджер программы должен быть человеком, обладающим знаниями и опытом по теме конференции, или, как минимум, имеющим целостное понимание этой темы.

Идеальная ситуация такова: при необходимости менеджер программы может заменить собой спикера, не нанеся ущерба целям конференции. Конечно, такая «необходимость» — это, скорее, форс-мажор, экстренный случай. Но в качестве проверки годности адженда-менеджера на свою роль спросите: а обладает ли он достаточным пониманием темы и достаточными знаниями, чтобы в случае чего спасти конференцию, да еще чтобы никому из участников в голову не пришло, что это задумывалось иначе?

Управление содержанием и составление программы конференции — это рациональный, логический процесс, схожий по своей сути с управлением проектами.

Для создания, подготовки и подачи качественной программы мало творческого подхода и вдохновения. Равно как и недостаточно одного лишь голого энтузиазма и желания нести сакральное знание в массы. Работа над программой требует профессионализма, управленческих и коммуникативных навыков в неменьшей степени, чем классический project management.

Успешная программа зависит от простых вещей:

грамотно и вовремя прописанных KPI’ев,
следования плану,
соблюдения дедлайнов,
разумно распределенного объема работы между всеми членами команды.

Увы, зачастую на бизнес-конференциях написанная за неделю до начала программа вообще никак не управляется и ее эффективность никак не измеряется.

Управление содержанием конференции начинается с понимания роли конференции в большем, чем она сама, контексте.

Настоящая конференция обладает некоторым эффектом сжатия и замкнутости, когда участники настолько глубоко погружаются в атмосферу, что весь остальной мир за пределами конференц-зала перестает на время для них существовать.

Однако мастерство agenda management’а заключается в том, чтобы вписать уникальное событие в нечто более широкое, чем оно само: согласовать содержание конференции с тем, что происходит в мире, городе, стране, отрасли, культуре компании или организации. У конференции должны быть свое место и своя роль в процессе обучения определенной группы людей.

Почему? Потому что сама конференция рано или поздно закончится. Участники рано или поздно выйдут из того пространства и того ритма, намеренно спроектированного командой организаторов, и окажутся в своей обычной жизни. А цели конференции должны достигаться в той самой обычной жизни, и зачастую на протяжении длительного времени.

Строгость и четкость в подготовке, внимание и признательность на событии.

Опыт успешных конференций показывает: чем строже и жестче менеджер конференции со всеми членами команды во время подготовки, тем легче, безболезненней и с большим удовольствием проходит сама конференция для всех участников и организаторов ;)

Соблюдение этих четырех принципов помогает, во-первых, всей команде организаторов понимать друг друга и суть того, что они делают. А во-вторых, задает необходимый настрой самому менеджеру программы. Качество — это всегда результат отношения, а именно на качество содержания и работает адженда-менеджер.

Ну и, наконец, порядок действий менеджера программы достаточно прост. Никаких нано-технологий и божественных откровений, голый project management:

В следующем посте как раз буду раскрывать секреты и делиться материалами по первому этапу: с чего начать создание программы, что делать шаг за шагом, какой чек-лист использовать — все только самое важное и применимое на практике.

Другие посты из серии:

Хотите разобраться в искусстве построения программы конференции более глубоко и детально?

Я консультирую организаторов индивидуально и помогаю им применить принципы и алгоритмы адженда-менеджмента на практике. Вместе с вами мы разберемся, как создать эффективную программу вашего события. Вот как это работает.

Когда я была руководителем всероссийского форума для студентов и выпускников технических специальностей Breakpoint 2016, нам необходим был человек, который мог бы дать выжимку по специфике проведения мероприятий для IT-шников, ну и концептуально, который бы мог дать фидбек на черновик нашей программы. Таким человеком оказалась Аня. Она и по профайлу нашей целевой аудитории смогла подсказать, основываясь на своем опыте, и дала честную обратную связь, всё аргументируя. Фидбеки, идеи, советы от Ани были очень полезны и повлияли на то, каким будет мероприятие в итоге. После этого опыта я часто читаю статьи на uxevent.com. Организовывая потом даже городские фестивали на 100 000 посетителей и антикоррупционные форумы, я продолжаю использовать логику построения программы, которую описывает Аня. А какие-то материалы на сайте становятся свежей почвой для размышления.

Анастасия Беляева

Руководитель всероссийского форума студентов и выпускников технических специальностей Breakpoint 2016. В настоящее время — Ведущий специалист по организации мероприятий проекта Общероссийского народного фронта «ЗА честные закупки»

(Visited 1 143 times, 1 visits today)

Поделись мнением в один клик! Было полезно?
Да Нет