Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 7

Последний шаг в создании программы конференции — это так называемая extra mile, которая вроде бы и не обязательная, но дает конференции ту самую изюминку, без которой она не была бы extraordinary.

Переводчик подсказывает мне, что extraordinary означает «экстраординарная», «необычная», «незаурядная», «выдающаяся», «удивительная», «исключительная».

Вам бы хотелось слышать именно эти слова от участников, описывающих вашу конференцию?

Шаг 7. Как добавить в свою конференцию изюминку

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 7

Есть ли какие-то традиции, связанные с конференцией, с участниками, культурой, компанией/организацией, индустрией? Каким образом они включены в содержание конференции?

Иногда это общие шутки, мемы, персонажи, общеизвестные кейсы, ставшие практически анекдотами.

Иногда это традиционные форматы сессий и активностей за пределами сессий: награждения, розыгрыш сувениров, голосования за лучшего спикера, конкурс на лучший вопрос и т.п.

Иногда это вполне конкретные приемы, связанные с правилами работы участников в группе.

У нас в Improve Group, например, есть правило зеленой свиньи, помогающее нам более эффективно модерировать работу большой группы, где каждому есть что сказать по обсуждаемому вопросу: у кого в руках мягкая игрушка-свинья, тот и говорит. Вроде бы мелочь, а помогает справляться с жаркими дискуссиями, не устраивать балаган.

На некоторых конференциях AIESEC были традиции устраивать игры в «секретного друга» или «мафию», которые помогали делегациям из разных городов познакомиться в течение конференции и весело провести время.

На ИТ-конференции CodeFest в Новосибирске есть традиционный виски-end как общее празднование завершения дня, а в велкам-пакетах уже пятый год подряд присутствуют подарочные чпокпоинты.

Возможно, в вашей компании или отрасли тоже есть похожие традиции, правила, фишки? Подумайте, как органично включить их в содержание вашей конференции.

Ключ к успеху — найти что-то знакомое всем, объединяющее ваших участников.

Не стоит выдумывать и навязывать «традиций», которые на самом деле никогда традициями не были.

Исходя из посыла и метафоры, какая будет поддерживающая тематика конференции?

На втором шаге мы продумали метафору, поддерживающую ключевой посыл конференции. Но сделать так, чтобы поддерживающая метафора проходила красной нитью через всю программу конференции — это настоящее искусство. В свое время, работая в AIESEC, я больше всего вдохновлялась именно этой частью процесса подготовки программы.

Квест заключается в том, чтобы символическое изображение ключевого мессаджа стало частью антуража всей конференции.

Например, моя первая конференция в AIESEC была посвящена командообразованию, и основной мессадж заключался в том, что для победы все мы (участники) должны каждый выложиться по максимуму, но работать вместе, согласованно, как футбольная команда. Ведущий конференции был одет в футбольную форму и на открытие вышел с мячом, а каждый спикер в своем выступлении так или иначе использовал аналогию с футболом. На перерывах кто-то задурялся с мячом в мини-футбол прямо в зале. Прошло больше десяти лет, а я помню это до сих пор. Хотя это была лишь одна из 64 конференций в моей жизни.

Какие элементы, не относящиеся непосредственно к материалу конференции, могут усилить внутреннюю сюжетную линию, помочь создать необходимую атмосферу, повлиять на активность участников?

Теперь, находясь в финальной точке подготовки программы конференции, оглянитесь назад и представьте: всё, что вы придумали, происходит на самом деле. Поставьте себя на место участников, подумайте, где бы вам было тяжело следовать выбранным форматам сессий, когда вы бы захотели отдохнуть, а когда — больше пообщаться с другими участниками.

Возможно, в вашей программе нужно добавить кофе-брейков? Или обозначить особое пространство для нетворкинга? Или не хватает чего-то бодрящего во второй день после обеда, чтоб настроить участников на рабочий лад? Или для усиления выбранной тематики можно расклеить по всему конференц-залу цитаты великих людей, подходящие по теме? А может, печенье в форме футбольных мячиков на кофе-брейке поможет поддержать ключевой посыл выступления спикера и добавит немного фана в серьезный бизнес-контекст его презентации?

Инструментов множество, дайте волю вашей фантазии, привлекайте команду организаторов и самих спикеров к тому, чтобы сделать вашу конференцию не одной из многих, а по-настоящему особенной.

 

На этом долгий этап проработки программы заканчивается. В зависимости от масштаба конференции он может занимать от двух недель до 2-3 месяцев, и многое приходит с опытом.

Еще я заметила на собственном опыте, что программа всегда создается итеративно: даже пройдя все семь шагов, так или иначе возвращаешься на каждый из них, что-то корректируешь по ходу, где-то убираешь лишнее, где-то добавляешь неучтенное. Это нормально. Главное в этой технологии — пройти все семь шагов, не меняя их изначального порядка.

А что дальше?

Когда вся логика продумана и прописана, остается, собственно, воплотить её в жизнь: дальше следует подготовка донесения программы, то есть работа со спикерами.

Процесс управления программой конференции.

Я уже много писала об этом этапе в блоге, и в рамках целостного подхода к адженда-менеджменту советую начать с поста о таймлайне подготовки спикеров.

 

Другие посты из серии:

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 1
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 2
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 3
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 4
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 5
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 6
Основы управления содержанием конференции. Прелюдия
Базовые принципы и порядок действий в управлении содержанием конференций
Роль менеджера программы (agenda manager) конференции

 

Хотите разобраться в искусстве построения программы конференции более глубоко и детально?

Я консультирую организаторов индивидуально и помогаю им применить принципы и алгоритмы адженда-менеджмента на практике. Вместе с вами мы разберемся, как создать эффективную программу вашего события. Вот как это работает.

Когда я была руководителем всероссийского форума для студентов и выпускников технических специальностей Breakpoint 2016, нам необходим был человек, который мог бы дать выжимку по специфике проведения мероприятий для IT-шников, ну и концептуально, который бы мог дать фидбек на черновик нашей программы. Таким человеком оказалась Аня. Она и по профайлу нашей целевой аудитории смогла подсказать, основываясь на своем опыте, и дала честную обратную связь, всё аргументируя. Фидбеки, идеи, советы от Ани были очень полезны и повлияли на то, каким будет мероприятие в итоге. После этого опыта я часто читаю статьи на uxevent.com. Организовывая потом даже городские фестивали на 100 000 посетителей и антикоррупционные форумы, я продолжаю использовать логику построения программы, которую описывает Аня. А какие-то материалы на сайте становятся свежей почвой для размышления.
  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

Добавить комментарий