Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 6

Шестой шаг — предпоследний в серии постов о создании программы конференции. На пятом шаге мы составили расписание сессий, теперь пришло время организовать их подготовку. Потому что хоть вы и отвечаете за программу как адженда-менеджер, на самом деле роль проведения сессий отводится спикерам: докладчикам, фасилитаторам, модераторам, экспертам — как ни назови их, а роль у них одна: донести содержание конференции до участников.

А вот правильно организовать работу во время подготовки сессий — это как раз задача адженда-менеджера.

Тот тип конференций, о которых я пишу, возможно, никогда не встречался вам, потому что большинство отраслевых и бизнес-конференций делаются в России на довольно низком уровне с точки зрения построения программы.

Но если вы действительно хотите добиться результата вашим событием, то вам просто необходимо качественно подготовить тех, кто будет доносить все знания, передавать новое отношение или формировать навыки.

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 6

Шаг 6. Как организовать подготовку сессий

Задача этого шага — определить, каким образом вы как адженда-менеджер будете управлять процессом подготовки сессий. Для этого по традиции задайте себе несколько ключевых вопросов:

Каков будет формат каждой сессии?

На пятом шаге вы уже предварительно подумали над форматами сессий, теперь пришло время определиться наверняка и поставить задачу каждому спикеру. Важно, чтобы спикерам досталось не только описание целей и длительности их сессий, но и рекомендации или четкие инструкции по формату.

Форматов сессий существует великое множество, и если вам до сих пор кажется, что доклады с презентациями — единственно верный способ донесения информации, то вот вам в помощь копилка форматов событий и сессий.

Почему формат определяет адженда-менеджер, а не каждый спикер самостоятельно? Потому, что правильная комбинация форматов как раз и составляет правильную программу конференции.

Помните, во время третьего шага мы прописывали conference flow? Мы продумывали, как помочь участникам переварить материал конференции в нужном порядке. Чередование разнообразных форматов сессий — как раз один из главных инструментов адженда-менеджера, и не стоит отдавать его на откуп спикерам.

В каком виде спикеры должны предоставить результат подготовки?

Адженда-менеджер задает требования к процессу подготовки. Сколько у вас есть времени на подготовку спикеров? Насколько они опытные? Работают они индивидуально или какие-то сессии модерируются в паре? Ответив на все эти вопросы, примите волевое решение и потребуйте от спикеров предварительной подготовки к конференции. Чтобы все подготовились на одинаковом уровне, составьте шаблон плана сессии (или возьмите готовый).

Наличие заполненного шаблона будет для вас гарантией, что спикер не сядет собирать в кучку материал для своей сессии в ночь перед выступлением. Выдайте шаблон во время распределения сессий между спикерами, проговорите четко дедлайны, когда вы ждете от них заполненный шаблон.

Какие бывают шаблоны плана сессии?
  • Самый распространенный «план» сессии — тема и тезисы выступления. Но открою вам страшную тайну: это все полная фигня. Ниже объясню, почему.
  • Иногда организаторы просят спикеров подготовить что-то более похожее на настоящий план, отметив, сколько времени будет уделено каждому из тезисов. Уже лучше, но все равно фигня.
  • Дотошные организаторы просят спикеров подготовить не только план сессии, но и презентацию всего выступления, которую необходимо выслать за неделю до начала конференции. В таком случае вы ограничиваете всех спикеров: у каждого из них обязана быть презентация, хотя какие-то сессии идут «на ура» с флипчартами. Это лучше, чем два предыдущих варианта, но проконтролировать готовность по презентации довольно сложно. Хорошо подготовленные слайды не гарантируют того, что сессия впишется в conference flow и задаст нужную атмосферу в зале.

Я считаю, что всему этому безобразию есть достойная альтернатива, которая на моем опыте всегда работала безотказно и помогала подготовить спикеров на самом высоком уровне.

Тезисы vs аутлайн (outline) сессии

Чтобы научить вас делать действительно выдающиеся конференции, мне придется подорвать все основы. А именно веру организаторов конференций в универсальность такого приема в работе со спикерами, как формулировка темы и тезисов выступления.

Не просите спикеров высылать вам тезисы их докладов. Они не работают. Они вообще вам не нужны.

То, что вам важно и нужно — это продуманный flow каждой сессии, потому что вам надо связать их в единый flow всей конференции. Тезисы не помогают понять flow сессии. Поэтому вам нужны не тезисы, а полноценный аутлайн.

Что такое аутлайн и чем он отличается от темы и тезисов?

Во-первых, это подробный план сессии: что, когда и, главное, зачем происходит, какие для этого нужны материалы.

Во-вторых, это практически раскадровка действия, которое планирует спикер на свою сессию. А значит по аутлайну можно понять, достигает ли сессия поставленной цели, и дать конструктивную обратную связь во время подготовки.

Проще всего объяснить на примере моего любимого шаблона аутлайна сессии. Вот так выглядит пустой, незаполненный шаблон:

Шаблон аутлайна сессии для конференции (пустой)

(открыть шаблон в формате pdf целиком можно здесь)

Каждое поле заполняет ответственный за подготовку сессии (спикер, фасилитатор, модератор). Если с таким шаблоном люди имеют дело впервые, рекомендуется выслать предзаполненный аутлайн с примерами:

Шаблон аутлайна сессии для конференции (пример заполнения)

(открыть пример заполненного шаблона в формате pdf можно здесь)

Заполнение такого шаблона требует времени и тщательной подготовки. Возможно, вам понадобится несколько раз объяснить спикерам, зачем это нужно.

Такой процесс подготовки аутлайнов — это залог управляемости всей конференции.

Поэтому не ленитесь и не давайте лениться своей команде. Ведь в итоге вас ждет приятная конференция с максимально подготовленными сессиями — как говорится, тяжело в учении, легко в бою!

И, наконец, последний вопрос, который адженда-менеджер должен задать себе на шестом шаге:

Каковы минимально допустимые стандарты качества подготовки сессий?

Нечетко сформулированные ожидания — самый короткий и верный путь к разочарованиям. Но вам ведь хочется не этого?

В самом начале подготовки проговорите с каждым спикером, каковы ваши ожидания, задайте стандарты качества, покажите пример хорошо подготовленного плана сессии и плохо подготовленного. Несколько раз проговорите ключевые дедлайны. Золотое правило, которое я вынесла для себя из многолетнего опыта работы с международными командами —

Common sense is not that common.

Поэтому берите на вооружение предложенные шаблоны и делайте выдающиеся конференции!

Получить редактируемые шаблоны аутлайнов в формате docx можно, оставив комментарий к этому посту. По традиции бесплатно, по традиции обещаю уважительно относиться к персональным данным и не спамить. Я тоже не люблю бессмысленные рекламные письма ;)

 

Другие посты из серии:

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 1
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 2
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 3
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 4
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 5
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 7
Основы управления содержанием конференции. Прелюдия
Базовые принципы и порядок действий в управлении содержанием конференций
Роль менеджера программы (agenda manager) конференции

 

Хотите разобраться в искусстве построения программы конференции более глубоко и детально?

Я консультирую организаторов индивидуально и помогаю им применить принципы и алгоритмы адженда-менеджмента на практике. Вместе с вами мы разберемся, как создать эффективную программу вашего события. Вот как это работает.

Мы разрабатывали программу всероссийского форума для молодежи и дважды советовались с Аней по программе и по профайлу спикеров. Аня уважительно относится к любым идеям и проделанной работе, но дает честную обратную связь, при этом хорошо аргументирует, что дарит комфорт общения и работы. Что очень важно, она замечает мелкие детали по программе и работе, которые не заметны на первый взгляд. Нам очень помогло структурирование смысловых блоков в программе и вариации форматов сессий для эмоционального баланса наших участников. Рекомендации Ани были очень полезны и повлияли на то, каким будет форум в итоге.
  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

36 Comments

  1. Анна, благодарю Вас за новый взгляд на организацию событий. Материал мега полезный даже для опытных специалистов. Делитесь ли Вы своими знаниями оффлайн? Буду благодарна за материалы.

    Reply
    • Анастасия, спасибо! Материалы на почту отправила. Знаниями оффлайн тоже иногда делюсь, зависит от формата. А вам какой обмен знаниями был бы интересен?

      Reply
  2. добрый день, Анна!
    Организация конференций для меня — новое и очень серьёзное дело, я очень волнуюсь и полностью разделяю ваш подход к тому, что вы делаете.Работа должна быть выполнена на самом высоком уровне! Хотела бы попросить выслать редактируемые шаблоны аутлайнов. Заранее спасибо! Очень Важно и интересно Вас читать!

    Reply
    • Алла, здорово, что еще предстоит открыть для себя мир организации мероприятий. Удачи и успехов в этом деле! Пусть мои шаблончики помогут в работе. Заглядывайте еще :)

      Reply
  3. Аня привет! хочу получить шаблоны, чтобы подготовиться к планируемому в нашей компании мероприятии. Хотим провести все на достоенном уровне. Как не надо уже видели))теперь хотим сделать все на отлично

    Reply
  4. Добрый день!
    Спасибо за статью. Некоторые моменты было бы интересно попробовать и в своих мероприятиях.
    Могли бы Вы выслать шаблоны аутлайнов?
    Спасибо!

    Reply
  5. Анюта! Ваша публикация так вовремя мне в руки попала! Cпасибо! Очень помогает структурировать процесс подготовки к конференции!Занимаюсь подготовкой спикеров, а тут такое подспорье! Вы — большой молодец!

    Reply
    • Сафия, рада помочь! Что за конференция, если не секрет? Будет здорово, если поделитесь опытом! Шаблончик на почту сейчас прилетит :)

      Reply
  6. Здравствуй, Аня! Материал очень интересен, пролил свет в моем темном тоннеле подготовки региональных мероприятий, в которые пришлось окунуться в этом году впервые! Очень хочется, чтобы всё прошло на высшем уровне, внести что-нибудь необычное и современное в наши традиционные мероприятия. Огромное спасибо!

    Reply
  7. Интересный материальчик :)
    Хоть и не занимаюсь сейчас подготовкой конференции, но прочла с удовольствием.
    Есть о чем подумать при подготовке спикера и организации мероприятия, как такового.
    Спасибо :)
    Ну и, наверное, попрошу тоже шаблончики в почту. Пусть будут.
    Заранее благодарю!

    Reply
    • Оксана, спасибо за комментарий! «Есть о чем подумать» — это как раз тот эффект, которого хотелось достичь этой серией статей. Шаблончики аутлайнов отправила на почту, пусть будут :)

      Reply
  8. Аня, хочу во-первых, поблагодарить вас за один из самых полезных и содержательных ресурсов для организаторов конференций, какой я нашла за последние несколько дней усиленной подготовки к написанию плана по организации конференции. Я работаю более 5-ти лет в сфере ИТ, но организация конференций для меня — новый и серьёзный челендж, я очень волнуюсь и полностью разделяю ваш подход к тому, что вы делаете: всё должно иметь высшую цель и работа должна быть выполнена на самом высоком уровне! И, да, вы перевернули моё сознание о некоторых ключевых вещах в организации ивента, это здорово! Во-вторых, хотела бы попросить выслать редактируемые шаблоны аутлайнов. Заранее благодарю! Буду с удовольствием Вас читать и вдохновляться!

    Reply
    • Юлия, ваши слова — такой бальзам на мое сердце, большое вам человеческое спасибо! Я до сих пор жутко волнуюсь перед каждой конференцией, будь я участник, организатор или спикер, так что очень вас понимаю. Всё предусмотреть невозможно, поэтому я и предпочитаю такой подход «глубокого» планирования: пусть что-то где-то не сработает из-за форс-мажоров или других внешних причин, но зато у участников точно останется ощущение целостности всей конференции благодаря продуманной программе, запомнятся яркие детали, которые работают на общий мессадж. Про перевернутое сознание хотелось бы услышать поподробнее :)
      P.S. Шаблоны аутлайнов отправляю на почту.

      Reply
  9. Аня привет! хочу получить шаблоны, чтобы подготовиться к страт сессии у себя в компании. и очень хочу чтобы это все прошло воодушевляюще. потому что «на меньшее я не согласен».

    Reply
    • Аня, я тоже использую эти же шаблоны для подготовки стратсессий, и мне они кажутся удобными. Я такой человек, которому надо всё продумать заранее, поэтому они помогают. Надеюсь, тебе тоже помогут! Отправляю на почту.
      А в какой сфере, если не секрет, ты работаешь? Кто у вас готовит и проводит стратсессии, можешь поделиться опытом?

      Reply
  10. Я вот тоже сейчас готовлю конференцию, которая будет касаться всего спектра труб на современном рынке. Это первый мой подобный опыт. Очень волнительно, но уверенна, что все пройдет хорошо.

    Reply
    • Елена, всё получится! Всегда волнительно, даже когда не первый раз. Я сама до сих пор всегда очень волнуюсь перед любым событием :) Вместе с чеклистами для работы с ведущим отправляю и шаблоны из этого поста одним письмом. Надеюсь, они пригодятся!

      Reply
    • Вот для отчёта — да, тезисы помогают. Спасибо за пример, Галина! Тезисы также удобно размещать на сайте конференции или в анонсах, рассылках для продвижения конференции и привлечения участников. Но, увы, для подготовки и тем более для управляемой подготовки спикера список тезисов почти не помогает. Только если спикер очень опытный и ему и так никакая помощь в подготовке не нужна.

      Reply
      • Аня, есть опытные деятели (крепкие хозяйственники, как я их называю), но не ораторы. Им будет полезен, наверное, план выступления. Посоветуй, пожалуйста, как готовить к первому выступлению человека никогда ранее не выступавшему. Может отдельный пост сделаешь?

        Reply
        • Да, тут, пожалуй, надо писать отдельный пост, а то и серию :) Ораторских приемов и техник очень много, я и сама не о всех знаю. Но, думаю, могу написать что-то вроде советов для начинающих, примеров структуры выступления. Постараюсь к выходным собрать материал для нового поста.

          Reply
          • О, это будет чудесно! Возвращаясь к семинару, который мы провели в рамках нашей 2-дневной конференции, из 5 выступавших один подготовил презентацию, у одного были тезисы, ещё один рассказывал, как на душу легло, двое воспользовались флипчартом. Разбить аудиторию на несколько мини-групп не удалось, возгласы: «давайте так поработаем, с места». Опыт обнадёживающий, будем продолжать. Мне понравилось, участникам то же.

            Reply
  11. Не знаю как я смогу это использовать, но по моему интересно и практично. Насчет тезисов и тем, точно они ни как не помогают.

    Reply
    • Олег, шаблоны аутлайнов улетели к тебе на почту. Надеюсь, пригодятся! Я иногда лично для себя продумываю и прописываю разные мини-события, которые происходят у нас внутри компании. Всякие групповые работы, ассессмент-центры, мозговые штурмы. Особенно часто подробный аутлайн помогает мне, когда время ограничено и надо хорошенько смодерировать дискуссию. Ну и для выступлений на аудиторию, презентации, тренинги — само собой.

      Reply
  12. Сейчас занимаюсь подготовкой 2-дневной конференции, нахожусь в Калининграде, а мероприятие будет в Москве. Готовлю его не в одиночку, конечно. Вернулась к этой теме, представленной Аней, чтобы подготовить первый день, который будет для нас новинкой. Хочу осуществить семинар-практикум для региональных активистов, пригласив несколько спикеров, наших самых опытных и продуктивных региональных лидеров. Надеюсь, что идеи, представленные Аней мне очень помогут в подготовке и осуществлении задуманного семинара. К тому же, у нас впервые будут настоящие зарубежные участиники.

    Reply
    • Галина, то что ты пишешь — это очень круто! Если не секрет, на какую тему конференция, сколько планируется участников? Если могу быть полезна чем-то еще кроме постов и шаблонов, буду рада помочь. Шаблоны аутлайнов отправила тебе на почту.

      Reply
      • Аня, это конференция общественной организации «НЕФРО-ЛИГА». Традиционно имеет большой «медицинский» блок. Будет отчётно-выборная конференция. Новинка этого года — семинары по обмену опытом с представителями аналогичных организаций из нескольких европейских стран. Плюс, практикум для руководителей рег. отделений нашей организации. Темы: взаимодействие с органами власти, работа в общественных советах. Думаю, что важно обсудить окружение конкретно нашей НКО, понять, как строить работу в регионах. Спасибо за шаблонs, получила.

        Reply
        • Звучит интересно. Хоть я и далека от медицины, но с НКО знакома не понаслышке. Думаю, всё получится, практические блоки конференций — это, как мне кажется, то, чего много в каких отраслях не хватает.

          Reply

Leave a Comment.