Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 5

В процессе создания программы конференции, о котором уже было написано немало, всего семь шагов, и мы уже подбираемся к последним, самым простым шагам. За четвертым шагом, в котором мы научились выделять смысловые блоки, следует пятый:

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 5

Как вы могли догадаться, многие организаторы конференций думают, что именно в пятом шаге и заключается создание программы. Расписание, повестка дня, адженда — как ни назови, именно этот продукт процесса создания программы конференции увидят участники и спикеры на сайте события, на экране в конференц-зале, на промо-материалах.

Но даже такую простую задачу необходимо сделать по уму. Давайте разбираться, как именно это делается.

Не надо быть семи пядей во лбу, чтобу понять из предыдущих постов серии: за расписанием конференции стоит огромная работа, и только проделав ее, вы получите не просто список докладов и время их начала/окончания, а полноценную программу конференции, работающую на достижение ваших целей и вовлекающую участников.

Шаг 5. Как правильно составить расписание сессий

Какие же вопросы необходимо задать себе именно на пятом шаге? Как обычно, ничего сверхъестественного, но эти простые вопросы помогают сэкономить время и структурировать работу адженда-менеджера.

Какие сессии будут в каждом смысловом блоке?

Для начала возьмем те смысловые блоки, которые у нас получились на предыдущем шаге, и выпишем темы сессий исходя из материала, который на них должен доноситься.

Сессия — это общее название для самой мелкой единицы дробления программы.

Сессии — это атомы программы, смысловые блоки — молекулы, а сама программа — функциональная клетка.

Обычно на бизнес-конференциях сессии представлены в виде докладов, мастер-классов, круглых столов или панельных дискуссий. Бывают и другие форматы, но в данный момент это неважно. Все это мы объединяем под общим названием «сессии», и необходимо определить, какие и сколько сессий должны быть внутри каждого блока, чтобы цель блока была достигнута.

Какие сессии идут параллельно для разных треков, какие совместно?

Будут ли все сессии идти последовательно или какие-то потребуют разделения аудитории на группы? Если в шаге №1 вы определили, что по профилю участники органично делятся на два параллельных трека, то при планировании сессий необходимо четко прописать, какие между треками есть пересечения. Даже если эти пересечения представляют собой только обеды и кофе-брейки :)

Каков планируемый результат каждой сессии?

Так же, как и со смысловыми блоками, пропишите, каков желаемый исход каждой отдельной сессии. Главное правило формулировки результата:

В предложении должен быть явно выражен субъект действия, а глагол, обозначающий действие, должен быть употреблен в совершенном виде.

Правильно: «Участники запомнили основные тренды в области разработки мобильных приложений».

Неправильно: «Рассказать про основные тренды в области разработки мобильных приложений».

Результатами, которые сформулированы неправильно, практически невозможно управлять. Не вам проводить сами сессии, помните это. Сессии будут проводить спикеры, ваши докладчики, поэтому чем четче и яснее будет сформулирован требуемый результат, тем проще будет контролировать и оценивать успешность работы спикера.

Какие знания/навыки/отношения должны быть донесены внутри каждой сессии?

Вопрос, который поможет сформулировать желаемый результат каждой сессии, а вместе с тем упорядочить материал всей конференции. Логическое разделение на знания, навыки и отношения взято мной из области бизнес-тренингов. Знание — это информация, которую необходимо донести до участников. Навык — это умение, которое требуется не только объяснить, но и потренировать на практике.

Конференции редко когда располагают достаточным временем для того, чтобы тренировать навыки, обычно навыки развиваются именно на тренингах. Однако кроме знаний (непосредственно информации) конференции ценны тем, что могут сформировать отношение аудитории к определенному вопросу.

Наиболее запоминающимися становятся выступления спикеров, которые привнесли что-то новое, вдохновили, удивили, заставили участников по-иному взглянуть на существующее положение вещей или популярную проблему.

Какова длительность и формат каждой сессии?

Теперь, когда вы точно знаете, какой материал необходимо подать на каждой сессии и какого результата достигнуть, пора распределить драгоценные минуты между ними.

Ошибкой будет разделение времени между всеми спикерами поровну. Вы проводите конференцию не для спикеров и не для удобства верстальщика раздела «расписание» на сайте конференции. Выделите каждой сессии столько времени, сколько необходимо для достижения желаемого результата. Здесь же вы можете предварительно подумать над форматом ключевых сессий.

Логично, что мастер-класс или пленарная дискуссия займут больше времени, чем лекция. Ведь более 20 минут аудитория не может сфокусироваться исключительно на слушании лекции, а в той же пленарной дискуссии может не хватить и часа для того, чтобы каждый эксперт мог ответить на все вопросы из зала.

Как называется каждая из сессий?

Вот теперь, когда все на месте, пора утвердить названия сессий и верстать расписание. Вершина айсберга готова!

 

Работа над сессиями — это непосредственная обязанность адженда-менеджера. Чем подробнее проработан пятый шаг, тем более четкий ожидаемый результат стоит как задача перед спикерами. В идеале спикеры подбираются только после того как завершен этот шаг: теперь вы уже точно знаете, что ваша конференция работает на поставленные цели, и понимаете, в какой момент программы какой тип спикера будет более целесообразен.

Однако на этом работа со спикерами не заканчивается, а только начинается. Чуть подрообнее о том, что еще необходимо подготовить адженда-менеджеру перед тем как передавать программу в руки спикеров, будет как раз в следующем шаге. А всего их осталось два, так что мы с вами практически на финишной прямой!

 

Другие посты из серии:

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 1
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 2
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 3
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 4
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 6
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 7
Основы управления содержанием конференции. Прелюдия
Базовые принципы и порядок действий в управлении содержанием конференций
Роль менеджера программы (agenda manager) конференции

 

Хотите разобраться в искусстве построения программы конференции более глубоко и детально?

Я консультирую организаторов индивидуально и помогаю им применить принципы и алгоритмы адженда-менеджмента на практике. Вместе с вами мы разберемся, как создать эффективную программу вашего события. Вот как это работает.

Когда я была руководителем всероссийского форума для студентов и выпускников технических специальностей Breakpoint 2016, нам необходим был человек, который мог бы дать выжимку по специфике проведения мероприятий для IT-шников, ну и концептуально, который бы мог дать фидбек на черновик нашей программы. Таким человеком оказалась Аня. Она и по профайлу нашей целевой аудитории смогла подсказать, основываясь на своем опыте, и дала честную обратную связь, всё аргументируя. Фидбеки, идеи, советы от Ани были очень полезны и повлияли на то, каким будет мероприятие в итоге. После этого опыта я часто читаю статьи на uxevent.com. Организовывая потом даже городские фестивали на 100 000 посетителей и антикоррупционные форумы, я продолжаю использовать логику построения программы, которую описывает Аня. А какие-то материалы на сайте становятся свежей почвой для размышления.
  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

Добавить комментарий