Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 4

Вот мы уже добрались до медианы всего процесса создания программы конференции: четвертый шаг из семи посвящен разбивке всей программы на смысловые блоки.

7-shagov-design-programmy-konferencii-4

Почему этого нельзя было сделать с самого начала?

Так поступают только неопытные организаторы, которые действуют от частного к общему вопреки главному правилу создания программы конференции.

Мы часто забываемся или зарываемся в другие дела, поэтому при составлении программы идем по пути, требующему наименьшее напряжение мысли: сначала накидываем темы докладов, которые по нашему представлению могут быть интересны участникам (или на которые нам легко найти спикеров). Потом смотрим на всю эту кучу и упорядочиваем ее в два-три-четыре смысловых блока, группируя похожие темы.

Но такой подход в корне неверен. И более того, он не гарантирует ни вовлеченности участников, ни того, что они действительно усвоят материал, ни тем более отдачи — восхищенных отзывов, высоких продаж сувенирки, упоминаний в соцсетях и других медиа — ни-че-го. А вы разве делаете конференции для того, чтобы получить в итоге ничего?

Предсказуемость и управляемость результата конференции достигается благодаря последовательному созданию программы от общего к частному.

Поэтому не торопитесь с темами докладов, до них мы еще дойдем.

На первом шаге вам стали ясны бизнес-цели конференции, вы поняли, ради чего и для кого делаете конференцию.

На втором шаге вы сформулировали ключевой мессадж конференции и придумали, как его донести до участников.

На третьем — проработали сюжетную линию конференции, логику подачи материала и то, как поддержать энергичность участников на протяжении всего события.

Только теперь пришло время взять эту сюжетную линию и поделить ее на программные блоки (секции).

Шаг 4. Как выделить смысловые блоки в программе конференции

Если вы качественно проработали предыдущие три этапа, то и четвертый не должен составить труда.

Исходя из выбранной сюжетной линии, на какие смысловые блоки разбивается содержание конференции?

Описанная в сюжетной линии логика и структура подачи всего материала уже предполагает общий вектор программы. Теперь необходмо решить: какие именно будут границы смысловых блоков, понятные участникам? Какими порциями подать материал конференции, как их назвать?

Обычно используется структура минимум из трех и максимум из пяти блоков: это количество структурных единиц, которые легко запомнить с первого раза.

Как будет называться каждый блок?

Назовите блоки коротко и ясно: так, чтобы само название объясняло суть материала. Это возволит и вам, и участникам ориентироваться в программе. Заметьте, что открытие/закрытие, обеды, кофе-брейки и перерывы не относятся к смысловым блокам, они являются связующими элементами всей программы.

Каков планируемый исход (outcome) каждого блока в терминах достижения целей и следования сюжетной линии конференции?

У каждого смыслового блока кроме названия должен быть определен исход: то, чего вы хотите добиться по окончанию всех сессий этого блока. Четко, однозначно описанный желаемый результат необходим при дальнейшем планировании тем сессий в каждом блоке, а также он поможет оценить прогресс конференции по ходу.

Опишите результат в терминах получения знаний, формирования отношения у участников. Чему они должны научиться по итогам каждого блока?

В чем заключается логика, связывающая блоки между собой?

Как будет осуществляться переход от блока к блоку? Нужны ли между ними перерывы, связки? В моей практике чаще всего встречались конференции, в которых блоки шли один за другим, но также были и случаи, когда сессии одного из блоков были распределены частями по нескольким дням конференции. Эта модель используется в том случае, когда в течение многодневной конференции важно начинать/заканчивать день с одного типа материала.

 

Обычно проработкой смысловых блоков занимается менеджер программы, но также в крупных конференциях возможно выделение специальной программной команды (программного комитета), в которой отдельный человек отвечает за наполнение и координацию каждого блока.

Заметьте, описание смысловых блоков важно не только для внутренней работы организаторов, но и для участников. Многие организаторы привыкли к мысли, что участникам достаточно тем докладов и громких имен спикеров, чтобы принять решение об участии. Однако практика показывает:

Чем более понятна и логична для участников вся программа целиком, тем больше вероятность того, что они будут активными слушателями от начала до конца.

Публикуя только темы, тезисы и имена докладчиков, вы сами для себя загоняете в ловушку: многие участники придут с целью послушать отдельные выступления, кто-то придет позже, кто-то уйдет раньше, и вовлеченность не будет полной. А значит, и отдача будет менее управляемая.

Поэтому не ленитесь сначала прописать результаты каждого блока, и только затем переходите к планированию каждой сессии.

 

Другие посты из серии:

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 1
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 2
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 3
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 5
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 6
Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 7
Основы управления содержанием конференции. Прелюдия
Базовые принципы и порядок действий в управлении содержанием конференций
Роль менеджера программы (agenda manager) конференции

 

Хотите разобраться в искусстве построения программы конференции более глубоко и детально?

Я консультирую организаторов индивидуально и помогаю им применить принципы и алгоритмы адженда-менеджмента на практике. Вместе с вами мы разберемся, как создать эффективную программу вашего события. Вот как это работает.

Мы разрабатывали программу всероссийского форума для молодежи и дважды советовались с Аней по программе и по профайлу спикеров. Аня уважительно относится к любым идеям и проделанной работе, но дает честную обратную связь, при этом хорошо аргументирует, что дарит комфорт общения и работы. Что очень важно, она замечает мелкие детали по программе и работе, которые не заметны на первый взгляд. Нам очень помогло структурирование смысловых блоков в программе и вариации форматов сессий для эмоционального баланса наших участников. Рекомендации Ани были очень полезны и повлияли на то, каким будет форум в итоге.
  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

Добавить комментарий