Шаблон плана организатора небольшого события

Я давненько не писала, а все потому, что была с головой погружена в организацию события. По свежим следам спешу поделиться парочкой шаблонов, которыми пользовалась сама. Но начну не с самих шаблонов, а с небольшой истории.

Как однажды сказал Степан (он у нас в Improve Group за главного), нашу команду отличает этакая особая упоротость. Вот кто-то скажет: «Эгегей! У меня есть идея крутой фигни!» И пойдет делать крутую фигню, по ходу дела решая и придумывая, что как. У нас же обычно есть не только идея крутой фигни, но и подробный план достижения крутой фигни.

Так вышло и на этот раз: сначала мы придумали программистский плов-баттл, затем это событие плавно переросло в празднование дня рождения компании, но с самого начала мы окончательно и бесповоротно упоролись.

ImproveIT064_plovbattle

Буквально на первой встрече мы (я и мой незаменимый человек-и-пароход Вера) решили «быстренько накидать идею баттла», и в результате у нас появлися мега-план, который мы прописали по всем канонам адженда-менеджмента.

И хотя по сути это было всего лишь развлекательно-нетворкинговое событие на 50 человек, на деле это вылилось в концептуально продуманное пространство, программу и атмосферу.

Чтобы воплотить все это, простого списка дел было явно недостаточно.

Поэтому я собралась с мыслями, вспомнила айсекерское прошлое и сделала несколько табличек, которые и помогли нам в подготовке всего события, в работе с командой и волонтерами, а главное — в упорядочивании миллиона дел у себя в головах.

В этом и следующем посте я хочу поделиться простыми инструментами планирования нашей «крутой фигни», а именно базовым планом организации события и шаблоном бюджета.

Базовый план организации события

Посмотреть файл целиком в Google Sheets можно, пройдя по ссылке. Для просмотра логин не требуется.

Что это такое

План организации события, он же event management план, он же главный файл для планирования, делегирования и контроля критически важных задач.

Я публикую настоящий пример такого плана, в котором все задачки реальны, почти все сроки соответствуют изначальному планированию.

Зачем и кому он нужен

Прежде всего он нужен руководителю проекта, так как в нем сосредоточены все ключевые задачки в каждом из аспектов организации события: логистика, содержание, оформление, работа с участниками, коммуникации и PR, финансы. Да-да, все то, о чем я уже писала в экспресс-руководстве по организации небольших образовательных и нетворкинговых событий в одиночку.

Этот план нужен и команде организаторов, чтобы быть в курсе всех важных задач, иметь полное и единое представление о прогрессе подготовки, быть на одной волне.

Как им пользоваться

В самом начале планирования проекта руководитель команды должен определить круг задач в каждой области организации, назначить ответственных за области, проговорить с каждым из них идеальный результат — цель, на которую работает вся область целиком.

Затем руководитель вместе с ответственными прописывает задачи (конкретные действия) в каждой области, закрепляет дедлайны, прописывает исполнителей. В колонке «статус» изначально проставляются финальные дедлайны, с которыми все сверяются на встрече команды. Когда задача сделана, руководитель проставляет соответствующий статус. Если задача отменена или сделана с опозданием, это тоже фиксируется руководителем.

И, наконец, главная часть таблички — таймлайн, сделанный на манер диаграммы Ганта. Таймлайн помогает руководителю проекта видеть всю картинку подготовки целиком, отслеживать параллельно идущие работы, следить за теми видами работ, которые взаимосвязаны друг с другом.

 

Довольно простая штука, которая по моему опыту является единственной удобной формой планирования и контроля задач по организации события. Если вам однажды выпадет удовольствие с нуля орагнизовать событие на 40-100 человек, советую использовать именно его.

Главное — установить регулярные встречи с командой организаторов и постоянно сверяться с планом всем вместе.

Тогда он действительно становится не просто красивой табличкой, но полезным инструментом, помогающим избежать хаоса и головной боли.

В следующем посте поделюсь не менее полезным шаблоном бюджета, который также можно использовать для любого небольшого события, организованного своими силами.

Шаблон плана организатора небольшого события в формате Excel

Теперь получить файл шаблона в разы проще, комментарий к посту оставлять не нужно. Чтобы получить шаблон плана мероприятия, пройдите по ссылке в магазин полезных материалов и скачайте Excel-файл бесплатно.

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

23 Comments

  1. Здравствуйте, Анна! Благодарю Вас, за данный очень полезный материал, он подходит для меня т.к. я молодой арт-директор заведения!!! Я с удовольствием воспользуемся вашим шаблоном для организации ближайших мероприятий.

      Reply
    • Очень круто. Все материалы отличные. Пришлите, пожалуйста! Буду пользоваться!

        Reply
      • Добрый вечер,спасибо за столь развернутую информацию поделитесь и со мной файлом пожалуйста

          Reply
        • Очень полезно! Спасибо, что делитесь опытом. Буду благодана за шаблон на почту.
          P.S.: А есть ли шаблоны для работы рамках мероприятий от 300 человек?

            Reply
          • Привет! Аня, тоже хочу тебя поблагодарить за такой замечательный сайт, много полезного открываю для себя! Отправь, пожалуйста, шаблон на shutrova.a@yandex.ru

              Reply
              • Анна, я жутко извиняюсь, что так долго игнорирую твой комментарий! Затерялся в почте, нет мне прощенья! Шаблон плана уже молнией летит на почту. Спасибо, что читаешь :)

                  Reply
              • Аня, спасибо! Очень полезный материал. Долго искала.
                Ps Пришлите, пожалуйста, шаблон на почту.

                  Reply
                  • Аделия, прошу прощения за такое долгое молчание! Вся с головой в организации TEDx, ваш комментарий у меня потерялся в почте :( исправляюсь и высылаю материалы сейчас же.

                      Reply
                    • Юля, отправила на почту. Наверняка у свадеб есть свои особенности в плане организации, и какие-то блоки задач гораздо важнее (оформление, например), чем в нетворкинговых тусовках.

                        Reply
                    • Здравствуйте, Анна! Огромное спасибо за столь подробные и содержательные посты. Можно использовать их для обучения подростков-организаторов? И с удовольствием воспользуемся вашим шаблоном для организации событий.

                        Reply
                        • Екатерина, спасибо за такой приятный отзыв! Конечно, все материалы блога можно использовать с указанием авторства. Шаблон уже отправляется на почту, прошу прощения за задержку ;)

                            Reply

                        Добавить комментарий