Шаблон плана организатора небольшого события

Я давненько не писала, а все потому, что была с головой погружена в организацию события. По свежим следам спешу поделиться парочкой шаблонов, которыми пользовалась сама. Но начну не с самих шаблонов, а с небольшой истории.

Как однажды сказал Степан (он у нас в Improve Group за главного), нашу команду отличает этакая особая упоротость. Вот кто-то скажет: «Эгегей! У меня есть идея крутой фигни!» И пойдет делать крутую фигню, по ходу дела решая и придумывая, что как. У нас же обычно есть не только идея крутой фигни, но и подробный план достижения крутой фигни.

Так вышло и на этот раз: сначала мы придумали программистский плов-баттл, затем это событие плавно переросло в празднование дня рождения компании, но с самого начала мы окончательно и бесповоротно упоролись.

ImproveIT064_plovbattle

Буквально на первой встрече мы (я и мой незаменимый человек-и-пароход Вера) решили «быстренько накидать идею баттла», и в результате у нас появлися мега-план, который мы прописали по всем канонам адженда-менеджмента.

И хотя по сути это было всего лишь развлекательно-нетворкинговое событие на 50 человек, на деле это вылилось в концептуально продуманное пространство, программу и атмосферу.

Чтобы воплотить все это, простого списка дел было явно недостаточно.

Поэтому я собралась с мыслями, вспомнила айсекерское прошлое и сделала несколько табличек, которые и помогли нам в подготовке всего события, в работе с командой и волонтерами, а главное — в упорядочивании миллиона дел у себя в головах.

В этом и следующем посте я хочу поделиться простыми инструментами планирования нашей «крутой фигни», а именно базовым планом организации события и шаблоном бюджета.

Базовый план организации события

Посмотреть файл целиком в Google Sheets можно, пройдя по ссылке. Для просмотра логин не требуется.

Что это такое

План организации события, он же event management план, он же главный файл для планирования, делегирования и контроля критически важных задач.

Я публикую настоящий пример такого плана, в котором все задачки реальны, почти все сроки соответствуют изначальному планированию.

Зачем и кому он нужен

Прежде всего он нужен руководителю проекта, так как в нем сосредоточены все ключевые задачки в каждом из аспектов организации события: логистика, содержание, оформление, работа с участниками, коммуникации и PR, финансы. Да-да, все то, о чем я уже писала в экспресс-руководстве по организации небольших образовательных и нетворкинговых событий в одиночку.

Этот план нужен и команде организаторов, чтобы быть в курсе всех важных задач, иметь полное и единое представление о прогрессе подготовки, быть на одной волне.

Как им пользоваться

В самом начале планирования проекта руководитель команды должен определить круг задач в каждой области организации, назначить ответственных за области, проговорить с каждым из них идеальный результат — цель, на которую работает вся область целиком.

Затем руководитель вместе с ответственными прописывает задачи (конкретные действия) в каждой области, закрепляет дедлайны, прописывает исполнителей. В колонке «статус» изначально проставляются финальные дедлайны, с которыми все сверяются на встрече команды. Когда задача сделана, руководитель проставляет соответствующий статус. Если задача отменена или сделана с опозданием, это тоже фиксируется руководителем.

И, наконец, главная часть таблички — таймлайн, сделанный на манер диаграммы Ганта. Таймлайн помогает руководителю проекта видеть всю картинку подготовки целиком, отслеживать параллельно идущие работы, следить за теми видами работ, которые взаимосвязаны друг с другом.

 

Довольно простая штука, которая по моему опыту является единственной удобной формой планирования и контроля задач по организации события. Если вам однажды выпадет удовольствие с нуля орагнизовать событие на 40-100 человек, советую использовать именно его.

Главное — установить регулярные встречи с командой организаторов и постоянно сверяться с планом всем вместе.

Тогда он действительно становится не просто красивой табличкой, но полезным инструментом, помогающим избежать хаоса и головной боли.

В следующем посте поделюсь не менее полезным шаблоном бюджета, который также можно использовать для любого небольшого события, организованного своими силами.

P.S. Если вам нужен файлик с планом в формате MS Excel, черканите пару строк в комментарии к этому посту, вышлю на почту.

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

17 Comments

  1. Добрый вечер,спасибо за столь развернутую информацию поделитесь и со мной файлом пожалуйста

    Reply
  2. Очень полезно! Спасибо, что делитесь опытом. Буду благодана за шаблон на почту.
    P.S.: А есть ли шаблоны для работы рамках мероприятий от 300 человек?

    Reply
  3. Привет! Аня, тоже хочу тебя поблагодарить за такой замечательный сайт, много полезного открываю для себя! Отправь, пожалуйста, шаблон на shutrova.a@yandex.ru

    Reply
    • Анна, я жутко извиняюсь, что так долго игнорирую твой комментарий! Затерялся в почте, нет мне прощенья! Шаблон плана уже молнией летит на почту. Спасибо, что читаешь :)

      Reply
  4. Аня, спасибо! Очень полезный материал. Долго искала.
    Ps Пришлите, пожалуйста, шаблон на почту.

    Reply
    • Аделия, прошу прощения за такое долгое молчание! Вся с головой в организации TEDx, ваш комментарий у меня потерялся в почте :( исправляюсь и высылаю материалы сейчас же.

      Reply
    • Юля, отправила на почту. Наверняка у свадеб есть свои особенности в плане организации, и какие-то блоки задач гораздо важнее (оформление, например), чем в нетворкинговых тусовках.

      Reply
  5. Здравствуйте, Анна! Огромное спасибо за столь подробные и содержательные посты. Можно использовать их для обучения подростков-организаторов? И с удовольствием воспользуемся вашим шаблоном для организации событий.

    Reply
    • Екатерина, спасибо за такой приятный отзыв! Конечно, все материалы блога можно использовать с указанием авторства. Шаблон уже отправляется на почту, прошу прощения за задержку ;)

      Reply

Leave a Comment.