Шаблон бюджета небольшого события

Продолжая тему шаблонов для организации небольших событий своими силами, спешу поделиться шаблоном бюджета.

То, насколько удобным будет шаблон, во многом зависит от специфики события. Если вы проводите его за свой счет и важно не выйти за пределы обозначенной заранее суммы, в таком случае ключевая функция файла бюджета — помогать в планировании и фиксации расходов.

Если же вы привлекаете спонсоров и партнеров, занимаетесь фандрайзингом, чтобы обеспечить минимальное вложение собственных средств в событие, то вам понадобится еще и подробная часть по планированию и фиксации доходов.

В случае с нашим недавним плов-баттлом, примером бюджета которого я хочу поделиться, статья доходов была всего одна, поэтому мы пользовались, в основном, шаблоном расходной части.

Пусть этот шаблон не претендует на гениальность и покажется опытным организаторам довольно простым, я все же выкладываю его в качестве примера.

Шаблон бюджета будет полезным тому, кто:

  • делает событие впервые;
  • не знает, с чего начать финансовое планирование небольшого события (до 50 человек);
  • хочет сэкономить время на поиски или самостоятельное составление подробного шаблона;
  • раньше не делал бюджет события, но пришел к пониманию, что без него управлять финансами трудновато;
  • любопытствует, как другие люди организуют подготовку своих событий.

Если вы узнали себя хотя бы в одном описании, то вам этот шаблон точно будет полезным.

Итак, шаблон бюджета небольшого события на примере плов-баттла aka нескучного дня рождения Improve Group. Все статьи бюджета реальные, все цены — намеренно вымышленные :)

Посмотреть файл целиком в Google Sheets можно, пройдя по ссылке. Для просмотра логин не требуется.

Как пользоваться шаблоном бюджета

При планировании бюджета вашего события действуйте по простому алгоритму:

  1. Возьмите файл шаблона и сразу проставьте нули в колонке «факт».
  2. Замените статьи расходов на нужные вам.
  3. Проставьте количество в каждой строке расходов и реальные цены за единицу. Если вы не знаете, сколько что будет стоить, ставьте примерную стоимость, на то оно и планирование, чтобы делать кое-какие допущения в отсутствие реальных данных. Лучше поставить цены чуть больше, чтобы в плане был запас.
  4. Те вещи, которые вы собираетесь добыть бесплатно, тоже обязательно внести в бюджет. Стоимость по ним можно проставить нулевую.
  5. Заполните колонку «Где купить» в соответствии с реалиями вашего города.
  6. Проставьте сумму на непредвиденные расходы. Настоятельно рекомендуется всегда ставить не менее 10% от общего бюджета события. Поскольку предусмотреть все во время планирования невозможно, эта статья должна быть обязательно включена в расходную часть. Она спасет вас от перерасхода и оставит пространство для маневра, когда что-то пойдет не так.
  7. Проверьте, что формула суммы сработала верно, и внизу таблицы в строке «ИТОГО» у вас действительно стоит сумма всех расходов.
  8. Аналогично вы можете запланировать и доходную часть.
  9. Проверьте, что формула баланса сработала верно. При планировании бюджета всегда рассчитывайте расходы так, чтобы баланс оставался положительным. План-бюджет с заведомо отрицательным балансом не спасет даже буфер с «непредвиденными расходами»!

Что важно при планировании бюджета

Разбить статьи расходов на логические группы. Если вы хотите, чтобы файлик вам действительно помогал, а не путал, то не ленитесь добавить в список структуру. Я знаю, как минимум, три разных способа разбивки на логические группы:

  1. по типу расходов: самый простой способ, можно разбить на привычные
  2. по месту закупок: удобен для делегирования задач
  3. по содержанию площадок: удобен для подготовки программы и логистики для каждой из частей программы

Мы в подготовке плов-баттла использовали смесь 1 и 3 вариантов.

Вовремя составить план-бюджет и вовремя проставить факты. План-бюджет составляется в самом начале проекта, обычно более-менее полная версия может быть составлена после определения списка по логистике. Факт лучше всего проставлять по мере трат, то есть после каждой итерации закупок.

Подводить итоги и сводить баланс нужно, как минимум, два раза: непосредственно перед событием (когда все основные закупки проведены) и через несколько дней (у нас получилось через неделю) после события, когда больше никаких трат не предвидится, а все что могло произойти, — уже произошло.

Чего не надо делать с бюджетом

Сразу проставлять факты без плана. Всегда лучше будет оставить колонку с планируемыми тратами, а потом проставить фактические и сравнить, что получилось. Это поможет вовремя принимать решения по сокращению тех или иных расходов и в будущем более точно планировать основные траты.

Сразу ставить общую сумму, а не за единицу. Точно так же, как и в предыдущем пункте: если у вас будут только общие суммы, вы не сможете вовремя принимать верные решения по сокращению или увеличению закупок.

Округлять суммы. Как говорится, копейка рубль бережет! Округляя туда-сюда, вы в итоге удивитесь, куда делось несколько тысяч рублей.

 

Еще от себя добавлю немного личных ощущений: я очень сильно не люблю считать деньги и следить за расходами. Но за все время, когда я так или иначе участвовала в организации событий, я осознала, что управлять всеми остальными аспектами подготовки без ведения актуального файла с бюджетом возможно только тогда, когда у вас неограниченное количество денег. А согласитесь, такое бывает, мягко говоря, нечасто :)

Файл бюджета события с рабочими формулами в формате Excel также можно получить себе на email, оставив комментарий у этому посту. Удачного вам финансового планирования!

В превью поста использовано фото: kenteegardin via Compfight cc

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

9 Comments

  1. Анна, я ознакомилась почти со всем материалом, который так долго искала!!! Жду не дождусь оценить в действии, после получения материала!!)

      Reply
    • Анна, у вас замечательный блог! Спасибо за такой полезный контент — читаю и вижу ошибки свои. Можно попросить тоже выслать файлик с бюджетированием? Очень хорошая вещь, хочется иметь у себя такую тоже.

        Reply

      Добавить комментарий