Работа с волонтерами на #TEDxNovosibirsk 2015

TEDxNovosibirsk

С самого начала подготовки к TEDxNovosibirsk меня больше всего интересовала работа со зрителями, а ближе к самой конференции я взяла на себя еще и работу с волонтерами.

В конце концов, ведь люди, которые встречают у входа, отмечают на регистрации, отвечают на вопросы, приглашают поучаствовать в разных интерактивных штуках — именно эти люди создают большую часть того самого UX участника.

Как можно работать с волонтерами?

Сразу оговорюсь, что описываю здесь свой конкретный опыт. Не стоит воспринимать его как инструкцию на все случаи жизни. Но если у вас похожее по стилю событие и похожий масштаб работ, то мои примеры могут быть полезны.

Как работать с волонтерами до события

Работу с волонтерами я построила незамысловато. У меня был пул задач, которые точно нужно раздать, и несколько сфер работы, в которых скорее всего понадобятся люди. Интересующиеся люди сами писали главному организатору Свете или мне, а дальше я спрашивала у них о пяти простых пунктах:

  1. Контакты
  2. Был ли опыт организации событий
  3. За что хочешь отвечать
  4. Где территориально находишься
  5. Удобный способ связи

Всё это шло в табличку с моими комментариями. Там же я держала наготове несколько писем-шаблонов, чтоб быстро отвечать новым волонтерам. Вопросы ребята задают обычно одни и те же: что надо делать, в какое время надо работать, какие есть требования к волонтерам и т.п.

Волонтеры на регистрации TEDxNovosibirsk 2015

Затем, уже за неделю до начала TEDx, я рассылала предварительному списку волонтеров вот такую анкету. Было показательно не только то, какие задачки волонтер отмечает как предпочтительные, но и то, как быстро. Несколько человек «отвалились» именно тогда, когда появилась первая конкретная задача, а хотелось все-таки найти людей, на которых можно положиться.

Сейчас, глядя на эту анкету, я понимаю, что вопросы в ней надо было скомпоновать по-другому: одна задача — один вопрос, на него два варианта ответа — «могу» и «не могу». Результаты в таком виде было бы обрабатывать в тысячу раз быстрее и проще, чем с чекбоксами. Спасло меня только то, что 10 волонтеров — не так уж и много. Как говорится, хорошая мысля приходит опосля. Буду иметь ввиду на будущее!

Волонтеры TEDxNovosibirsk делают impossible blend коктейли под руководством Маши Таран

Волонтеры TEDxNovosibirsk делают impossible blend коктейли под руководством Маши Таран

Ну а дальше я распределяла волонтеров по задачкам в зависимости от их пожеланий и времени, когда они были свободны. У нас была одна очная встреча на площадке за 2 дня до события (планировалась на 1 час, но заняла полтора), было несколько подготовительных задачек для тех, кто смог помочь до начала, а потом уже на месте все решалось в живом режиме.

Работа с волонтерами на самом событии

Поскольку с нашим форматом работы над TEDx нельзя было предсказать, в какой момент где понадобится больше людей для помощи, и нужно сохранять гибкость, я решила не составлять четкий HR-план. Я пришла к выводу, что мне в работе с волонтерами на месте помогут четко сформулированные два принципа, на которых должен строиться весь наш стиль работы. При наличии этих двух принципов делегирование задач существенно упрощалось.

Принцип пионеров: всегда готов

Стоило сразу предупредить, чтобы было правильное ожидание: у нас стиль работы сложился такой, что надо быть готовым ко всему. В любой момент может понадобиться где-то помощь, поэтому работаем по-пионерски: «Всегда готов!».

Другой принцип достался мне из опыта конференций AIESEC, и о нем я уже писала

Принцип уточки: на поверхности все спокойно и позитивно

Когда уточка плывет, она такая важная, спокойная и уверенная. И только под водой видно, как быстро-быстро она перебирает лапками. Будьте, как уточка: на сцене, на виду у гостей ведите себя спокойно, позитивно и уверенно, а за кулисами можете бегать и суетиться.

Я чрезвычайно довольна волонтерами TEDxNovosibirsk

Это были энергичные, позитивные, работоспособные люди, каждый выложился по максимуму и помогал другим. Каждому из них я написала личное письмо после окончания конференции, потому что просто не смогла одним общим сообщением выразить признательность и отметить вклад каждого.

Их впечатления о конференции  TEDxNovosibirsk 2015 я буду публиковать в блоге в виде мини-интервью. Всем, кто когда-либо задумывался о том, чтобы попробовать себя в роли волонтера на событии, их живые советы и комментарии будут вдохновением и примером. Первое интервью уже в эфире :)

Кстати, справедливости ради надо отметить, что все организаторы TEDxNovosibirsk были по сути своей волонтерами. Это некоммерческое событие, и каждый внес в него свою лепту исключительно из личного желания, энтузиазма и приверженности «идеям, достойным распространения».

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

Leave a Comment.