Опыт работы в программном комитете конференции HR API 1.0

Разумеется, у всех организаторов конференций свои правила и критерии отбора докладов, да и наверняка процесс тоже свой. Но сообразительный организатор (или еще более сообразительный спикер) найдет полезное и в чужом опыте, поэтому расскажу, как это устроено у нас.

Конференция HR API 1.0 родилась из серии IT HR конференций «нАйТи ответ!», а та, в свою очередь, выросла из регулярных встреч петербургского профессионального сообщества.

У события богатая история и, я бы сказала, прочные традиции. И традиционно в отборе докладов участвует программный комитет, состоящий из представителей отрасли. В этом году меня пригласили присоединиться к программному комитету, и появилась возможность узнать, как именно отбираются доклады, как проходит работа со спикерами, и непосредственно в этом поучаствовать.

Думаю, многим организаторам есть чему поучиться у IT-Доминанты, рекрутингового агентства, которое организует HR API. А для многих докладчиков такой взгляд изнутри помог бы лучше готовить свои заявки.

Конференция HR API 1.0 в Санкт-Петербурге: как работает программный комитет

Чем занимается программный комитет конференции

В случае HR API 1.0 наша роль — это, в основном, обсуждать потенциальные доклады, прослушивать, давать спикерам обратную связь.

Лично для меня самое сложное оказалось не критиковать заявки, как я предполагала в начале, а уметь разглядеть потенциал доклада при неконкретно составленных тезисах.

Самая часто встречающаяся «болезнь» подаваемых заявок — это недостаточная детализация. О чем именно собирается рассказать спикер? В чем заключается тот опыт, которым он хочет поделиться? В чем новизна? Что скрывается под каждым пунктом тезисов — общеизвестная теория или конкретный кейс?

90% заявок пестрят общими словами и выводами, а хочется увидеть именно путь, как компания пришла к такому результату.

Конференция HR API 1.0 в Санкт-Петербурге: как работает программный комитет

Процесс нашей работы я бы вкратце описала так:

Отбор заявок на доклады

Конференция известная, и всегда есть достаточно большой входящий поток заявок. Все они агрегируются сайтом it-events.com (он же Айти-Событие.рф), а членам программного комитета дается доступ к закрытому разделу, где можно просматривать и комментировать заявки.

Мы видим в заявке, что за человек, название доклада и описание тезисов, и комментируем. Ключевой вопрос, который задаем: «Пошла бы я сама слушать такой доклад?» Если да, то в чем вижу ценность. Если нет, то почему. Некоторые члены программного комитета ставят оценки по типу «доклад на 4 из 5», но лично для меня числовая оценка менее ценна, чем комментарии.

Конференция HR API 1.0 в Санкт-Петербурге: как работает программный комитет

Редко бывают такие случаи, что по тезисам мы сразу отклоняем доклад. Чаще всего это либо не относящиеся к специфике конференции рекламные доклады, либо уж совсем некорректные ответы на вопросы формы заявки.

Наиболее частый случай — тема может быть интересна, но ничего не понятно в деталях. В таком случае Денис Каланов (программный директор конференции) запрашивает у потенциальных спикеров уточнения. Это может быть подробный план доклада или презентация, если уже есть. Иногда мы пишем конкретные уточняющие вопросы письмом и ждем только ответа на них, без дополнительной проработки слайдов или тезисов.

Дальше обычно следует три варианта развития событий:

  1. Предлагаем устроить тестовый прогон (репетицию) доклада. Чаще всего это значит, что у доклада хорошие шансы быть включенным в программу.
  2. Отклоняем доклад. Такое тоже бывает, если после уточнений становится ясно, что для нашей аудитории такая тема не подойдет.
  3. Сразу предлагаем внести корректировки (например, сместить акцент в рассказе), а после этого предлагаем тестовый прогон.

Репетиции с потенциальными спикерами

К первому прогону мы просим подготовить черновую версию презентации и представить, что это уже готовый доклад. Допускается, что какие-то из слайдов останутся пустыми и спикер их прокомментирует в стиле «вот здесь я добавлю диаграмму такую-то, которая иллюстрирует то-то». Но важно, чтобы докладчик уже уложился в оговоренный тайминг.

Когда согласована дата прогона, мы договариваемся, кто именно из программного комитета будет прослушивать конкретный доклад. Программный директор присутствует почти на всех репетициях, но важно, чтобы был еще кто-то (2 человека минимум, 4 максимум). Это помогает видеть разные точки зрения, сохранять объективность при принятии решения, а также подмечать больше аспектов для улучшения доклада.

Все репетиции проходят по скайпу, докладчик включает демонстрацию экрана, мы засекаем время, слушаем. Затем даем обратную связь, разбираем спорные моменты.

Конференция HR API 1.0 в Санкт-Петербурге: как работает программный комитет

Обратная связь может касаться разных аспектов доклада:

  • содержание: что сократить, про что рассказать подробнее, какой тезис подтвердить статистикой, какие элементы кейса проиллюстрировать фотографиями, историями, примерами;
  • структура рассказа: с чего начать/чем закончить, какие части переставить местами;
  • слайды: оформление, количество текста;
  • общие комментарии: к формулировкам, энергетике речи.

Если рекомендации критичны для финального решения, брать доклад или нет, то договариваемся на второй прогон. Чаще всего мы закрепляем одного человека из программного комитета за спикером, чтобы он вёл подготовку от и до.

Если же улучшения не критичные, то даем рекомендации, но второй раз не слушаем и сразу же включаем доклад в программу.

Надо заметить, что итераций корректировок и прогонов может быть бесконечное количество, пока программный комитет не будет доволен результатом или пока человек сам не откажется. Бывают и такие, кто отказывается из-за нехватки времени или недостаточной мотивации к выступлению.

Обсуждение общего статуса программы и поиск новых тем и спикеров

Другая большая половина нашей работы — это поиск интересных тем и спикеров. Разумеется, не вся программа комплектуется только из входящих заявок, часть людей необходимо искать и приглашать самостоятельно.

Примерно раз в неделю программный комитет созванивается под руководством Дениса, получает верхнеуровневый статус-апдейт по наполненности программы, обсуждает, какие еще темы не покрыты заявками, планирует шаги по поиску.

Такие встречи занимают около часа и помогают программному комитету синхронизоваться. Кроме закрытого раздела сайта мы используем в работе email и Google-сервисы (календарь, Google Docs), но именно живые созвоны дают наиболее полную картинку актуальных потребностей конференции.

Почему созвоны, а не встречи? Тут всё просто: программный комитет раскидан по России и СНГ от Минска до Новосибирска, и мы работаем как удаленная команда. Почти все мы знакомы друг с другом лично благодаря предыдущим конференциям и другим совместным проектам, но фактически команда программного комитета встретится вживую только в первый день конференции.

Конференция HR API 1.0 в Санкт-Петербурге: как работает программный комитет

На примере HR API я вижу позитивный тренд: важны темы, не спикеры. На мой взгляд, в отрасли бизнес-событий бренд спикеров и компаний переоценён, чаще организаторы заботятся о том, как бы привлечь именитых «звезд» или хоть каких-то представителей крупных брендов, чтобы потом раскручивать свое событие и проще продавать билеты.

На одном из весьма уважаемых бизнес-форумов в прошлом году я столкнулась с удивительным для меня феноменом: программа из тем вообще отсутствовала в коммуникациях с участниками вплоть до первого дня форума, как будто я иду туда ради имен и лиц, а не ради знания.

На мой взгляд, перекос в сторону личности спикеров и брендов компаний, которые они представляют, возможен на нетворкинговых событиях. Но на образовательных он недопустим.

Конференция HR API своим примером вселяет надежду на то, что образовательная задача отраслевых деловых событий все еще важна и может выполняться на высоком уровне. Возможно, это из-за того, что билеты на конференцию и так хорошо продаются (событие завоевало доверие у профессионального сообщества качеством докладов и почти десятилетней историей), и нет нужды в большом пиаре.

Но как я вижу из работы программного комитета, это точно не главная причина. Главное — это отношение организаторов.

Если вы хотите сделать качественную конференцию, на первом месте всегда должны быть темы выступлений, а не громкие имена спикеров.

И тут важна роль программного директора (адженда-менеджера), который должен иметь четкое видение и занимать лидерскую позицию. У Дениса Каланова это отлично получается.

Так что я бы рекомендовала спикерам, подающим доклады на подобную конференцию, озаботиться заранее и узнать позицию организаторов. Будьте готовы к тому, что ваша тема будет играть главную роль при выборе. Но это только один из советов, а в следующем посте я обобщу остальные выводы, полезные именно для спикеров.

 

Фото: официальная страница конференции HR API в Facebook

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

Leave a Comment.