Как ускорить процесс чекина на стойке регистрации, если списки участников не готовы заранее?

Стойка регистрации — едва ли не самое больное место конференций, форумов и других событий. Как только количество участников переваливает за 20 и среди них появляются незнакомые друг с другом люди, появляется необходимость в бейджах. Как только количество гостей возрастает до 50, организаторы начинают подумывать об оптимизации процесса чекина на месте.

Иначе — очереди, задержки в программе, недовольные участники. Как с этим бороться?

Проблема быстрой, но качественной идентификации гостей

Организаторы по-разному решают проблемы очередей, об этом мы уже не раз здесь рассуждали. Каждое лишнее действие на стойке регистрации добавляет времени на ее прохождение и чаще всего удлиняет очередь гостей.

Поэтому часто организаторы идут на компромисс и либо убирают бейджи совсем, либо заменяют их универсальными пустыми карточками, предлагая участникам самим написать свое имя маркером. Что из этого получается? Контролировать этот процесс практически невозможно, поэтому бывает всякое:

Проблемы с бейджами, на которых пишут маркером

Проблемы с бейджами, на которых пишут маркером

Что еще более удивительно, зачастую бейджи, подписанные как попало от руки, получают не только опоздавшие участники, но и те, кто прошел все круги ада предварительных регистраций и оплаты. Как часто вы встречались с подобным убожеством на платных конференциях? В таких случаях имидж конференции и ее организаторов встает под угрозу.

Казалось бы, ответ очевидный: надо, чтоб все имена участников были известны заранее, чтобы красивые и качественные бейджи были отпечатаны за день до мероприятия, разложены на стойке регистрации по алфавиту или по номерам, и тогда все будет отлично.

Пример оптимизации стойки регистрации на конференции Груша 2015 (Фото: официальная группа Груши в vk)

Пример оптимизации стойки регистрации на конференции Груша 2015 (Фото: официальная группа Груши в vk)

Но что делать, если списков гостей нет вплоть до начала события, а вам действительно важно, чтобы у всех были качественные бейджи?

И если у вас не антиконференция, где отсутствие бейджей — одно из правил формата?

Раньше я думала, что есть единственный способ — сделать универсальные бейджи и посадить на стойку регистрации ответственного волонтера с каллиграфическим почерком, но время идет, технологии развиваются, и теперь есть вполне удобная альтернатива. Впрочем, многие организаторы (особенно, организаторы небольших событий) об этой альтернативе не знают. Или знают не всё.

Напечатать бейджи на месте — возможно

Очевидно, что обычный офисный принтер с такой задачкой, увы, не справляется: он слишком большой, занимает и без того ценное место на стойке регистрации, на нем сложно регулировать печать на маленьких листах, а тем более сложно сделать раскладку бейджей сразу на несколько человек. Со специальными программами для печати именно бейджей тоже беда.

Поэтому, видимо, и появились принтеры Brother. Как участник конференции я однажды сталкивалась с работой такого принтера на РИФ в Новосибирске, а как коллекционер бейджей в последние год-два регулярно получаю от читателей и друзей примеры подобных бейджиков:

Благодаря компании Brother, любезно предоставившей принтер для тестирования, мне выпала возможность изучить его как следует, и обнаружилось несколько существенных плюсов, о которых я раньше не задумывалась.

Чем принтер Brother может помочь организатору события

Если в двух словах, то скоростью и удобством. А если подробнее, то из плюсов стоит отметить:

1. Принтер Brother — маленький и легкий

По занимаемой площади он даже чуть меньше, чем iPad mini. Удобно и мобильно.

Размеры принтера Brother QL-710W — 128 x 236 x 153 мм. Вес — 1,2 кг.

Размеры принтера Brother QL-710W — 128 x 236 x 153 мм. Вес — 1,2 кг.

2. Он очень быстро печатает и (о, чудо!) сам отрезает напечатанную наклейку

На официальном сайте Brother написано, что скорость печати составляет до 93 стандартных адресных наклеек (29мм х 90мм) в минуту. Честно, я не засекала, но судя по тому, как принтер напечатал пачку моих тестовых наклеек, это действительно так.

Скорость печати принтера Brother приятно удивляет

Скорость печати принтера Brother приятно удивляет

3. Подключается по Wi-Fi к компьютеру/смартфону/планшету

То есть все, что вам нужно для его работы, — это обычная розетка. Минимум проводов, все-таки XXI век на дворе.

Если на площадке вашего события нет Wi-Fi, принтер можно подключить по USB, кабель входит в комплектацию. При подключении больших вопросов не возникло, все инструкции в руководстве пользователя по этому вопросу были понятны.

Принтер Brother подключается к ноутбуку через Wi-Fi или по USB

Принтер Brother подключается к ноутбуку через Wi-Fi или по USB

4. Под него существуют специальные программы и приложения

Так исторически сложилось, что я уже года два как заядлый Apple-пользователь. Программу для Mac с входящего в комплектацию диска у меня установить не удалось (не было совместимой версии), зато с сайта получилось скачать P-touch Editor. Нашлось и приложение для iPad — iPrint&Label.

Приложение iPrint&Label доступно в Apple App Store

Приложение iPrint&Label доступно в Apple App Store

В качестве эксперимента проверила — есть точно такое же приложение для Android.

Приложение iPrint&Label доступно в Google Play Store

Приложение iPrint&Label доступно в Google Play Store

Компьютера с Windows под рукой не оказалось, но думаю, с ним тоже все отлично.

О программах можно было бы написать отдельный пост, потому что с ними не все так просто. Но главную функцию они выполняют, и если поразбираться в интерфейсе, шаблоны наклеек можно настроить под себя. Есть и стандартные шаблоны для бейджей с разнообразным расположением элементов — имени, фамилии участника, должности, даже фото.

5. Импорт данных гостей из базы

Можно заранее создать csv-файл (например, в Excel), задать в нем необходимые поля — имя, фамилию, роль участника на событии. Затем подключить эту базу к шаблону бейджика в P-touch Editor (File >> Database >> Connect), и принтер напечатает не одну наклейку, а сразу хоть весь список участников.

Удобно, что в программе предусмотрена функция поиска по присоединенной базе: когда на стойку чекина подходит человек, зарегистрировавшийся на событие заранее, имя легко найти в списке, выбрать и отправить на печать именно его наклейку для бейджа.

В программе P-touch Editor множество возможностей для редактирования шаблонов бейджей, импорт базы гостей и разные настройки печати

В программе P-touch Editor множество возможностей для редактирования шаблонов бейджей, импорт базы гостей и разные настройки печати

6. Не требует картриджа

Из расходных материалов — только рулоны самоклеющейся термобумаги. Которые, кстати, могут быть разной ширины и даже разного цвета. Также есть специальные ленты с отдельными наклейками со скругленными краями — именно такие сейчас популярно использовать на бейджах, о которых мы говорили в самом начале.

В стандартном комплекте вместе с принтером идут две ленты — цельная (8 метров) и с вырезанными наклейками (100 наклеек размером 29 на 90 мм).

В стандартном комплекте вместе с принтером идут две ленты — цельная (ширина — 62 мм, длина — 8 метров) и с вырезанными наклейками (100 наклеек размером 29 на 90 мм).

 

При всех своих плюсах у принтера есть несколько минусов:

1. Приложения для смартфона требуют доработки

Приложения — это хорошее начало, но их функциональность и юзабилити оставляют желать лучшего. Без особых проблем возможно напечатать только совсем базовые наклейки или что-то из стандартных шаблонов. Сложные кастомные шаблоны и подключение к базе данных пока в приложении не доступны.

В приложении iPrint&Label доступно редактирование простых шаблонов

В приложении iPrint&Label доступно редактирование простых шаблонов

Впрочем, и работа с основной программой P-touch Editor требует опыта. У меня не с первого раза получилось разобраться в интерфейсе, чтоб создать свой собственный шаблон для деИТологии. Если вы решили использовать принтер для своего события, не стоит оставлять знакомство с программным обеспечением на последнюю ночь перед мероприятием.

Заложите пару дней на осваивание программ и тестирование, потратьте несколько десятков наклеек, чтобы создать шаблон с оптимальным расположением элементов и размером текста.

Если подходить к изучению принтера и его программ с правильным отношением, море фана в процессе тестирования гарантировано!

В крайнем случае, если возникнут уж совсем большие сложности, думаю, всегда можно обратиться за помощью к консультантам Brother по бесплатной горячей линии 8 800 700 08 09. Не просто так ведь она существует, не правда ли?

2. Недешевые расходные материалы

Лента с наклейками обойдется в 450-1500 рублей, в зависимости от размера и типа. Лично на мой вкус, лучше всего для бейджей подходит лента шириной 62 мм, в ней 800 наклеек и стоит она при заказе на официальном сайте Brother 955 рублей. Для организаторов небольших событий это может быть довольно существенной суммой.

Лента с наклейками для принтера Brother QL-710W

Лента с наклейками для принтера Brother QL-710W

3. Не подходит для заклеивания ошибок на бейджах

Если на вашем бейдже уже что-то напечатано и вы решили наклеить поверх наклейку с именем гостя, то, увы, выглядеть это будет неаккуратно, так как бумага наклейки просвечивает.

4. Только черно-белая печать

Что ж, это особенность термо-печати, и тут вряд ли можно жаловаться. Но для кого-то из организаторов этот момент может быть принципиальным, поэтому считаю важным его отметить.

Есть и несколько моментов, которые относятся не к самому принтеру, а к особенностям его использования и опыту организаторов событий:

  • дизайн бейджей должен быть заранее предусмотрен таким образом, чтобы наклейки и по размеру, и по цвету отлично в него вписывались;
  • волонтеры на стойке регистрации должны потренироваться клеить наклейки аккуратно и ровно, так как переклеить их на тот же бейдж не получится;
  • человек, отвечающий за печать наклеек на событии, должен хорошо разбираться в программе/приложении, через которое настроена печать, например, уметь найти имя гостя в базе, подредактировать шаблон, если по какой-то причине он не влезает в формат наклейки или некорректно вставляет имена и фамилии и т.п.

Для чего еще можно использовать принтер Brother

В качестве бонуса еще добавлю несколько мыслей на тему полезности принтера: бейджи — это лишь одно из применений, самое «наболевшее». Но точно так же можно печатать различные навигационные элементы (таблички, стрелки, названия залов, хэштэги).

Навигационные таблички есть даже в стандартных шаблонах в приложении iPrint&Label, правда, на английском языке.

В приложении iPrint&Label есть шаблоны для навигационных табличек

В приложении iPrint&Label есть шаблоны для навигационных табличек

Можно включить фантазию и придумать, как еще задействовать маленького «брата»: например, если вы задумали голосование за лучшего спикера, как на омской конференции HappyDev, наклейки с лайками тоже можно напечатать на таком принтере. Точно так же дерево контактов, как на маркетинговой конференции Груша, можно сделать не на пробковой доске, а даже на обычном листе картона, а контакты распечатывать и наклеивать тут же на месте.

Дерево контактов от Флампа: каждый мог оставить свою визитку или написать о поиске сотрудников в команду. Файл с контактами организаторы расшарили на всех, кто поделился своими.

Дерево контактов от Флампа: каждый мог оставить свою визитку или написать о поиске сотрудников в команду. Файл с контактами организаторы расшарили на всех, кто поделился своими. Фото из блога Флампа

 

Если же говорить о решении основной проблемы с очередями, качеством бейджей и скоростью регистрации, то такой принтер может стать отличным помощником организатора.

Если на вашем событии высокий градус непредсказуемости, принтер Brother сэкономит вам время и нервы.

Когда неизвестны заранее участники (а такое чаще всего бывает на бесплатных событиях), когда в последний момент меняются выступающие, быстро напечатать бейджи можно, пожалуй, только на таком принтере. Просто припасите заранее пачку пустых бейджей и уберите в сторонку маркеры, они вам не понадобятся.

Заготовки бейджей для последующего наклеивания именных наклеек, напечатанных на принтере Brother (Фото из официальной группы РИФ.Ульяновск 2015 в vk)

Заготовки бейджей для последующего наклеивания именных наклеек, напечатанных на принтере Brother (Фото из официальной группы РИФ.Ульяновск 2015 в vk)

 

Фото в превью: стойка регистрации на РИФ.Ульяновск 2015

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

2 Comments

  1. Круто! Было бы здорово (если бы я был Brother) собирать коллекцию всех использований таких наклеек. Например, видел их сегодня на выборах в Канаде.

      Reply
      • Саша, спасибо за комментарий! А ссылку на канадцев не подкинешь? Можем начать собирать такую коллекцию прямо здесь в комментариях, думаю, ребята из Brother будут не против :)

          Reply

      Добавить комментарий