Как провести эффективную групповую встречу. Часть 3

Как провести эффективную групповую встречу

В предыдущих двух постах серии мы разобрали понятие эффективной встречи, подготовку к встрече и роли участников, помогающие эффективности.

Что еще кроме грамотного распределения ролей добавляет эффективности групповой работе? Внимательность и вовлеченность всех участников, способность слушать друг друга, вести конструктивное обсуждение.

В этом посте я поделюсь несколькими лайф-хаками, которые лично мне не раз помогали провести дискуссию более эффективно.

1. Говорящая штучка (talking piece)

Вы удивитесь, насколько сильно такой банальный прием влияет на способность участников слушать друг друга, говорить по очереди, не перебивая. Смысл лайф-хака очень простой: лидер встречи выбирает какой-нибудь предмет и объявляет, что только тот человек, у которого в руках эта штучка, может говорить.

В моей практике роль говорящей штучки выполняла мягкая игрушка. Соответственно, чтобы передать слово, надо передать игрушку. Участники встречи обычно довольно быстро принимают правила игры и сами осаживают нарушителей, когда те порываются говорить без игрушки в руках.

Вдвойне приятно использовать этот лайф-хак, потому что он провоцирует фан и появление забавных традиций.

На моих глазах часто участники встречи пытались отобрать или спрятать игрушку, чтобы оставить последнее слово за собой. Разумеется, в шутку.

Или, например, у нас в Improve появилась такая форма высказывания как “подержаться за свинью” — мы используем зеленую свинью из Angry Birds в качестве говорящей штучки, и если один человек делится своим мнением со свиньей в руках, а другой участник хочет добавить дополнительный аргумент к его высказыванию, то он просто прикасается к ней и быстро добавляет пару слов, “не передавая ход” и не перебивая. В то же время популярное выражение “подложить свинью” приобрело новый смысл: дать слово, заставить высказаться.

uxevent-effective-meetings-3-talking-piece

Также я заметила, что почти всегда в группе, которая уже имела дело с говорящей штучкой ранее, люди начинают применять ее сами, без директивы лидера встречи. Во время жаркой дискуссии при первых признаках “перебивания” кто-нибудь из участников обязательно скажет: “так, без свиньи здесь не обойтись”.

uxevent-effective-meetings-3-talking-piece2

«Пятник» в Improve Group: пятничное событие-чаепитие, где каждое подразделение делится новостями и достижениями за неделю. А свинья — всему голова!

2. Специально отведенный уголок

Часто на встречах люди уходят в сторону от основного обсуждения, погружаются в детали или им приходят в голову “отличные идеи”, которые могут не иметь ничего общего с темой встречи.

Для таких случаев как раз используется специальный уголок: повесьте в нем флипчарт и объясните участникам, что все мысли и идеи, примеры и случаи из жизни, вообще все, что не относится к теме встречи, мы будем откладывать в этот специальный уголок, чтоб потом вернуться к ним в конце встречи, если останется время.

Этот прием фокусирует участников на теме обсуждения и уравновешивает неугомонных генераторов идей.

У нас в Improve на стратегической сессии такой специальный уголок назывался «свалка», и что только туда не попадало :)

uxevent-effective-meetings-3-corner

Стратегическая сессия Improve Group по методу Impact mapping с адаптацией под наши цели. «Свалка» выступает в роли специального уголка для неприкаянных идей, вопросов, оффтоп-предложений

Иногда такой уголок называют «парковка для идей». Такой подход помогает не только держать группу сфокусированной, но и дает ощущение комфорта тем участникам, которые генерируют те самые случайные идеи. Как видно из примера, вместо флипчарта можно использовать уголок маркерной доски или бумажки-стикеры.

Поскольку вы не пресекаете их желание поделиться и как бы даже даете им возможность обсудить их идею во время встречи, более того, записываете идею на специальном флипчарте, благодаря чему они сами могут не забыть, что им пришло в голову. Но вместе с тем вы не раздражаете остальную группу, фокусируете дискуссию на главном.

3. Привлекатели внимания

Иногда говорящей штучки недостаточно, чтобы направить обсуждение в продуктивное русло. Когда группа чересчур разошлась и активно спорит, когда часть участников “отделилась” и обсуждает что-то в стороне от основного обсуждения, когда кто-то отвлекся и углубился в изучение своего смартфона — во всех этих случаях вернуть фокус группы помогут привлекатели внимания.

Как и с другими двумя лайф-хаками, лидеру группы необходимо объяснить суть приема заранее, чтобы всем участникам он был понятен, чтобы все его приняли как одно из правил встречи.
Привлекателем внимания может быть все, что угодно: какая-то фраза или необычный жест.

Это должно быть что-то, что явно не имеет никакого отношения к теме встречи и будет намеренно выбиваться из привычного контекста.

Например, мы использовали слово “баклажан”. Когда лидер встречи или кто-либо из участников хочет привлечь внимание группы, он кричит: “Баклажан!” По взаимной договоренности это слово может значить, что все должны замолчать и дать слово крикнувшему.

Такую же функцию может выполнять какой-то жест. Например, на конференциях AIESEC часто используется жест “носорог”: человек, который стремится привлечь внимание и успокоить большую группу, изображает рукой рог у себя на лбу. По правилу, оговоренному в начале конференции, если вы увидели, что кто-то сделал “носорога”, нужно сразу же замолчать и сделать такой же жест самому.

В итоге даже большая группа быстро замолкает, стоя с “рогами”, и глазами ищет зачинщика всего этого безобразия. Ведь если кто-то начал эту цепную реакцию, ему определенно есть что сказать всем.

И таких подобных жестов, кричалок, бодрилок в культуре AIESEC огромное количество — проводя 400 конференций ежегодно в разных уголках мира, сложно не придумать и не заразить друг друга веселыми традициями, тем более если они полезны для работы с аудиторией.

uxevent-aiesec-conference-traditions

AIESEC International Congress 2012, Moscow. Photos by Jay, Colomono Studio. www.fb.com/colomono

У меня есть еще один любимый привлекатель внимания: если я хочу, чтоб все замолчали и прислушались ко мне, я говорю очень-очень тихо: “Кто меня слышит, хлопните один раз” и хлопаю в ладоши. Затем я повторяю: “Кто меня слышит, хлопните два раза”. Какая-то часть людей меня уже услышала и хлопает вместе со мной. Я повторяю “считалочку” до тех пор, пока вся группа не замолчит и не будет хлопать со мной. Обычно хватает досчитать до 5-6 хлопков, чтобы успокоить группа в 20-30 человек.

Этот привлекатель внимания мне нравится больше, чем “баклажан”, так как не надо кричать. Ведь если помещение большое и группа шумная, можно и голос сорвать. Баклажан лучше действует для маленькой группы, хлопки — для большой.

Это всего лишь несколько примеров привлекателей внимания, но все они действуют по одному принципу: вы как лидер встречи вводите некое общее правило, согласно которому участники выполняют определенное действие.

Не обязательно привлекатели внимания должны быть направлены на то, чтоб заставить группу замолчать. Это также могут быть бодрилки или приемы по смене парадигмы мышления. Например, когда группа слишком углубляется в критику, можно ввести правило с каким-либо словом, которое будет напоминать, что нужно перестать критиковать и начать предлагать конструктивные предложения.

 

Итак, пользуясь говорящей штучкой, специальным углом для выходящих за рамки дискуссии идей и привлекателями внимания, вы можете настроить участников встречи на более эффективное поведение. Пробуйте, экспериментируйте. Из таких лайф-хаков часто вырастают традиции команды или целой компании. Как, например, наша зеленая свинья.

Как завершить эффективную встречу и что делать после нее

Когда сама встреча прошла эффективно, остается всего две простых вещи:

  • выслать всем участникам резюме встречи
  • и убедиться в том, что после встречи совершен первый шаг.

Резюме встречи легко составляется на основе записей, который сделал ведущий заметки. Там же будут зафиксированы принятые решения и дальнейшие шаги. Ваша задача как лидера встречи — убедиться в том, что встреча не прошла сама ради себя, что принятые на ней решения воплотились в действия. Только когда после встречи совершен первый шаг, можно считать, что встреча прошла по-настоящему эффективно.

Есть такая замечательная фраза:

Если вы всегда делали то, что вы обычно делаете, то всё, что вы получите — это то, что вы и так всегда получали.

Если ваши встречи были раньше неэффективными, пришло время попробовать действовать по-другому. Начните применять эти простые правила сегодня, и ваши встречи будут приносить больше результатов и удовлетворения от потраченного времени.

Шпаргалка-чеклист по эффективным встречам

IXP Effective Meeting checklist uxeventblogТри поста из серии закончились, хотя на тему эффективных встреч можно еще очень много чего писать и обсуждать. Я обещала поделиться чеклистом по подготовке и проведению встречи, который мы используем в Improve. Процесс получения чеклиста поменялся. Вы, конечно, можете по-прежнему поблагодарить меня в комментариях, этому я всегда рада :) Но теперь я не отсылаю чеклист каждому по почте.

Чтобы скачать чеклист в pdf-формате, пройдите по ссылке в магазин полезных материалов UXevent.

Чеклист бесплатный, а я обещаю уважительно относиться к персональным данным и никогда не спамить. Я тоже не люблю бессмысленные рекламные письма ;)

Даешь больше эффективных встреч и меньше бла-бла-бла!
 

P.S. В этой серии всего три поста:
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 2
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 3

 

В превью поста использовано фото: Sebastiaan ter Burg via Compfight cc

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

43 Comments

  1. Анна, спасибо большое за статью. Я начинающий тренер и ваши такие работающие фишки — это отличная помощь таким как я. С удовольствием буду следить за вашими новинками. ;))) благодарю за шпаргалку!!

    Reply
      • Эффективные коммуникации. Тренинг направлен на кадровый резерв и молодых специалистов, впервые поступивших на наше предприятие.

        Reply
        • Знакомая тема! А главное, очень полезная. Буду рада, если тоже будете делиться своими находками из практики!

          Reply
  2. Очень интересный блог, много полезного нашлось. Пишите, буду с удовольствием читать.
    Хочу посмотреть шпаргалку

    Reply
  3. Спасибо Анна, очень полезный блог , попала случайно, столько всего узнала Важного!!! Очень хочу шпаргалку и чек лист.Пожалуйста!

    Reply
    • Спасибо! Шпаргалка и чеклист — это одна и та же сущность, называю ее то так, то эдак. Выслала на почту, пользуйтесь!

      Reply
  4. Анна, случайно попала на ваш блог! И никак выйти не могу! Очень много полезной и доступной информации. Я теперь ваш читатель.

    Reply
  5. Спасибо, за ваши заметки! Случайно попала на ваш блог и не могу оторваться от чтения:) Очень много полезной информации,беру на заметку. :) И хочу шпаргалку .

    Reply
  6. Потрясающий блог. Спасибо за полезную и интересную информацию.
    Буду благодарна за шпаргалку))))

    Reply
    • Евгения, спасибо! «Потрясающий» — это очень высокая оценка для меня, буду соответствовать! :) Шпаргалку на почту отправила.

      Reply
  7. Аня, спасибо Вам большое! Третий день читаю ваш блог, не могу оторваться! Сам молодой руководитель проектного офиса и с удовольствием буду следовать Вашим советам.
    От чеклиста не откажусь!

    Reply
    • Сергей, спасибо большое! Сразу хочется еще чего-нибудь новенького написать. А чем занимается твой проектный офис? В какой сфере?
      Чеклист на почту отправила.

      Reply
  8. Приятно видеть, когда люди эффективно используют знания, полученные в AIESEC :)
    От шпаргалки также не откажусь

    Reply
    • Я вообще заметила за собой, что практически всё, когда-то опробованное в AIESEC, рано или поздно пригождается в работе. Шпаргалку на почту отправила!

      Reply
  9. Привет!

    Атмосферные статьи, интересны тем, что это уже где-то работает, а не просто теория.
    Хочу посмотреть шпаргалку.
    Спасибо.

    Reply
    • Ольга, спасибо! Точно работает, пусть не везде, но я за свою жизнь видела немало примеров, когда такие штуки реально помогали. Ну а какие-то не приживались, это тоже нормально. Шпаргалку отправила на почту.

      Reply
  10. Анна, вы молодец. приятно и интересно читать ваши статьи. сегодня здесь в течение двух часов и уже скинула ваши данные 4 коллегам. благодарна за чеклист. стоит чем-то поделиться в ответ?

    Reply
    • Марина, спасибо! Чеклист летит на почту) А что касается «поделиться в ответ» — если есть чем поделиться, я только рада. Может, тоже есть какие-то технологии, лайф-хаки, которые используете в работе и на встречах? Или проблемы, с которыми чаще всего сталкиваетесь?

      Reply
  11. Анна, спасибо за такую замечательную серию статей :3 Мне, как начинающему тим лидеру AIESEC очень-очень помогло, буду воплощать в жизнь все советы :) Осталось только заполучить шпаргалочку, чтобы ничего не упустить :)

    Reply
    • Мне большинство этих советов тоже достались из тимлидерского опыта в AIESEC :) Шпаргалку на почту отправила!

      Reply
  12. У тебя супер крутые статьи!) Мне, как начинающему организатору мероприятий и руководителю команды, они как некие палочки-выручалочки) спасибо за это! И да, я хочу шпаргалочку)

    Reply
    • Саша, спасибо! Мне как начинающему блоггеру приятно слышать обратную связь :) С какими вопросами ты чаще всего сталкиваешься, с какими проблемами? Мне бы хотелось писать больше полезных материалов для начинающих организаторов, твой совет мне бы очень помог!
      Шпаргалку отправила)

      Reply
  13. Роман, на 100% согласна — нужно искать такие, которые подходят по культуре. А тебе встречались какие-то другие примеры лайф-хаков? Шпаргалку отправила на почту)

    Reply
  14. Все хаки либо впишутся :), либо нет :( в культурный код команды. Спасибо за все. Хочу шпаргалку.

    Reply
    • Аня, спасибо за шпаргалку.
      Добавлю разве что мой «нелюбимый», но проверенный: все должны стоять на ногах :)

      Reply
      • Вот кстати отличное дополнение, спасибо! На моей практике тоже одни из самых коротких и эффективных встреч — это стэндапы. Всякие планерки особенно хорошо проводятся стоя, а вот если встреча длинная и требует длительной работы, стоять, конечно, тяжеловато.

        Reply

Leave a Comment.