Как провести эффективную групповую встречу. Часть 2

В предыдущем посте мы подробно разобрали процесс подготовки к групповой встрече и определили эффективную встречу как продуктивную, удовлетворяющую и короткую.

Сегодня мы поговорим о том, как на самой встрече построить процесс эффективно.

Для этого нужно учесть всего два момента: правильно определить роли на встрече и использовать лайф-хаки, повышающие внимательность и вовлеченность участников.

Правильно определите роли на встрече

На любом митинге так или иначе должны выполняться три ключевых функции:

  • лидер встречи
  • следящий за временем
  • ведущий заметки

Лидер встречи

Часто все эти 3 функции выполняет лидер встречи: он ведет саму встречу, сам следит за временем и делает какие-то пометки по ходу. Но скажу вам честно: такой подход не добавляет встрече эффективности. Быть «цезарем» и успевать все три дела делать по-настоящему качественно могут далеко не все.

Эффективный подход — делегировать роли следящего за временем и ведущего заметки кому-то из участников встречи, а самому сконцентрироваться на том, чтобы провести встречу согласно заявленной адженде.

Вас вдвойне убедит такой подход, если вы хотя бы краем глаза взглянете на роль лидера. Идеальный лидер встречи — это ведущий, а чаще всего и главный заказчик встречи, который всех собрал и хочет получить от собрания конкретный результат.

Лидер встречи выполняет очень важную роль: объединяет, мобилизирует и фокусирует группу.

Чтобы выполнить эту роль, лидер должен сделать много различных действий во время встречи:

  1. Начать встречу вовремя;
  2. Определить заранее тему встречи и повестку. Проговорить ее в начале встречи для всех;
  3. Назначить роли (следящий за временем, ведущий заметки);
  4. Следить за тем, чтоб участники оставались в русле дискуссии и не “сворачивали в сторону”;
  5. Резюмировать высказывания участников, кратко формулировать основные мысли;
  6. Воодушевлять группу на активное участие;
  7. Предотвращать однобокость в обсуждениях: делать так, чтоб каждое мнение было услышано, давать всем высказаться равное количество времени, сдерживать чересчур “громких” участников, которые в силу характера склонны подавлять других в обсуждении;
  8. Помогать группе докапываться до сути, не допускать поверхностных обсуждений;
  9. Подводить итоги работы над каждым пунктом адженды, тем самым демонстрировать прогресс по ходу встречи;
  10. Если участник отвлекся или пропустил часть встречи, быстро вводить его в курс дела. Если важный участник пропустил встречу целиком, доносить до него результаты и основные вехи дискуссии;
  11. Оценить качество встречи по завершению, поблагодарить всех участников.

Согласитесь, немало дел? На то, чтоб следить за временем и делать заметки, у вас уже не останется фокуса. Зато эти роли можно легко делегировать!

Следящий за временем

Роль следящего за временем заключается в том, чтобы вооружиться таймером и засекать время на каждый пункт адженды. Теперь понятно, почему так важно заранее спланировать длительность каждого пункта еще на этапе подготовки? Естественно, это упрощает работу на месте.

uxevent-effective-meetings-timekeeper

Фото: Daniel E Lee via Compfight cc

Следящий за временем также сообщает всей группе или лидеру встречи, сколько осталось до окончания дискуссии. Заранее можно договориться о том, какие промежутки необходимо озвучивать. Например, если на обсуждение одного вопроса по адженде отводится 20 минут, то логично будет сообщить группе, когда прошло 10 минут (половина) и когда осталось 5 минут (нужно закругляться).

Отслеживание времени важно не само по себе. Важно отслеживание прогресса группы с течением встречи.

Если в адженде не было предусмотрено, сколько времени будет обсуждаться какой-либо вопрос, это тоже нормальная ситуация. Часто бывает так, что мы заранее не знаем, сколько на самом деле потребуется, например, когда делаем такую работу в первый раз. В таких случаях следящий за временем по указанию лидера встречи засекает равные промежутки и сообщает, когда они проходят.

Например, мы собираемся на 1 час обсудить новый проект. Мы не знаем, сколько мы успеем за этот час, но нам важно, что будет заметен прогресс в ходе обсуждения, и мы не застопоримся на одной маленькой детали.

Следящий за временем в таком случае засекает, например, по 15 минут. Когда первые 15 минут проходят, он сообщает об этом группе и сразу же засекает еще 15. Так вся группа и лидер встречи могут оценить, нужно ли ускориться или, наоборот, есть время обсудить отдельный аспект проекта подольше.

Ведущий заметки

У ведущего заметки тоже свое орудие труда. Идеально, если этот человек умеет быстро печатать на клавиатуре и будет сразу вести заметки в диджитал-формате. Иногда бывает и так, что проще записывать основные итоги встречи от руки.

Часто нужны флипчарты, чтобы вся группа могла видеть итоги обсуждений во время встречи. Тогда ведущий заметки сначала записывает все крупно и четко на флипчарте, а затем уже после встречи переносит их в документ.

В заметках главное — записывать главное.

Как бы смешно оно не звучало :) Записывать необходимо основные мысли по каждому вопросу адженды и итоги, принятые решения. У себя в команде вы можете принять конкретный формат заметок, составить шаблон или определить общие принципы ведения записей.

У нас в Improve такого нет, но лично я часто пользуюсь собственноручно сделанным ежедневником, в котором разлиновка страницы под заметки со встреч выглядит вот так:

uxevent-effective-meetings-notes-1

Макет странички без моих каракулей:


(Кликните изображение, чтоб увидеть в полном размере, или скачайте в формате pdf)

Если по ходу встречи у вас накопилось много флипчартов с промежуточными результатами обсуждений (например, идеи по результатам мозгового штурма), не тратьте время на перепечатывание всего-всего. Включите в резюме встречи только итоги и принятые решения, а всю вторичную информацию, которая не нужна для дальнейшей работы в виде текста, можно сфотографировать и отправить всем участникам как картинку.

В работе команды очень ограниченный набор задач, которые требуют переписывания большого объема информации из флипчартов в документы Word или Excel. Яркий пример — результаты групповой работы, которые нужно классифицировать, обобщить, проанализировать и т.п.

Но в большинстве случаев участникам встречи нужны лишь основные итоги в виде редактируемого текста, остальное можно послать картинками. Тем более что современные технологии давно позволяют это сделать, и у каждого в кармане есть достаточно мощный смартфон, чтоб быстро сфотографировать и отправить файл.

 

Итак, если вы назначили встречу, будьте настоящим лидером встречи.

  • Делегируйте дополнительные функции следящего за временем и ведущего заметки другим участникам.
  • Объясните им ожидание от их роли: что и как они должны засекать или записывать.
  • Сами сосредоточьтесь на ведении встречи: на объединении, мобилизации и фокусировке участников.

Распределение ролей поможет вам более эффективно провести саму встречу, даст как минимум двум участникам ощущение “особенности” благодаря их особым ролям. Заметки можно будет легко обработать и выслать всем после встречи — это сэкономит время на написание резюмирующих писем.

В следующем посте я поделюсь простыми лайф-хаками, что еще можно делать во время встречи, чтоб вести ее более продуктивно и вовлекающе. А также поделюсь своим чеклистом эффективной встречи.

 

P.S. В этой серии всего три поста:
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 2
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 3

 

Фото в превью поста: Sebastiaan ter Burg via Compfight cc

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

Leave a Comment.