Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1

Как провести эффективную групповую встречу

Встречи, групповые работы, планерки, встречи команды — все это в бизнес-среде часто называют “митингами” (от англ. meeting — встреча). И многие их ненавидят. Почему? Очень часто встреча оставляет ощущение неэффективно потраченного времени. Как часто вы думали: “Да я бы за это время столько всего успел”?

Как часто вы жалели, что потратили ради встречи пару часов на дорогу, а по факту могли бы гораздо эффективнее решить все вопросы по телефону, в почте или по скайпу?

Если у вас есть такая же боль под названием “неэффективные встречи”, то этот пост для вас.

Для организатора события работа с командой практически всегда состоит из регулярных встреч. Особенно, если вы делаете большую конференцию и в команде организаторов больше пяти человек, если вы проводите встречи со спикерами, с подрядчиками, с волонтерами.

В этом посте я не буду затрагивать бизнес-встречи, в цели которых входят продажи и переговоры. Сосредоточимся на групповых рабочих встречах, основная цель которых — обсудить какой-либо вопрос или принять решения.

Почему мы не любим встречи?

Когда я спросила своих сопельменников из Improve, они за каких-то 5-7 минут накидали аж 12 пунктов:

  • Долго обсуждаем время встречи, еле как назначаем его
  • Только в 10% случаев заводим встречу в календарь, многие из-за этого забывают о встрече
  • ФЛУДИМ! Очень много. Неэффективно общаемся на встречах
  • Не можем начать, долго разгоняемся
  • Нужно приложить огромные усилия, чтобы что-то поменять по ходу встречи (например, если ты понял, что тебе там быть не обязательно, или когда обсуждение идет неэффективно, нужно убедить всех-всех участников, как что сделать по-другому)
  • Часто встречи собираются без реальной цели: есть другие способы решить задачу
  • Редко результаты обсуждений записываются на самой встрече
  • А если и записываются, то потом некуда их деть — разве что выслать участникам, но найти через какое-то время в почте это нереально
  • Очень много встреч проходит в формате мозгового штурма, даже когда это явно неподходящий формат
  • Мы вообще не очень понимаем, какие бывают разные типы встреч по структуре, по форматам
  • Иногда участники встречи несерьезно относятся к ней
  • Для любых встреч занимается переговорка, хотя иногда проще подойти к рабочему месту человека, сразу все обсудить и решить.

Звучит знакомо? И ведь это не предел. Я уверена, каждый из нас добавил бы еще парочку своих личных пунктов. Давайте разбираться, как от всего этого избавиться.

Эффективные встречи — это такие, которые мы воспринимаем как продуктивные, удовлетворяющие и короткие.

Даже если встреча длилась 2 часа, но за это время все продуктивно поработали и достигли удовлетворяющего всех результата, то она будет восприниматься как короткая, “пролетевшая незаметно”.

Ключ к эффективности лежит не только в самой встрече, но и в том, что происходит до нее и после нее.

В этом посте мы сосредоточимся на том, как эффективность встречи повысить еще ДО самой встречи.

Как подготовить эффективную встречу

Три простых пункта решают всё:

  1. Ясная адженда (агенда, повестка встречи)
  2. Правильно назначенная встреча
  3. Один канал коммуникаций с участниками

1. Ясная адженда (агенда, повестка)

У меня в закромах есть 7 принципов составления адженды групповой встречи, которые помогают мне уже на протяжении десяти лет в разных проектах, командах и культурах.

Заголовков мало, нужна конкретика

Составляя адженду митинга, расшифруйте каждый ее пункт. Это поможет участникам понять, что именно будет обсуждаться, и заранее подготовиться.

Что есть что: обсуждения или решения

Отметьте, какие пункты адженды предполагают обсуждение вопроса, а какие требуют принятия решения. Участники будут заранее настроены, подготовят свое мнение по каждому вопросу, и решение пройдет быстрее. Опять же, если в повестку встречи не входит решение какого-то вопроса, а только обсуждение, но вы никак не предупредили об этом участников, то многие из них могут уйти разочарованными с мыслью “ну вот, опять обмусолили тему, а что дальше делать — непонятно”.

Какая информация нужна и кто ответственный

Если какие-то данные нужны на самой встрече, предупредите об этом участников. Часто на встрече мы тратим время на то, чтоб отыскать нужный файл или письмо в почтовом ящике, выудить оттуда нужную информацию, необходимую для продолжения обсуждения. Это неэффективно. Оповестите людей о предварительной подготовке и назначьте ответственных.

Время на каждый пункт

Даже примерное, это время рядом с каждым пунктом адженды даст участникам уверенность, что встреча действительно нужна, что вы к ней готовы, что их время не уйдет впустую.

Частая ошибка — написать побольше времени на те пункты, которые кажутся более срочными. На самом деле надо уделять время каждому вопросу согласно их важности, формату работы над ними.

Логический порядок

Желательно, чтоб он был :) Участникам будет проще ориентироваться в повестке встречи, если пункты в ней логически вытекают один из другого.

Отвести время на Check in и Check out

Всегда нужно закладывать время на «разгон» и на «остывание». Сначала дайте 3-5 минут участникам встречи войти в ритм встречи, настроиться. Кому-то надо открыть блокнот для заметок, кому-то — налить себе чаю. Это время можно использовать и для вводного вопроса. Например, спросить участников, как они себя чувствуют, какое настроение, все ли готовы.

Точно так же в конце надо оставить время для подведения итогов встречи.

Любая встреча — это ограниченное по времени, месту и составу участников событие.

Нужно дать людям возможность как войти в это особое пространство-время, так и выйти из него комфортно, перестроиться, сфокусироваться. На эту тему можно написать отдельную серию постов: любопытный опыт регламентирования процесса «входа» и «выхода» описали в своих книгах Джим и Мишель Маккарти. Сегодня мы на этом останавливаться не будем, просто отметим, что в идеальной адженде встречи нужно отвести время на «вход» и на «выход».

Пункт «разное»

Во время встречи часто возникают какие-то вопросы, которые не были изначально запланированы для обсуждения. Оставьте для них небольшой буфер, чтобы из-за накопившихся мелких вопросов окончание встречи не сдвинулось целиком.

Структура правильной адженды для меня выглядит вот так (пример):

Структура адженды встречи

2. Правильно назначенная встреча

У нас в Improve Group процесс назначения встречи — это прям большая “попаболь”. Мы тратим много времени на то, чтоб в письмах или в скайпе договориться о том, когда кому будет удобно встретиться. Если количество участников встречи переваливает за 3, то этот процесс совершенно невозможно контролировать. Иногда важная встреча откладывается только из-за того, что мы три дня согласовывали ее время. С этим надо было что-то делать, и пока мы нашли 2 более-менее удобных способа.

> 3 участников — выбрать время через Doodle

Лично для меня спасением оказался сайт Doodle.com. Это очень простой способ назначить встречу, где вы заранее можете прописать и время, и место встречи, пригласить в дудл участников, чтобы они отметили, когда они свободны, а когда заняты.

Doodle.com — удобный планировщик групповых встреч

Пара кликов — и у вас перед глазами расклад на всю толпу, которую вы решили собрать.

Завести встречу в Google календарь и пригласить участников

Другая незаменимая вещь в планировании встреч — это Google календарь. Завести в нем встречу и отправить приглашения участникам проще простого, но мы почему-то часто забываем это сделать.

Google calendar для планирования групповых встреч

Я теперь, после того как согласую время участия в дудле, завожу встречу на утвержденное время в календаре. В карточке встречи можно продублировать адженду, отправить приглашения участникам в их гугловские календари. Удобно, если вся команда пользуется гугловскими сервисами для работы.

Google Calendar для планирования групповой встречи

Некоторые мои коллеги сразу заводят встречу в календаре, не пользуясь дудлом, однако мне это кажется не очень удобным. Наверное, это зависит от того, насколько у вас в команде вообще принято пользоваться гугловскими сервисами. В AIESEC мы почти 100% пользовались только ими, и это было просто. А вот в Improve мы используем несколько разных сервисов (Jira, Trello и гугловские продукты), поэтому не все ведут дела именно в гугловских календарях.

< 3 участников — договориться лично

Разумеется, оба эти способа излишни, когда вы встречаетесь с одним-двумя людьми. С ними гораздо проще договориться о времени и месте в живом разговоре, по телефону или скайпу. Так что переусердствовать с программулинами тоже не стоит.

3. Один канал коммуникаций с участниками

Тут главное слово — ОДИН. Если вы готовитесь ко встрече и обсуждаете подготовку с участниками, то, пожалуйста, не распыляйтесь. Начали обсуждать встречу в почте — ограничьтесь почтой. Начали в скайпе — не посылайте дополнительно еще и емейлы. И уж тем более не пишите во всякие личные мессенджеры без особой надобности.

Чем сильнее вы распыляете коммуникации во время подготовки, тем больше вероятность, что участники потеряют часть информации и придут неподготовленными.

 

Резюмирую:

  • “Эффективная встреча” значит продуктивная, удовлетворяющая, короткая.
  • Подготовленная встреча имеет больше шансов быть эффективной.
  • Готовьте встречу с умом: продумайте повестку дня, назначьте встречу быстро и безболезненно,во время подготовки доносите информацию до участников одним понятным для всех способом.

Теперь, когда вы подготовили свою встречу на пятерку, пора переходить к эффективному проведению самой встречи. Об этом — в следующем посте.

 

P.S. В этой серии всего три поста:
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 2
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 3
Вместе с третьим постом я делюсь бесплатным чеклистом эффективной встречи в pdf-формате.

Фото в превью поста: Sebastiaan ter Burg via Compfight cc

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

2 Comments

  1. Прекрасный текст. У меня вот на работе были еще такие приколы, подойди к кому-нибудь спроси, как эффективно встречу организовать, все тебе расскажут, и адженду красивую нарисуют и все… но на деле не работает. Потому что все это по такому заведенному ритуалу часто делается, что голова иногда и не включается. А есть вот такая вот ВОЛШЕБНАЯ совершенно книжка про встречи. Death by Meetings или «Смерт от совещаний». Я ее на работе давала всем своим бизнес лидерам почитать. Читается как сказка за выходные. И там совершенно не стандартные советы про то, как встречи эффективно проводить. Очень рекомендую!!
    Вот тут на Амазоне

    А вот это на Озоне

    Reply
    • Воу, спасибо за наводку на книжку! Я о ней как-то слышала, но сама еще не читала, а было бы полезно.
      У нас вот пока что другая немного проблема — даже «заведенного ритуала» нет, и часто встречи совсем неподготовленные проходят.

      Reply

Leave a Comment.