Как подготовить ведущего конференции

Ведущий конференции — это чаще всего харизматичный, известный человек из отрасли, обладающий отличными навыками публичных выступлений. Он задает тон всему событию, создает атмосферу и во многом определяет настроение участников.

Как сделать так, чтобы каждое его слово и действие работало на достижение бизнес-целей конференции? В подготовке ведущего большое значение имеет то, как с ним работает адженда-менеджер (менеджер программы) конференции.

Роль ведущего конференции

Как я уже отмечала ранее, обычно ведущий имеет следующий круг обязанностей:

  • открыть конференцию,
  • рассказать о ее целях и программе,
  • озвучить оргмоменты,
  • задать атмосферу,
  • следить за временем (time-bitching),
  • координировать участников между секциями,
  • закрыть конференцию.

Такой человек нужен для сохранения целостности всей конференции, он помогает участникам пройти от начала и до конца по выдуманному организаторами сценарию. Таким образом, идеальный ведущий становится посредником между адженда-менеджером (менеджером программы конференции) и всеми гостями.

Роль ведущего конференции — быть связующим звеном между участниками и всей закулисной командой организаторов.

Наибольшее количество вопросов вызывает разделение ролей, собственно, адженда-менеджера и ведущего. Многим начинающим организаторам кажется, что менеджер программы может сам вести открытие и закрытие, всех координировать и тем более следить за выполнением регламента, ведь за это он, в конце концов, и отвечает.

Однако роль адженда-менеджера — внутренняя, а роль ведущего — внешняя. Адженда-менеджер работает больше с оргкомитетом и спикерами, а ведущий — с участниками. Чтобы различие было наглядным, я попробовала свести отдельные аспекты роли каждого в единую таблицу.

Разделение ролей между адженда-менеджером (менеджером программы) и ведущим

АДЖЕНДА-МЕНЕДЖЕР ВЕДУЩИЙ
Работа с программой:
Главный ответственный за содержание конференции;

Главный ответственный за создание, подготовку, подачу и оценку программы;

Координирует и контролирует оргкомитет, чтобы все адженда-образующие элементы реализовались по плану;

Проводит прогон программы до конференции;

Собирает все материалы (слайды презентаций, видео, digital-копии раздаточных материалов и т.п.) и отвечает за их публикацию для участников.

Главный ответственный за артикуляцию ключевого посыла (мессаджа) конференции во время конференции;

Создает и формирует атмосферу на конференции;

Готовит и проводит все пленарные (общие) части: открытие всей конференции/следующего дня, подведение итогов дня, закрытие и т.п.;

Обеспечивает связки между сессиями: представляет спикеров, модерирует вопросы спикеру из зала, заполняет паузы, обобщает выводы из каждой сессии/блока сессий в ключе основных трендов отрасли;

Координирует участников между разными треками (потоками) и секциями, когда секции идут параллельно.

Взаимодействие с другими:
Находит и координирует ведущего и спикеров. Главный ответственный за их подготовку;

Координирует список участников, передает данные о портрете и количестве участников ведущему и спикерам.

Помогает спикерам поддерживать атмосферу на протяжении всей конференции;

Главный ответственный за то, чтобы участники присутствовали на сессиях: объявляет о начале и окончании сессии, координирует время кофе-брейков.

Подготовка

Подготовка ведущего к конференции — это зачастую процесс, отпущенный на самотек. Недостаточно пригласить ведущего, выслать ему программу и описание ролей, а потом надеяться, что он будет делать именно то, что от него ожидается.

За мою практику наиболее управляемым процесс подготовки ведущего становился тогда, когда адженда-менеджер изначально разделял этот этап на две встречи. На каждой встрече адженда-менеджер и ведущий обсуждают все ключевые вопросы и тем самым приходят к полному взаимопониманию.

Для того, чтобы учесть все важные моменты во время встреч и максимально подготовить ведущего конференции к его роли, рекомендую использовать простые и удобные чеклисты. Выглядят они вот так:

Чеклист адженда-менеджера по подготовке ведущего конференции

Один чеклист посвящен одной встрече и содержит ее цели и основные моменты, которые необходимо решить с ведущим во время подготовки. Эти чеклисты разработаны на основе опыта 37 конференций, в которых я участвовала в роли тренера, адженда-менеджера или ведущего. Они не раз помогали мне структурировать встречи и тем самым сэкономить время коллег и быстро достичь желаемого результата.

Чтобы получить чеклисты в pdf-формате, подписывайтесь на рассылку UXevent.

После того как вы подтвердите подписку в email, вам откроется секретная страничка с ссылкой на чеклисты. Они бесплатные, а я обещаю уважительно относиться к персональным данным и никогда не спамить, присылать только новости блога и полезные материалы. Я тоже не люблю бессмысленные рекламные письма ;)

Во время конференции

Если подготовка прошла успешно и напротив каждого пункта в чеклистах появились галочки, то единственный совет, который я могу дать, — это дать ведущему волю делать то, к чему лежит его душа.

Добейтесь понимания целей и основного посыла конференции, а выбор инструментов в его донесении оставьте за ведущим. Ведь, в конце концов, именно для этого вы его пригласили, чтобы на самой конференции он помогал вам, а не доставлял лишнее беспокойство.

После конференции

Когда событие уже завершилось, остается дело за малым: собрать воедино те уроки, которые вы как менеджер программы и сам ведущий вынесли из этого опыта.

Проведите финальную встречу или видео-чат, поблагодарите ведущего и обязательно попросите дать обратную связь как минимум по трем пунктам:

  1. Что получилось и стоит продолжать на последующих конференциях?
  2. Что мы сделали не так, чего не стоит делать в будущем?
  3. Чего мы не сделали, но сейчас, пост-фактум, понимаем, что было бы здорово сделать?

Ведущий конференции — это, несомненно, ценнейший ресурс, но прежде всего — человек, а люди учатся на собственном опыте. Задача адженда-менеджера заключается в том, чтобы этот опыт упаковать и передать дальше, применить в организации других событий.

Именно благодаря постоянному совершенствованию каждого, даже самого обычного элемента конференции происходит качественный рост от посредственного события к уникальному и незабываемому.

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

41 Comments

    • Привет, Юля! Спасибо, стараюсь обращать особое внимание именно на структуру :) Чеклист отправила на почту, заходи еще :)

        Reply
    • Спасибо огромное за сайт. Постоянно обращаюсь к Вашему сайту по затруднительным вопросам и просто почитать.
      Вышлите, пожалуйста check-list :D

        Reply
      • Готовлюсь в первые к роли ведущего конференции. Прочитал Ваши советы. Буду признателен и благодарен вам за чек-лист.

          Reply
        • Привет! Мечтаю о чеклистах в почте :) Спасибо за классные и полезные материалы)

            Reply
            • Евгения, спасибо за комментарий Рада, что они не только полезные, но и классные, стараюсь! Чеклисты отправила :)

                Reply
              • Марина, спасибо! Никогда не задумывалась, что информация именно редкая, мне казалось, есть много разных советов, как работать с ведущим. Хотя, пожалуй, в связке с адженда-менеджментом такой структурированной информации действительно нет на русском языке. Надо будет написать еще пару постов на эту тему :)
                Чеклисты отправила на почту.

                  Reply
              • очень нужна такая информация! можно чек-лист второй? первый пришел при регистрации:)

                  Reply
                • Очень полезная информация, спасибо.
                  Очень хочу также получить чеклист. Еще раз спасибо!

                    Reply
                  • Анюют) Очень информативный сайт. В моём случае полезность громадная)
                    Буду признателен за чаек листы.

                      Reply

                    Добавить комментарий