Как подготовить модератора к событию: универсальные правила, советы, чеклисты

Как подготовить модератора к событию: универсальные правила, советы, чеклисты

Давайте поговорим о роли модератора на конференциях и форумах. Наверняка вы знаете, кого я имею ввиду: это не ведущий и не спикер, и уж тем более не программный директор.

Это человек, который чаще всего ведет панельную дискуссию, сам задает вопросы экспертам-участникам или координирует вопросы из зала. Роль модератора может разниться от события к событию, но кое-какие элементы подготовки универсальны.

Хочу поделиться выдержками из подготовительных материалов для инструктажа модераторов, которые я готовила для Russian Sponsorship Forum 2015 почти год назад. Уверена, каждый организатор найдет что-то полезное в этом посте а-ля чеклисте. И наверняка добавит в него что-то свое.

В нашем случае роли модераторов разных сессий форума о спонсорстве чуть отличались друг от друга, так как их прямые функции диктовались форматом сессий.

Роль модератора в зависимости от типа формата сессии

Часть инструктажа отличались для каждого типа модераторов, но оставалась общая структура, советы по подготовке и по ведению дискуссии.

Я не буду останавливаться на вопросах поиска, отбора и личного контакта с модераторами. Давайте представим, что эти люди уже есть, полны мотивации и энергии, и наша задача — подготовить их к эффективному выполнению своей роли.

Из чего состоит инструктаж модераторов

На мой взгляд, есть несколько обязательных пунктов в памятке модератора:

  1. Главная роль модератора
  2. Таймлайн подготовки модераторов
  3. Подробный чеклист по подготовке
  4. Инструкции по поведению во время сессии
  5. Отдельное напоминание о тайминге
  6. Общие, но важные советы, как сделать сессию определенного формата лучше

Давайте разберем каждый из них подробнее.

1. Главная роль модератора

Необходимо четко и недвусмысленно описать, в чем заключается эта особая для события роль, какие от нее ожидания. Один из примеров — картинка выше.

Помните, что главная роль модератора не может быть просто скопирована из другого события, она напрямую зависит от того, какую задачу выполняет конкретная сессия в программе вашей конференции или форума.

Если вы затрудняетесь сходу сформулировать роль, подумайте над несколькими наводящими вопросами из списка:

  • Какие действия надо будет выполнять модератору?
  • Почему их не может выполнить кто-то другой?
  • Кому модератор должен уделить больше всего внимания: спикерам, участникам в зале, особым гостям, ведущему, организаторам?
  • Должен ли модератор сам разбираться в теме сессии, которую он модерирует?
  • На каких аспектах события больше всего отразится успешная работа модератора?

2. Таймлайн подготовки модераторов

Я всегда ратую за структурированную и осмысленную подготовку. Распишите, в какие сроки какая подготовка должна пройти, в какой момент модератору нужно пообщаться со спикерами, а в какой — подготовить вопросы для дискуссии.

Не забудьте о дате финального созвона: документ документом, а устный инструктаж никто не отменял.

3. Подробный чеклист по подготовке

Трудно все запомнить и ничего не упустить. Чтобы модераторам Russian Sponsorship Forum (RSF) было удобнее готовиться, мы написали подробный чеклист, что нужно сделать до форума в качестве подготовки. Я верю, что такие чеклисты помогают и организатору, и модераторам:

  • осознать важность и детали роли модератора;
  • избежать паники во время подготовки («я не знаю, за что хвататься!»);
  • избежать неверных ожиданий от роли модератора;
  • сделать сессию более продуктивной.

Подготовка — половина успеха модератора.

Какие пункты могут входить в чеклист по подготовке? Приведу примеры из чеклиста для RSF 2015:

Подробный чеклист по подготовке модератора конференции, форума, панельной дискуссии

В зависимости от роли вашего модератора вы можете добавить или убрать пункты по подготовке. Также не забывайте, что для максимально полного ознакомления с тезисами и презентациями спикеров секции (если таковые будут) вам необходимо собрать их заранее и выслать модератору. В идеале — сразу вместе с этим чеклистом.

4. Инструкции по поведению во время сессии

Классическая панельная дискуссия или экспертная сессия имеют схожий тайминг и структуру, поэтому начальные инструкции практически для всех подобных сессий похожи и, как кажется, очевидны. Например:

Начало

  • Поздоровайтесь с аудиторией и представьтесь.
  • Представьте тему сессии. Коротко расскажите, как эта сессия вписывается в контекст всего Форума, какие у нее задачи.
  • Расскажите регламент сессии.
  • Ваш главный клиент — это аудитория. Задайте 1-2 коротких вопроса в стиле «поднимите руки те, кто…», чтоб быстро оценить, насколько аудитория разбирается в теме. Ориентируйтесь на ее реакцию при ведении дальнейшей дискуссии.
  • Коротко представьте каждого спикера. Не надо зачитывать их био (они есть в буклетах делегатов, а делегаты умеют читать), используйте заранее подготовленную саммари и скажите только самое важное.
  • Передайте слово каждому выступающему по очереди согласно программе.

Далее инструкции будут отличаться в зависимости от тонкостей формата и эффекта, который вы хотите достичь. Приведу в качестве примера выдержки из инструкций для ведения панельной дискуссии, где задача модератора — поддерживать динамичное обсуждение и помочь спикерам-экспертам максимально раскрыть заявленную тему с разных сторон.

Даже имея на сцене 3-5 экспертов, очень сложно начать дискуссию «с места в карьер»: она не будет вовлекающей и понятной для аудитории. Поэтому в качестве базовых рекомендаций мы можем предложить модераторам идти от общего к частному и помогать раскрывать тему постепенно.

Как подготовить модератора к событию: универсальные правила, советы, чеклисты

Фото: phxcc Flickr via Compfight cc

Общая панельная дискуссия

  • После всех выступлений задайте один из заранее подготовленных общих вопросов для панельной дискуссии. Первый вопрос — для разогрева, он не должен ставить спикеров в тупик.
  • Последующие вопросы — о возможностях, положительных сторонах. Затем — более сложные и провокационные — о рисках, проблемности в теме.
  • Чередуйте свои вопросы с вопросами из зала или от спикеров друг другу. Если вопросов нет, то задайте заранее подготовленные вопросы сами.
  • Не давайте спикерам скучать. Распределяйте вопросы равномерно, мешайте порядок их ответов. На один вопрос не обязательно должны отвечать все спикеры, часто 2 ответа достаточно, а оставшимся спикерам можно задать связанный, более конкретный вопрос.
  • Вежливо, но твердо управляйте регламентом.
Russian Sponsorship Forum 2015

Фото: официальный фото-отчет с Russian Sponsorship Forum 2015

5. Отдельное напоминание о тайминге

Есть еще одна универсальная задача модераторов всех мастей — следить за временем сессии, особенно за ее окончанием. Для меня «клятва» профессионального модератора звучит так:

Закончить вовремя — дело чести.

Мы-то с вами знаем, что от этого зависит настроение участников и качество программы всего события. Знают и они. Но напомнить об этом еще раз и дать пару практических советов о том, как лучше использовать таймер на девайсе, познакомить с волонтером, который будет подавать условные знаки из зала при необходимости — это никогда не бывает лишним.

На мой взгляд, вынесение этого аспекта роли модератора в отдельный пункт в памятке помогает подчеркнуть серьезность ваших намерений как организаторов сделать качественное мероприятие. Не прячьте этот аспект между срок, напишите четко и прямо.

6. Общие, но важные советы, как сделать сессию определенного формата лучше

Всё, что не влезло в предыдущие пункты, может идти в последней части. Изучив различные советы от бывалых модераторов международных конференций, я добавила в свою памятку для панельных дискуссий следующие пункты:

  • Следите за языком жестов, положением тела. Спикеры обычно копируют позу и манеру ведущего. Особенно важно это в плане зрительного контакта: задавая вопрос, посмотрите на спикера, потом обратите взгляд на аудиторию. Спикеры будут делать так же. Иначе спикеры будут смотреть только на вас, и аудитория будет чувствовать себя лишней.
  • Не стесняйтесь вставлять технические комментарии, когда это уместно: просить спикеров говорить громче/тише, ближе к микрофону и т.п.
  • Не давайте спикерам выступать с откровенно рекламным посылом. Вы имеете полное право пресечь спикера, если он отходит от темы и скатывается к самопиару. Чтобы смягчить такой момент, можно перенести акцент с посыла «мы лучшие» на «что мы конкретно сделали», таким образом рекламная речь перейдет в объяснение кейса.
  • Вы не обязаны принимать все вопросы из аудитории. Если вопрос не по теме, предложите обсудить это в перерыв.
  • Приветствуйте разногласия. Это нормально, что у спикеров разные точки зрения, именно ради этого они участвуют в секции. Разнообразие мнений интересно для аудитории. Главное — вам не нужно принимать ту или иную сторону, ваша задача — поддерживать дискуссию в продуктивном и позитивном русле.
  • Если вы хотите как следует высказаться по теме, то скажите организаторам, что вы должны быть среди спикеров, а не модераторов. Модератор — это посредник в дискуссии, он не должен отвечать на все вопросы аудитории самостоятельно.
Как подготовить модератора к событию: универсальные правила, советы, чеклисты

Фото: UK in India Flickr via Compfight cc

Какой он, идеальный модератор?

Если вы дочитали этот пост до конца, то наверняка и так смогли сделать вывод, что для меня идеальный модератор — это, в первую очередь, подготовленный модератор.

Но, к сожалению, даже наличие идеально подробных чеклистов по подготовке не гарантирует, что модератор в полной мере справится со своей ролью.

Есть ряд личных качеств, которые помогают быть хорошим модератором, а также немалое значение имеет опыт, осведомленность о трендах и ключевых темах в отрасли, личная заинтересованность в дискуссии и многие другие факторы.

Подбирая людей на роль модератора, постарайтесь составить свой идеальный портрет и обязательно поговорите с каждым кандидатом лично. Выясните мотивацию, узнайте об опыте, убедитесь, что вы одинаково понимаете главный посыл конкретной сессии и вообще всей программы события целиком.

И уже после этого предоставьте исчерпывающий инструктаж, подробные чеклисты и памятки.

А если вы затрудняетесь с адаптацией универсальной памятки под свое событие или нуждаетесь в совете, как лучше подготовить именно вашего модератора, обращайтесь ко мне за консультацией. Я всегда рада помочь организаторам мероприятий своим опытом, примерами и подробными документами.

Какой опыт работы с модераторами был у вас? Что бы вы добавили в свой чеклист? Поделитесь в комментариях!

 

Фото в превью поста: Фото: CIA Strategic Initiatives Flickr via Compfight cc

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

2 Comments

Добавить комментарий