Как новый формат помог вывести традиционный митап на новый уровень

11 мая совместно с Алексеем Сухоруковым мы провели уже третий профессиональный митап, но на этот раз в совершенно ином формате.

Делюсь впечатлениями и подробным сценарием мероприятия.

Наш IT People Meetup — это встреча для специалистов, работающих в IT-отрасли и занимающихся всем, что касается работы с людьми: HR- и Talent-менеджеров или директоров, рекрутеров, People Operations и T&D специалистов и т.д. и т.п.

Мы проводим его совместно — Improve Group и Кадровое агентство Алексея Сухорукова — и каждый раз решаем за пару недель до мероприятия, в каком оно будет формате.

Обычно мы приглашали одного-двух спикеров с небольшими презентациями своих кейсов, и программа митапа выглядела примерно так:

  1. Приветственное слово от организаторов (10 минут)
  2. Выступление первого спикера (30-40 минут)
  3. Вопросы и ответы с аудиторией (10 минут)
  4. Выступление второго спикера (30-40 минут)
  5. Вопросы и ответы с аудиторией (10 минут)
  6. Заключительное слово от организаторов (10 минут)
  7. After-party

На самом первом митапе, где у нас был всего один спикер, первые полчаса мы потратили на некое подобие Speed Dating, чтоб участники могли познакомиться. По сути митап получался эдакой мини-конференцией на пару часов. Но нас такой формат не устраивал.

IT People Meetup в традиционном формате докладов и сессий вопросов-ответов

Зачем менять формат?

По итогам двух первых митапов нас не покидало чувство неудовлетворенности атмосферой. Да, доклады слушать интересно, но за одну встречу участники могут услышать один-два кейса. Совсем нет возможности пообщаться, сессия вопросов-ответов после доклада редко когда заслуживает более 10-15 минут в общем тайминге. В итоге люди сидят на стульчиках, общаются только с соседями, да и то не все.

А хотелось больше общения. Очень хотелось перезнакомить всех IT HR’ов и создать пространство для обмена опытом, обсуждения больных вопросов. Так появилась идея попробовать один из дискуссионных форматов, скрестив его с принципами Open Space Technology и несколькими фасилитационными приемчиками.

Формат World Cafe помог участникам познакомиться и активно пообщаться

Новый формат митапа — World Cafe

Как оказалось, формат World Cafe стал идеальным решением. Вот почему:

  1. Участники работали в группах 4-5 человек и успели познакомиться, запомнить друг друга в лицо.
  2. Для обсуждения были выбраны наиболее актуальные вопросы в рамках общей темы — «Лучшие практики адаптации новичков в компании».
  3. Группы переходили от одного стола к другому, таким образом успели ознакомиться почти со всеми вопросами и результатами обсуждений в других группах, добавить к уже написанному своё.
  4. По итогам митапа получились 6 флипчартов с несколькими десятками примеров реально существующих HR-практик, с идеями и спорными вопросами.
  5. Участники проголосовали за лучшие идеи, примерив их к реальности в своей компании.
  6. Каждый ушел с кучей идей по улучшению своих бизнес-процессов и внедрению новых практик.

Чтобы не описывать отдельно правила World Cafe, я хочу поделиться аутлайном (сценарием) именно нашего митапа. Вы можете провести подобное событие самостоятельно или использовать его как заготовку и доработать по своему усмотрению. Если вы раньше не сталкивались с термином «аутлайн», то на этот счет есть отдельный пост в блоге.

А в энциклопедии форматов событий скоро появится отдельная статья, посвященная именно этому формату.

Кроме самого World Cafe я добавила в программу митапа еще два фасилитационных метода, помогающие участникам в начале — трейлер и метод эмоциональных карт. Также в конце была запланирована галерея результатов, но конкретно на этом событии конец получился смазанный, и на будущее я пометила себе, что стоит уделять больше внимания таймингу в конце мероприятия и завершающему этапу, так как он очень важен для подведения итогов всем дискуссиям и голосованиям.

Чтобы получить сценарий митапа, пройдите по ссылке в магазин полезных материалов и скачайте pdf-файл бесплатно.

Возможность перезнакомить участников и инициировать дискуссии

Особенности организации митапа в формате World Cafe

В отличие от привычного нам типа митапов новый формат потребовал чуть больше внимания к трем моментам.

1. Организация пространства

Нам повезло заполучить в свое распоряжение кафе в ИТ-инкубаторе технопарка новосибирского академгородка. Пространство подошло нам просто идеально: были столы, диванчики и стулья, уютная обстановка кафе, но вместе с тем — отличная аппаратура, проектор и экран, возможности для размещения чайной зоны.

В простом конференц-зале организовать такой формат было бы куда сложнее.

Организация пространства — немаловажная часть формата

2. Решение проблем по ходу

Было много элементов непредсказуемости, справиться с которыми нам помог принтер Brother, обладающий магической функцией быстрой печати наклеек.

Кроме обычных небольших косяков с бейджами-наклейками (неправильно набранное название компании, которую представляет участник; отсутствие участника в списках регистрации) у нас были еще заботы.

Поскольку предсказать конверсию зарегистрировавшихся в пришедших на бесплатное мероприятие практически всегда проблематично, мы не рассчитали с количеством наклеек для голосования. Пришлось допечатывать их прямо на месте, но, к счастью, именно для таких быстрых решений и подходят маленькие термопринтеры.

Незаменимый помощник — термопринтер для наклеек Brother QL

3. Моя роль — не ведущий, а фасилитатор

Обычно я выступала ведущим и иногда спикром на митапах, но в этот раз моя задача была организовать пространство, задать контекст обсуждения, объяснить формат и… не мешать участникам делиться опытом.

Фасилитатор почти не вовлечен в саму работу участников, главная роль — следить за таймингом и, если необходимо, отвечать на возникающие вопросы, помогать с процессом. Поэтому у меня получилось совмещать роль фасилитатора с ролью фотографа и немножко с ролью уборщицы — пока участники общались, я привела в порядок чайную зону.

Для главного организатора и ведущего, привыкшего быть в центре внимания, эта смена ролей может быть неожиданной и временами даже некомфортной. Но мне в итоге понравилось, даже осталось время на организаторское селфи на фоне работающих участников :)

Организаторы митапа: Аня Дворникова и Алексей Сухоруков

Здорово, что этот формат не требует наличия активного ведущего. Ведь в конце концов, митапы существуют для и во имя сообщества, а не ради самопиара организаторов.

 

А в каком формате вы проводите митапы? Или, возможно, вы бывали на каких-то в качестве участника? Какой формат вам понравился больше всего?

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

Leave a Comment.