Применение принципов организации конференций для сессии по стратегическому планированию

Очень личный и почти секретный пост о том, как я применяла технологию адженда-менеджмента конференций для организации двухдневной стратегической сессии.

Лирическое отступление с исторической справкой

Есть такая компания, в которой всё не как у людей. Эта компания называется Improve Group и мало кто знает, что она такое. На сайте вы найдете много слов и картинок на тему создания крутых и полезных мобильных приложений, а если хорошенько поищете, то узнаете, что на самом деле под брендом Improve скрывается два самостоятельных бизнеса — Improve Digital и Improve Intelligence. И если про первый всё более-менее понятно, то второй тихонько и незаметно разрабатывает самую продвинутую CRM-систему для лидера российского рынка микрофинансирования.

А к чему я всё это? Да, собственно, к тому, что оба этих бизнеса живут и хотят жить по-другому, не так, как 90% айтишных компаний России, и постоянно придумывают новые способы это «по-другому» реализовать.

uxevent-improvegroup-strategic-session-agenda-management_pic2

Управлять изменениями через создание уникального опыта взаимодействия

Два с половиной года моей жизни я руководила маркетингом и PR в Improve Group, а с января этого года начала создавать новое направление. Сейчас я называюсь Director of Talent Management и помогаю топ-менеджерам в управлении изменениями через задействование талантов и опыта сотрудников… да, звучит довольно сумбурно, но ведь так оно всегда с новыми направлениями, не правда ли?

Improve Group: TM Director role and competencies

Моим первым проектом стала как раз стратегическая сессия 2015 — мероприятие, на котором разрабатываются и принимаются стратегические и тактические планы обоих действующих бизнесов.

 

uxevent-improvegroup-strategic-session-agenda-management_pic1

В этот раз собственники компании решили, что спускать цели и стратегии сверху вниз — это не по фэншую, и надо максимально вовлечь ключевых сотрудников со всем их опытом и талантами в непосредственную разработку стратегий и тактик. Понятно теперь, к чему название моей роли, ага?

Смещение с традиционной иерархической схемы принятия решений в почти что краудсорсинговую модель — это непростое изменение.

У меня стояла задача организовать событие, в рамках которого 16 человек смогли бы:

  • говорить на одном языке стратегического управления, даже если не все из них менеджеры, даже если почти никто не имеет экономического образования, даже если 90% работы половины из них — это программирование;
  • эффективно взаимодействовать — за два неполных дня придумать и прописать стратегический план на год и определить ключевые тактики по его достижению на первый квартал.

Тут-то мне и пригодился опыт организации конференций и принципы адженда-менеджмента, о которых я пишу в этом блоге основную рубрику. Я решила рискнуть и попробовать адаптировать свою методику под стратегическую сессию.

И знаете что? Результат оправдал мои ожидания:

Методика работает, участники довольны, собственники говорят: мы вывели практику стратсессий на новый уровень.

Конечно, с нашим коллективным стремлением к wow-результату мы понимаем, что есть миллион вещей, которые можно улучшить. И мы будем их постепенно улучшать.

Но в общем и целом процесс создания программы стратсессии получилось провести по описанным в блоге семи шагам, удалось внедрить практику использования аутлайнов для подготовки, а главное — у меня появились полезные наблюдения и рекомендации по внедрению.

На что стоит обратить внимание при внедрении методики создания интерактивного события uxevent

Порядок действий в управлении содержанием конференции

1. Культура компании имеет определяющее значение

Не во всех компаниях мой номер прошел бы «на ура» с первого раза. В Improve ценят открытость, проактивность, wow-результат и умение делать бизнес в стиле fun. В такой среде экспериментировать с новыми форматами стратегического планирования — одно удовольствие.

Мне повезло, что участники стратсессии ответственно отнеслись к подготовке самостоятельных заданий и приехали во всеоружии, с энтузиазмом реагировали на все мои даже самые абсурдные предложения во время самой сессии и открыто делились обратной связью.

Если ваша культура более чувствительна к нововведениям, уделяйте больше внимания подготовке и разъяснениям, почему что-то в новом формате делается так, а не иначе.

Главный принцип здесь — не заставлять, а вдохновлять.

И помните: изменения в корпоративной культуре не происходят мгновенно.

2. Невозможно внедрить сразу всё, нужны приоритеты

Где-то в середине процесса подготовки я поняла, что выбранный темп подходит мне, но не согласуется с загрузкой и подготовленностью спикеров. В конце концов, они же топ-менеджеры и собственники компании, и у них есть еще куча других неотложных задач.

Пришлось по ходу перекраивать привычные для меня требования к спикерам, сдвигать дедлайны и большую часть работы по продумыванию отдельных мини-сессий делать самой, а спикерам отдавать только на финальную доработку и донесение на месте.

Отчасти это повлияло на вовлеченность спикеров, отчасти это добавило мне работы. Будь у нас больше времени (а в общем и целом я потратила на подготовку 3 недели), мы бы могли внедрить и эту часть методики, но я довольна, что вовремя решила не упарываться и сосредоточилась на качестве содержания мини-сессий.

Improve_IG_Agenda_стратсессия2015

Отпустив спикеров в свободное плавание без надлежащей подготовки, я бы не смогла отвечать за качество всего содержания, а такого ни один профессиональный адженда-менеджер допустить не может.

Так что процесс работы со спикерами и формирование команды фасилитаторов — это будет следующей фазой внедрения.

3. Максимум подготовки + немного импровизации + максимум разбора полётов

Как ярый сторонник тщательной подготовки я сама всегда прописываю аутлайны сессий и тренингов до минуты, продумываю групповую динамику и закладываю буфер времени на активные дискуссии и неожиданности.

Я рада, что мне удалось довести до ума аутлайн каждой мини-сессии, а после окончания события пройтись по каждому из них и внести пометки о том, как запланированное прошло по факту.

Секрет продуманной программы не в том, чтобы следовать ей минута в минуту, а в соблюдении общей логики и сюжетной линии.

Естественно иметь небольшие сдвиги по времени, если группа разогналась и ей необходимо еще полчаса на продуктивную дискуссию. Важно оставлять пространство для маневра, но самое главное — фиксировать принятые по ходу решения об изменениях.

В итоге у меня получился набор аутлайнов и программа стратсессии в статусе «ready» плюс такой же набор в статусе «updated». Это хорошее подспорье для подготовки следующей стратегической работы или другого подобного события.

4. Рефлексия — часть процесса внедрения

Я пишу сейчас всё это и для себя тоже: процесс внедрения совершенно новой корпоративной практики нельзя проводить бездумно, каждый шаг требует осмысления, обсуждения, качественной рефлексии:

  • Перед событием важно собрать ожидания с участников, зафиксировать видение идеального результата.
  • После события — обсудить с каждым, что оправдалось, а что нет, опять же зафиксировать.
  • На разборе полётов нельзя экономить время, у нас он занял около трех часов бурной дискуссии по каждому аспекту организации события и по каждой мини-сессии внутри общей программы.

Любопытно, что во время разбора полётов топ-менеджмент доходит до тех выводов, которые я как адженда-менеджер сделала еще на этапе подготовки. Здорово, когда инициатором изменений становится уже группа людей, а не один человек.

5. Золотые правила управления изменениями

Я уже не помню, где и когда мне попались на глаза эти правила. И опыт внедрения лишний раз доказывает, что о них не стоит забывать. Но о самих правилах — в следующем посте :)

Пожалуй, пока хватит откровений. Моя работа в качестве директора по Talent Management продолжается, а значит новый опыт не заставит себя ждать. А с моей склонностью к графомании и рефлексии вы всегда можете рассчитывать на свеженькие посты по теме.

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

Добавить комментарий