Таймлайн подготовки спикеров к большой конференции

Таймлайн подготовки спикеров к конференции

Раньше я уже писала, как можно построить подготовку одного спикера к небольшому событию. Но что делать, если ваше событие — это многодневная, серьезная конференция, и от спикеров зависит вся ее программа, весь опыт участников и вообще всё? Для работы со спикерами на больших конференциях существует другой набор правил и методик.

Как работать с ними? Сколько на подготовку нужно отводить времени? Как убедиться в том, что они готовятся не в последний день?

Делюсь своим опытом подготовки 37 конференций в подробной инструкции.

 

Подготовленные спикеры — залог успеха конференции и головная боль организатора

Опытные организаторы понимают: даже если продумать до мелочей программу, ее реализация очень сильно зависит от того, как ее подадут выступающие, модераторы, эксперты. Они — незаменимые люди.

Но они же часто становятся головной болью организатора: не присылают вовремя свои презентации, не выходят на связь, меняют тему выступления за день до события. Конечно, они это делают не со зла. Есть как минимум две особенности поведения спикеров, о которых я писала в предыдущем посте. Но как управиться с ними, особенно когда их много, а конференция — это марафон из нескольких дней?

Лучше всего подготовку спикеров делить на несколько итераций:

1. Распределение сессий по спикерам

Да, именно так.

Если вы до сих пор делаете наоборот (находите кучку спикеров, спрашиваете, о чем они хотели бы рассказать, и из их тем формируете программу), то прочитайте серию постов об азах адженда-менеджмента конференций. Вам явно есть куда расти.

Сначала вы определяете содержание программы конференции, а потом находите на уже определенные по тематике и формату сессии спикеров.

Распределение сессий обычно занимает от 1 до 7 дней, его можно проводить как очно, так и заочно. Для эффективности распределения я пользуюсь двумя лайфхаками:

  • Заранее собрать пожелания от группы потенциальных спикеров, какие сессии программы им наиболее интересны, затем распределить всех согласно пожеланиям и особенностям стиля выступлений, объявить результаты;
  • Или подбирать персонально спикера под каждую сессию.

Если у вас есть пул потенциальных спикеров, то оба способа занимают 1-2 дня.

Если же у вас нет предварительных договоренностей с достаточным количеством спикеров, то этот процесс может растянуться на неделю.

2. Неделя на подготовку первого черновика плана сессии по шаблону

Практика показывает, что если дать людям больше времени на подготовку первого черновика, то все равно они его пишут в последний день перед дедлайном.

Поэтому не тратьте свое время и не создавайте иллюзию добротной подготовки за счет ее длительности.

У кого-то из спикеров может быть слишком плотное рабочее расписание? Да, такой риск есть. Но вы устанавливаете правила на вашей конференции, поэтому во время приглашения спикера дайте четко и ясно понять, каково ожидание как по таймлайну подготовки, так и по качеству черновика, чистовика и всех материалов.

  • Сообщите заранее весь таймлайн и объясните, сколько времени отводится на каждый этап.
  • Проговорите ваше ожидание от первого черновика, чтобы спикер представлял, какой объем работы ему предстоит осилить за эту неделю.
  • Вышлите шаблон аутлайна сессии с примером заполнения. Это существенно поможет конкретизировать ваше ожидание.

3. Первый дедлайн: спикеры высылают адженда-менеджеру черновые планы сессий

И вот, наконец, пришел день «икс»! Чтобы этот день действительно был одним днем и не растягивался на неделю, применяйте три лайфхака:

  • Три раза за эту неделю проговорите дедлайн: в самом начале этапа, в середине и за день до него. Так, например, если ваш дедлайн в четверг в 23:59, то сообщите об этом в четверг за неделю, напомните в понедельник и повторите напоминание в среду днем.
  • Недвусмысленно сообщите, что если спикер не пришлет черновик в установленное время, то он чего-то лишится. Например, вы не будете размещать анонс о нем на сайте, пока не получите черновик.
  • Все-таки заложите себе в буфер 1 день на просрочку. Но только один день, не больше.

И не забудьте каждому спикеру отписаться о получении черновика: это признак эффективной коммуникации с вашей стороны и демонстрация признательности спикеру за уважение к правилам игры.

С дедлайнами надо быть строгими.

Как гласит четвертый принцип адженда-менеджера: «Строгость и четкость в подготовке, внимание и признательность на событии». Не переусердствуйте с угрозами, но и не давайте явных поблажек. Потому что первый черновик нужен вам не просто так, вам с ним предстоит важная работа.

4. Адженда-менеджер дает обратную связь по каждой сессии каждому спикеру

Покажите, что вы действительно заботитесь о качестве каждой сессии. Что по-настоящему разбираетесь в программе конференции.

Всегда во главу угла ставьте достижение целей каждой сессии и конференции в целом.

Собрав черновые планы, прочитайте каждый и ответьте спикерам:

  • Что в аутлайне соответствует целям сессии и конференции
  • Что можно улучшить, чтобы сессия больше работала на цели, формату, конкретную аудиторию участников и т.п.
  • Что поможет связать конкретную сессию с предыдущей и последующей, чтобы у участников складывался целостный опыт восприятия материала.
  • Обратите особое внимание, нет ли в черновиках повторов. Нет ничего хуже, чем ощущение от конференции «все одно по одному».

Сколько времени требуется на этот этап? Это очень сильно зависит от длительности конференции и количества сессий. Потому что спикеров много, а фидбэк дает один адженда-менеджер. Даже если у вас есть полноценный программный комитет с ответственными за программу каждого потока или отдельных блоков, вам может потребоваться время, чтобы внимательно вчитаться в черновики сессий и дать вдумчивую обратную связь.

Закладывайте минимум 2 дня. За максимум однозначно говорить не берусь, потому что лучше качественная обратная связь, чем отписка. Но я бы не советовала растягивать этот этап дольше чем на одну рабочую неделю. По моему опыту, 2-4 дня достаточно и для того, чтобы вы как следует поработали, и для того, чтоб спикеры как следует отдохнули.

5. Неделя на подготовку чистовика плана сессии

Дайте время на доработку сессий и составление финальных аутлайнов. Следуя логике из пункта 2, определите длительность этого этапа. Хотя здесь возможны вариации:

  • Если вы видите во время этапа обратной связи, что спикеры недостаточно подготовлены, дайте чуть больше времени, дней 10;
  • Если, наоборот, черновые аутлайны отлично отражают желаемое, сессии спланированы с учетом целей, и остались только косметические изменения, то можете сократить этап подготовки и до 5 дней.

В любом случае, вновь четко проговорите ожидания, чем отличается готовый план от черновика.

Это поможет избежать путаницы и неожиданностей.

6. Второй дедлайн: спикеры высылают готовые планы сессий

С этим дедлайном стоит быть даже еще строже, чем с первым.

При всем уважении к спикерам, я всегда откровенно заявляю: если я не получу готовые планы сессий в намеченный срок, то сниму спикера с конференции.

Согласно первому принципу адженда-менеджера, вы имеете полное право это сделать. Даже если вам действительно в итоге придется проводить эту сессию самостоятельно, это будет лучше, чем неподготовленный спикер, который подвел вас и всю команду в последний момент.

  • Вновь проговорите дедлайн три раза: в начале этапа, в середине и за день до него.
  • Приведите в пример тех спикеров, кто в первый раз выслал черновик до дедлайна, похвалите их, таким образом показав пример достойного поведения.

7. Адженда-менеджер утверждает готовые планы сессий

Получив финальные планы, обязательно напишите спикерам об этом!

Утверждение — это не только факт получения файла, но и символическая точка в основной части подготовки.

После этой точки можно смело утверждать, что даже если спикеры больше не сделают ничего, то сессия точно не провалится. Да и редко когда спикеры после второго дедлайна откровенно косячат.

Чему стоит уделить внимание на этом этапе:

  • Напишите о факте получения сразу же. Зачем им лишний раз нервничать? :)
  • Проверьте, что ваша обратная связь учтена и чистовики действительно отличаются от черновиков.
  • Если вы считаете, что все-таки необходимы какие-то доделки, обсудите их оперативно и лично, лучше всего созвонившись со спикером. Добейтесь единого видения в тот же день, не затягивайте.
  • Сообщите о том, что вы утвердили планы сессий. Поблагодарите спикеров за проделанную работу.

8. Три дня на подготовку материалов

Этот этап в моей практике начинался и раньше, во время подготовки чистовика. По крайней мере мне как спикеру было проще готовить необходимые материалы для сессии одновременно с аутлайном.

Вам же как организатору важно, чтобы готовые материалы были сделаны с учетом утвержденных планов сессий. Будь это файлы презентаций или, например, файлы раздаточных материалов, которые необходимо распечатать.

Готовые материалы нужны вам для спокойствия и для того, чтоб подготовить техническую сторону сессии.

Тут уже от вас зависит, насколько хорошо вы поспособствуете проведению сессии со стороны команды организаторов. Поэтому не стесняйтесь запрашивать финальные файлы.

То же касается технического райдера или списка логистики — любых требований к технике (проектор, звук, кликер, wi-fi в зале) и к дополнительным материалам, которые спикеры собираются использовать во время сессии (мяч, килограмм конфет, особая расстановка стульев, надувные шарики — это может быть что угодно).

9. Третий дедлайн: спикеры высылают адженда-менеджеру финальные материалы и список логистики

Тут, в принципе, можно не напоминать три раза каждый день, да и к этому времени спикеры должны привыкнуть к вашим порядкам :)

Важно, чтобы список логистики оказался у вас за 2 дня до начала конференции.

А то всякое бывало: и тазики за ночь до начала искали, и банку с песком, и килограмм конфет приходилось покупать, бегая по пяти магазинам. Никогда не знаешь, что понадобится спикеру, но если это идет на пользу участникам и становится фишкой всей конференции, то почему нет?

 

И это, как бы удивительно оно ни звучало, ВСЁ! Позади месяц подготовки, за который вы сделали очень многое. Действовали вы по минимальному сценарию или давали спикерам максимум времени на каждый этап, таймлайн подготовки у вас получится примерно одинаковый:

(кликните на изображения, чтобы посмотреть в полном размере)

Как вы видите, девять шагов умещаются либо в 30, либо в 41 день. Планируя вашу следующую большую конференцию, закладывайте месяц-полтора на подготовку спикеров и следуйте этим девяти шагам.

Так вы сможете быть уверены, что сделали всё, чтоб подготовить ваших спикеров на высшем уровне. Перед конференцией не забудьте хорошенько выспаться и пожелать того же команде спикеров.

А во время самой конференции вспомните о второй половинке четвертого принципа адженда-менеджера:

Строгость и четкость в подготовке, внимание и признательность на событии.

Ведь они этого заслужили, не правда ли?

В превью поста использовано фото: Sebastiaan ter Burg via Compfight cc

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет