Чеклисты для организации серийного события на примере деИТологии

Чеклист в Trello для организации события на примере деИТологии

Чтобы немного разбавить тему TEDxNovosibirsk, я решила поделиться чеклистами с деИТологии. С одной стороны, эти чеклисты — это необходимость. Поскольку событие мы делаем каждый месяц-два, всегда есть задача оптимизировать подготовку, чтобы тратить как можно меньше времени.

С другой стороны, серийность как бы сама дает нам карты в руки: формат повторяется, подготовка повторяется, не сделать чеклисты для такого события мог только ленивый.

Если вы сталкиваетесь с похожей ситуацией, вам наверняка будут полезны наши примеры.

Пара слов о Trello

Мы пользуемся Trello для работы, это просто и удобно: это веб- и мобильное приложение, где задачки представлены в виде карточек, их можно организовывать в списки, а внутри карточек заводить чеклисты и отмечать, что сделано.

Я сама использую эту программулину и для личных целей — планирования поездок, личных проектов, даже для написания книги. Сами создатели определяют ее как «простой, бесплатный, гибкий визуальный способ управлять проектами и организовать что-нибудь.»

Примеры чеклистов для упрощения организации события

Для подготовки каждой очередной деИТологии я завожу новую карточку и копирую в нее чеклист из предыдущей «серии». Рядом с названием карточки сразу появляется серый значок: сколько пунктов из чеклиста я уже выполнила. Так выглядят мои карточки перед началом события:

Карточки в Trello для организации деИТологии

Карточки в Trello для организации деИТологии

Как вы видите, все по нулям. Когда я и мои помощники-деИТологи начнем работать над событием, мы будем кликать на каждую карточку и отмечать сделанные задачки.

Например, вот такой чеклист я использую лично для себя при подготовке спикера:

Чеклист в Trello для подготовки спикера к деИТологии

Чеклист в Trello для подготовки спикера к деИТологии

Он соответствует моему общему плану подготовки спикера, и что приятно в серийном событии — он почти всегда повторяется один в один. Как вы видите, уже над одним пунктом я поработала и отметила его. Прогресс-бар вверху показывает, как я двигаюсь к завершению всей большой задачи-карточки.

По такому же принципу устроен чеклист по организации работы с участниками (слушателями):

Чеклист в Trello по работе с участниками на деИТологии

Чеклист в Trello по работе с участниками на деИТологии

И еще один чеклист мы используем для всех остальных оргвопросов, которые у нас фигурируют под кодовым названием «логистика»:

Чеклист в Trello по подготовке логистики для деИТологии

Чеклист в Trello по подготовке логистики для деИТологии

Иногда мы добавляем что-то в чеклисты, иногда убираем. Но основная масса задачек повторяется. В Trello именно эта функция особенно удобна: не надо заводить чеклист заново, его можно скопировать из другой карточки или даже сохранить под особым названием.

Мы используем всего три чеклиста, потому что событие у нас небольшое и человек в команде организаторов, по сути, всего трое. Плюс 1-2 добровольца на подхвате. Если у вас команда организаторов побольше, то советую сделать отдельные чеклисты для каждой сферы ответственности, это поможет не только самим исполнителям, но и вам как координатору события.

Приходилось ли вам составлять чеклисты для своих событий? Какими программами вы для этого пользовались?

  • Поделись мнением в один клик! Было полезно?
  • Да   Нет

2 Comments

Добавить комментарий